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Economiser avec les OBT

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Bien ancrés dans le paysage du voyage d'affaires, les outils de réservation en ligne (OBT) peuvent offrir de réelles pistes d?économies, souvent peu exploitées par les sociétés. Etat des lieux.

Le taux de couverture des outils de réservation en ligne ne cesse d'augmenter en France, avec un taux d'équipement proche des 65 %, tous types d'entreprises confondus, et un pic proche des 90 % pour les seules sociétés du CAC 40. Cependant, il faut nuancer ce propos car, malgré une présence forte des OBT, leur taux d'utilisation reste encore assez bas comparé aux marchés nordique ou américain. En effet, encore trop peu d'entreprises nationales peuvent se targuer d'un taux d'adoption supérieur à 60 %. Du fait d'une automatisation de plus en plus en forte, les agences de voyages sont aujourd'hui les meilleurs sponsors de ces outils.

Un véritable levier d'économies

Outre les gains directs liés à la réduction des frais de transaction agence que l'on catégorise comme gains certains, les OBT peuvent également contribuer à l'optimisation des budgets voyages des entreprises, là où se trouvent les réelles sources d'économies. En effet, la seule économie sur les frais d'agences n'a que peu d'impact sur la globalité des dépenses (environ 2 %). Le levier majeur d'économies est lié au paramétrage des solutions grands comptes permettant l'application stricte des règles voyages définies par l'entreprise. Les fonctionnalités et les critères offerts par les éditeurs ont permis à certaines sociétés de lancer de véritables réflexions en termes de politique achats, notamment avec la mise en place d'un tarif de référence permettant de calculer en temps réel le tarif maximum autorisé (fare driven rules). Ce type d'élément permet l'amélioration du comportement d'achats des collaborateurs et favorise la sélection du tarif «Best buy», tant réfuté par les collaborateurs, lors de la prise de commande directe auprès de l'agence de voyages. Il faut également y associer les développements des modules de reporting permettant aux entreprises d'avoir de véritables outils d'analyse et d'action a posteriori.

Une autre catégorie de gains est liée aux aspects temps et process. Cette dernière, de loin la plus compliquée à évaluer, dépend de nombreux facteurs tels que le niveau d'intégration avec les outils internes (bases RH/comptable, outils de note de frais... ). Plus la chaîne de valeur est intégrée, plus la valeur ajoutée est mesurée, mais cette partie reste complexe et encore mal maîtrisée par les entreprises. La mise en oeuvre de ces différentes stratégies a permis à certaines sociétés d'atteindre des réductions allant au-delà de 30 % du volume d'affaires annuel passé avec ces outils. Cependant, trop peu d'entre elles en exploitent les réelles capacités, les utilisant plutôt comme de simples outils de commande. Deux explications majeures à ceci: un trop faible accompagnement des éditeurs/agences, mais aussi un manque d'organisation des clients autour de ces solutions.

Retrouvez nos Tribunes d'experts surwww.decision-achats.fr

Par Christophe consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Les clés

- Un bon paramétrage des OBT permet de calculer en temps réel le tarif maximum autorisé- Combinés à des modules de reporting, ils permettent aux entreprises d'avoir de véritables outils d'analyse et d'action a posteriori- Leur efficience est limitée par le manque d'accompagnement de la part des éditeurs et des agences et l'organisation insuffisante des clients visà-vis de ces solutions.