Etablir une matrice de délégation juridique

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De plus en plus de services achats se plaignent d'être bloqués en raison de l'intervention systématique des juristes de l'entreprise. Comment faire pour limiter ces blocages? Une solution: mettre en place une matrice de délégation juridique.

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La multiplication des contentieux, l'augmentation des échanges internationaux pour lesquels les recours classiques sont difficiles, etc. sont à l'origine de la part croissante prise par les juristes d'entreprise dans le processus de contractualisation. Intervenant souvent entre la négociation et la signature, ces experts ajoutent un nouveau délai, ainsi que des difficultés de compréhension et d'acceptation des éléments déjà négociés. Ajoutez à cela des effectifs souvent insuffisants et la volonté, parfois, de montrer qu'ils sont incontournables, en cherchant la petite bête, et on arrive souvent à un cercle vicieux où l'entreprise exige de se couvrir toujours plus. Dans une société d'équipements aéronautiques, les contrats les plus simples comptent maintenant plus de 30 pages. Ils sont tout simplement refusés par la plupart des petits sous-traitants qui peuvent se passer de tout ce charabia. La situation se bloque. Sur certains segments, elle est même critique.

Il est possible de remédier a ce problème en mettant en place une matrice de délégation juridique. Cette technique a été mise au point n'y a quelques années dans une grande entreprise pharmaceutique. Elle consiste, d'abord, à identifier les points-clés d'un contrat: la criticité de l'achat, l'enjeu financier, la nature de l'achat, l'aspect international, etc. Dans un deuxième temps, il convient d'évaluer les risques. Quels risques sommes-nous prêts à prendre et quels risques veut-on absolument couvrir? Quels risques nécessitent l'intervention d'un juriste et non du seul acheteur? La troisième phase consiste à croiser les points-clés du contrat et les risques identifiés précédemment. L'entreprise met alors en place une matrice de délégation juridique afin de définir qui est responsable de la couverture de chaque risque.

L'objectif est de confier cette responsabilité à un maximum d'acheteurs, si besoin à l'aide de mini-formations. Cette matrice doit être régulièrement mise à jour, en veillant à ne pas augmenter l'intervention des juristes en bout de chaîne. Il est, en effet, préférable que ces derniers travaillent sur la prévention des risques. Le tout est écrit dans le manuel de l'acheteur ou dans le référentiel qualité. Partout où cette matrice a été mise en place, la situation s'est débloquée. Ainsi, dans une entreprise dijonnaise, moins d'un contrat sur dix est désormais visé par les juristes.

@ GETTYIMAGES/CD

L'expert

Xavier Robaux est directeur associé de E.Ri.C.S. Associés. Composé de sept consultants, ce cabinet de conseil réalise des missions opérationnelles, des actions de formation ou des missions de conseil en organisation des achats et systèmes associés. E.Ri.C.S. Associés réalise aussi des recrutements d'acheteurs.

par Xavier Robaux, du cabinet E.Ri.C.S. Associés

XAVIER ROBAUX

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