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Endiguer l'envol des coûts grâce à une politique voyages

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L'activité économique reprend doucement, les entreprises cherchent à contrôler l'évolution de leurs budgets voyages. Une maîtrise qui passe par l'instauration de règles fixant les comportements à adopter, tant pour la commande de billets de transports que pour les procédures à suivre: la politique voyages.

Une politique voyages unique? 93 % des entreprises l'ont instaurée en interne, d'après le Baromètre européen du voyage d'affaires 2010, publié par American Express Voyages. Une tendance en hausse par rapport à 2009. Coercitive ou incitative, cette politique est mise en place en fonction des cultures internes et des habitudes de voyage des entreprises. Quelle que soit leur rigidité, elle traite des mêmes sujets et règles d'achats. Une politique dite «légère» centralise les règles basiques, relatives au confort (classes des transports, nombre d'étoiles, prix hôteliers plafonds, montant des remboursements de repas, typologie des voitures de location). Une politique «complète» est plus détaillée. Elle inclut des règles relatives aux comportements et processus (anticipation des commandes de billets, circuit de validation de la commande, utilisation de compagnies aériennes challengers ou low cost, fournisseurs préférentiels, moyens de paiement).

Surveiller le respect de la politique déployée

La simple existence d'une politique voyages ne suffit pas pour contrôler les dépenses, ni pour homogénéiser les pratiques. Il faut également veiller à sa bonne application. Seules 67 % des entreprises déclarent avoir un taux de couverture supérieur à 70 %Issu de «perspective sur les politiques voyages 2011 en Europe», Livre Blanc Egencia.. Cela signifie qu'un grand nombre de dépenses dérogent aux règles en vigueur. C'est particulièrement le cas pour les dépenses hôtelières et la location de voitures. Les collaborateurs trouvent, en effet, régulièrement des tarifs plus attractifs directement auprès des fournisseurs plutôt qu'en passant par leur agence de voyages.

La vérification de la bonne application s'effectue soit avant le déplacement, soit a posteriori. Une analyse en amont sera basée sur la validation des billets sélectionnés par le supérieur hiérarchique et des économies refuséesSi un collaborateur ne choisit pas le best buy au profit d'un billet plus coûteux, on parle d'économie refusée., le paramétrage des outils et l'application des règles par l'agence. Un contrôle en aval, lui, se fondera sur les rapports de non-conformité fournis par les agences mais aussi sur la carte logée, si cette solution a été mise en place.

Malheureusement, assurer le respect de la politique voyages est souvent chronophage. Il est donc préférable aujourd'hui d'avoir un nombre limité de règles et d'effectuer un réel travail de suivi et d'ajustement plutôt que de se doter d'une politique voyages exhaustive mais trop complexe et fastidieuse à appliquer.

Les clés

- Edicter une politique voyages en fonction de la culture de l'entreprise - Tenir compte des habitudes de voyages - S'assurer de la bonne application de la politique instaurée - Limiter le nombre de règles, les suivre et les ajuster régulièrement.