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Entrez dans la dimension space planning

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Agencer les locaux de son entreprise nécessite souvent de faire appel à un cabinet spécialisé dans l'aménagement d'espaces. Ces prestataires imaginent des scénarios et proposent des solutions adéquates d'organisation. Mais il existe également quelques outils permettant de visualiser la disposition de ses locaux en quelques clics. Présentation.

Ajouter une cloison, déplacer un poste de travail ou encore enlever du mobilier de rangement, tout cela en quelques clics. C'est ce que proposent les rares outils présents sur le marché pour simuler des plans d'aménagement de bureaux. «Autocad et Revit de la société Autodesk mais aussi Archicad de Graphisoft sont les logiciels professionnels les plus connus pour réaliser son space planning», indique Dominique Minet, formatrice chez Laffitte Academy, centre de formation dédié à l'aménagement des espaces de travail. Mais il existe d'autres outils plus simples d'utilisation, comme le logiciel Aperture. Distribué en France par la société Intersphères, ce logiciel permet de visualiser en deux dimensions les scénarios de déménagement. Pour cela, il suffit d'entrer, dans cette base de données graphiques, les plans et les informations relatives à l'espace concerné et de définir des listes types pour créer une bibliothèque. Ces données se traduisent alors en différentes couches d'informations visualisables sur les plans (cloisons, occupants, équipements mobiliers et informatiques, etc.). «Les entreprises nous demandent habituellement de connaître l'état des m2 affectés pour un service ou une direction, l'implantation des équipements ou des informations associées, comme le nombre de bureaux par m2, ou encore de simuler l'évolution de l'implantation des cloisonnements et des postes de travail, détaille Christine Richard, directrice des opérations chez Intersphères. Les sociétés sont également intéressées par les plans d'évacuation et les dispositifs de sécurité. »

Des outils personnalisables

L'outil de space planning Aperture est destiné aux entreprises qui ont «un patrimoine immobilier important», selon la directrice des opérations, soit un minimum de 10 à 20000 m2 de bureaux. A l'occasion de sa nouvelle implantation sur le site de Bezons, en juin 2010, comptant plus de 50000 m2, Atos a choisi, à l'issue d'un appel d'offres, la solution Aperture afin d'optimiser la maîtrise de son patrimoine immobilier d'exploitation. Ainsi, les services généraux en charge du dossier ont pu visualiser et gérer sur plans les différents types d'espaces de travail (bureaux partagés ou places affectées), connaître et faire évoluer l'implantation des bureaux des collaborateurs. Ils ont également disposé d'un tableau de bord de pilotage avec des indicateurs comme les postes libres et/ou occupés ou l'allocation des m2 par direction. En outre, grâce à l'intranet ou à des écrans tactiles installés près des ascenseurs, les collaborateurs ont pu localiser les salles de réunion et l'implantation des imprimantes partagées.

Cet outil de space planning peut être utilisé par les équipes métiers des services généraux, les managers ou les collaborateurs de l'entreprise. Ainsi, les managers peuvent visualiser - via l'intranet de la société - l'implantation de leurs équipes (ratio des m2 par collaborateur, liste des bureaux libres, etc.). La société peut également utiliser Aperture à des fins de géolocalisation. Ainsi, les collaborateurs peuvent l'utiliser pour s'orienter dans l'entreprise, trouver une salle de réunion ou encore connaître les plans d'évacuation de leur étage avec le nom et le poste téléphonique des personnes en charge de cette mission.

@ ALEKSANDR BEDRIN / FOTOLIA

zoom

Visiotop, un outil de communication auprès des partenaires sociaux dynamique (modélisation des surfaces, ani-mations, présentations virtuelles, etc.). Il est également possible de connaître les cibles HQE Exploitation qui peuvent être respectées. Il est ainsi possible de visualiser une simulation de son programme d'aménagement au moment de sa première visite dans l'immeuble. En fonction du besoin en effectifs, en types d'espaces (bureaux cloisonnés, ouverts, etc.), l'application révélera aussitôt le nombre d'étages nécessaires et les vues des implantations détaillées avec mobilier et cloisonnement. «Visiotop est un très bon outil de communication notamment auprès des partenaires sociaux», précise Jean-Dominique Montandon. Cet outil se situe dans une fourchette de prix comprise entre 10 000 euros et 45 000 euros HT.

Former les équipes en interne

D'une façon générale, Intersphères met à disposition le logiciel et propose d'initialiser la base de données. Après, « le client fait vivre son application en actualisant les informations», souligne Christine Richard. La formation des équipes internes dure trois jours. Comptez cinq jours pour former l'administrateur de la solution chargé notamment d'accorder les droits d'accès. Intersphères étant un organisme agréé, la formation sur l'outil Aperture peut être intégrée dans la formation continue et incluse dans le droit individuel à la formation (Dif).

Intersphères propose d'acheter la licence ou de souscrire un abonnement. La majorité des grandes entreprises optent pour l'achat d'une licence, tandis que les petites entreprises s'abonnent à la solution hébergée chez Intersphères. « Cette solution de tarification d'abonnement est lissée sur trois ans», précise la directrice des opérations. Le prix du logiciel, lui, varie entre 30000 et 80000 HT, selon la superficie des locaux et les informations intégrées. En jouant la carte de la communication, Visimmo 3D, agence de communication interactive, a développé un outil de space planner en mode SaaS. Le principe est le même que pour Aperture. Ainsi, Visimmo préfigure une bibliothèque d'objets avant de pouvoir éditer en 3D des plans d'aménagement. Un clic suffit pour déplacer un élément de mobilier. «Notre outil est réalisé sur mesure. Nous pouvons créer des fonctionnalités spécifiques comme imaginer des parois transparentes», précise Shirley Collet, chargée de contenu éditorial web chez Visimmo. L'outil de space planning est commercialisé au prix de 50000 euros HT. Pour l'instant, il n'a été déployé que pour la chaîne d'hôtels Pullman.

«Au final, les directeurs immobiliers et responsables de services généraux cherchent à réduire les coûts et donc le nombre de m² occupés», souligne Marc Perié, directeur commercial France de Planon site Alpha. C'est le cas d'outils de space planning comme le logiciel Smart Workplace, «un outil de gestion de l'environnement de travail» d'après le directeur commercial France. A partir de l'analyse de l'existant, ce logiciel permet de visualiser graphiquement à l'aide de couleurs les postes occupés et de faire du reporting de données. Il s'agit donc plus de rationaliser l'espace de travail que de faire des simulations d'aménagements d'espaces.