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Durcir l'application de sa politique voyages

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Soucieuses d'endiguer l'envol des dépenses voyages, les entreprises se penchent de plus en plus sur leur politique voyages et redoublent d'efforts et d'ingéniosité pour la faire appliquer de façon stricte et mettent en place des alternatives au déplacement, quand ce dernier n'est pas indispensable.

 

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

La politique voyages constitue la clé d'une gestion optimisée des voyages d'affaires. Les consignes qu'elle contient permettent d'orienter les achats voyages en termes de fournisseurs, de typologies de tarifs et de prestations. Bien définie et respectée, la politique voyages peut entraîner une réduction à deux chiffres des coûts de déplacement. Alléchés par ces perspectives d'économies, les responsables voyages se penchent désormais sur le non-respect des règles en vigueur afin d'en limiter les impacts. Pour certaines entreprises, c'est l'occasion de dépoussiérer des textes, peu directifs et souvent imprécis ou, à l'inverse, trop denses. Le succès de cette tâche dépend de la capacité des entreprises à actionner les bons leviers, l'un des principaux demeurant le maintien d'une constante et étroite collaboration avec l'agence de voyages. Les outils de réservation en ligne jouent un rôle, leur paramétrage définissant l'ordre d'affichage des propositions, de même que les workflows de validation, qui ont tendance à se généraliser sur l'ensemble du processus de réservation.

Les clés

- Dépoussiérer les politiques voyages datées, peu directives, imprécises et trop denses - Renforcer le rôle d'approbation du supérieur hiérarchique qui, en plus du voyage, doit valider le prix global associé - Informer en continu l'agence des éventuelles modifications apportées.

Se déplacer, une réelle nécessité?

Tout d'abord, les entreprises commencent à questionner la nécessité d'un déplacement. Si le besoin n'est pas avéré, le recours à des solutions alternatives, telles que la visioconférence, sera préconisé. On assiste aussi à un renforcement du rôle d'approbation du supérieur hiérarchique qui, en plus du voyage, doit valider le prix global associé. Ceci tend à décourager les voyageurs d'opter pour un tarif hors politique, qui, par ailleurs, entraînerait le renseignement d'un champ justifiant la non-sélection du tarif le moins cher.

Enfin, tout cela ne serait pas suffisant sans une solide communication interne et externe. Pour la première, il s'agit de rappeler les processus, d'expliquer les raisons d'un durcissement de l'application de la politique, exemples chiffrés à l'appui, et de mettre en avant les avantages qui en découlent: économies substantielles, prise en compte du développement durable et des aspects liés à la sécurité des collaborateurs, mais aussi aux risques encourus en cas de non-respect (remboursement partiel des frais, par exemple). Dans le deuxième cas, il est question d'informer en continu l'agence des modifications éventuelles apportées à la politique et de procéder à des piqûres de rappel régulières des règles aux agents en charge du compte.

Quoi qu'il en soit, il est nécessaire que les départements voyages opèrent un suivi régulier de l'activité afin d'identifier les points bloquants et mettre en oeuvre les actions correctives.