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Des salles de réunion branchées technologies

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Ordinateurs portables, vidéoprojecteurs, écrans plasma et matériels de visioconférence ont fait leur entrée dans les salles de réunion. Afin de s'adapter aux exigences de ces lieux communicants, les fabricants de mobilier de bureau ont créé de nouvelles gammes pour que la technologie s'intègre harmonieusement au décor.

@ Bene

L'ingrédient technologique est devenu indispensable pour pimenter les réunions. Exit le paperboard, qui fait un peu démodé. Place aux nouveaux outils d'animation et de communication. De l'informatique à la téléphonie, la salle de réunion doit répondre aux exigences spécifiques de ces équipements, et pas seulement en matière d'alimentation et de réseaux.

«L'intégration de la technologie ne doit pas empiéter sur le confort et la convivialité de la salle de réunion, qui restent des exigences majeures de nos clients», pointe Marine Edelmann, chef de produit chez le fabricant américain de mobilier de bureau Haworth. Car ils ont beau être indispensables, les éléments technologiques sont encore loin de se fondre dans le décor. Rien de moins esthétique qu'un encombrant rétroprojecteur qui trône sur la table et empêche les regards de se croiser, sans oublier les câbles qui font trébucher et les fils qui renversent les tasses à café! Les acheteurs et les responsables des services généraux en ont bien pris conscience et s'orientent vers des mobiliers adaptés pour équiper les nouvelles salles de réunion de leur entreprise ou renouveler l'ameublement des anciennes.

Sans surprise, ce sont les prestigieuses salles de conseil d'administration qui ont d'abord connu l'intégration des composantes technologiques dans le mobilier. Dans ces espaces feutrés, où se prennent les grandes décisions de l'entreprise, des câbles qui traînent par terre font forcément désordre. «Près de 90% des salles de conseil sont réalisées sur mesure, rapporte Vincent Genevier, responsable commercial chez Steelcase, fabricant de mobilier de bureau. Les entreprises consentent des investissements importants pour ces hauts lieux de décision et veillent à ce que rien ne trouble l'harmonie de l'ensemble. L'enjeu est donc de rendre les éléments technologiques le moins visibles possible, tout en facilitant leur accès.» Cela se traduit par la possibilité d'utiliser les moyens informatiques et audiovisuels d'une salle à partir d'un écran tactile: lancer sa présentation Powerpoint, sa visioconférence, son DVD, ses chiffres sur un fichier Excel... Tout se fait d'un simple toucher, tout en maîtrisant l'environnement sans contrainte. Ainsi, plutôt que de multiplier les télécommandes qui se perdent dans les coins et recoins des meubles, l'idée est de centraliser les outils de pilotage dans un seul boîtier. Comme l'explique Marine Edelmann, «l'utilisateur a directement accès à un automate encastré dans la table de conférence qui lui permet de gérer de manière intuitive tous les réglages de l'environnement de la salle de réunion: pousser la climatisation, baisser l'éclairage lors d'une projection...»

Les câbles, quant à eux, sont intégrés dans une trappe ou enfouis dans les pieds de la table, qui prévoit également des réglettes multimédia pour brancher la batterie de l'ordinateur portable et autres appareils à alimentation électrique. «Avec la généralisation du wi-fi et du Bluetooth, les salles de réunion auront moins besoin de prises, affirme Vincent Genevier. En revanche, on devra prévoir de nouveaux emplacements dans le mobilier pour y intégrer les boîtiers wi-fi, ainsi que tous les futurs équipements technologiques qui ne cessent d'évoluer.» Cette imbrication entre technologie et mobilier n'est pas sans poser de contraintes.

Des salles de plus en plus polyvalentes

 

Les fabricants doivent désormais travailler avec des intégrateurs et prévoir en amont les adaptations idoines pour chaque équipement technologique. «Nous devons prendre en compte la distance entre le vidéoprojecteur et l'écran de projection pour créer la trappe de rangement de l'appareil», cite en exemple Marine Edelmann. Le mobilier et la configuration changent aussi selon les outils utilisés. «Dans une salle offrant de la visioconférence, les participants sont plus proches, pour être tous dans le champ de la caméra, poursuit cette dernière. Chez Haworth, nous avons conçu des configurations en U, avec des plateaux qui pivotent, pour que tous les interlocuteurs soient filmés.»

L'adaptation à la technologie épouse ainsi une autre tendance forte: la modularité. Car, à l'exception des salles de conseil qui restent dédiées à des assemblées de prestige, les salles de réunion sont de plus en plus polyvalentes. Point hebdomadaire de l'équipe commerciale, rencontre avec des clients, les salles de réunion ne désemplissent pas. Mais ces usages multiples ne nécessitent pas tous des supports technologiques. Les rétroprojecteurs et autres éléments encombrants doivent donc savoir rester discrets, tout en se trouvant à portée de main. Pour ce faire, des accessoires de rangement ad hoc sont à prévoir. Haworth propose ainsi un centre multimédia mobile, baptisé Mediacar, pour loger tous les médias de présentation usuels: ordinateur portable, vidéoprojecteur et rétroprojecteur. Une tablette coulissante rétractable sur simple pression accueille l'ordinateur portable, qui vient se brancher sur un bloc prises rotatif, invisible en position fermée. Il existe ainsi un jargon pour désigner ce type de mobilier de bureau. Comme le concept du «caddy», une unité mobile de la taille d'une valise, qui sert à transporter des dossiers et de l'équipement, le «working caddy» pour tout classer, le «meeting caddy» utile pour ranger le matériel lié aux projections, les câbles... Sans oublier le «catering caddy», indispensable complément pour transporter boissons et vaisselle. Car, technologie ou pas, les réunions sont plus conviviales autour de café et de viennoiseries!