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Solutions d'impression : comment faire le bon choix

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Avant de sélectionner une imprimante ou une multifonction, l'entreprise doit évaluer son besoin en réalisant un audit précis de l'intégralité de son parc d'impression. Suivez le guide...

 

 

@ DURIS GUILLAUME / FOTOLIA

Depuis quinze ans, le marché anciennement dit «du matériel de reprographie» (fabricants de copieurs) s'est rapproché de celui des périphériques informatiques (constructeurs d'imprimantes) et ce, en raison des évolutions technologiques. Les premiers ont installé des connecteurs aux réseaux locaux sur leurs appareils pour les transformer en imprimantes tandis que les seconds ont mis en place un module permettant de scanner des documents pour transformer leurs machines en copieurs. Aujourd'hui, cette convergence de l'offre a abouti à des multifonctions «4 en 1», capables à la fois d'imprimer, copier, scanner et faxer des documents. Pour permettre l'archivage de documents, la fonction «numérisation» (« scan ») permet aux modèles de faire un premier pas vers la gestion électronique de documents (GED). Selon une étude menée par le cabinet Gartner, 39,65 millions de systèmes d'impression (copieurs, imprimantes, multifonctions) ont été écoulés dans la zone EMEA (Europe, Afrique et Moyen Orient) en 2009, en baisse de 17,8 % par rapport à 2008. Avant de sélectionner une imprimante ou une multifonction, l'entreprise doit évaluer son besoin en réalisant un audit précis de l'intégralité de son parc d'impression: recensement des machines, coût des copies, nombre de copies par mois et par machine (volume), analyse des contrats en cours (achat, location).

Les principaux critères d'achat

- Le coût à la page. Le tarif à la page comprend le coût de la maintenance, le service, les consommables, le déplacement d'un technicien, les agrafes et l'entretien de la carte réseau.

- La vitesse d'impression. Elle dépend du nombre de copies que l'entreprise souhaite imprimer par mois (voir le tableau p. 93).

- La qualité d'impression. Selon la technologie développée, certaines machines conviennent uniquement aux travaux d'impression bureautiques, ce qui est le besoin le plus répandu dans les entreprises. Toutefois, d'autres appareils sont plus évolués et dédiés à l'univers de la PAO pour des besoins spécifiques.

- Le format d'impression. Si tous les systèmes d'impression acceptent le format A4, il n'en va pas de même avec les autres formats notamment le A3, que la plupart des petites imprimantes de bureau n'intègrent pas par exemple. A noter que certains constructeurs proposent depuis peu des nouveaux formats, comme le A3++, capables de répondre à de nouveaux besoins d'impression. De ces formats d'impression découlent le nombre de bacs à papier, en standard (deux pour les imprimantes, quatre pour les multifonctions) ou en option.

- Les fonctionnalités d'économies d'énergie. Plusieurs fonctionnalités permettent aux appareils d'économiser de l'énergie, un critère d'achats présent dans les cahiers des charges. On pense au mode veille automatique ou rapide de l'appareil, ou l'impression en mode brouillon.

- La fonction recto verso en standard. Elle permet de réduire la consommation de papier et s'inscrit dans les cahiers des charges des entreprises qui souhaitent réduire leur impact environnemental.

- La capacité du disque dur. Pour des besoins ponctuels de stockage de documents en interne, la taille du disque dur doit être comprise entre 40 et 80 Go.

- La fonction numérisation. Il faut choisir une machine dont la fonction «scan» accepte tous les environnements réseaux (Fast Ethernet, USB, etc.).

- Le contrat de maintenance. Ils sont établis en général pour cinq ans pour les photocopieurs ( trois ans pour les imprimantes). Toutefois, il est préférable d'établir un contrat à l'année avec renouvellement tacite. Idéalement, ce contrat ne doit pas comporter d'engagement de volume, l'entreprise ne paie que ce qu'elle consomme en page en fonction du relevé de compteur. La moindre dépense, de la maintenance réseau jusqu'aux agrafes, doit également figurer dans le contrat.

A noter que le coût de maintenance d'un parc d'imprimantes repose sur la notion de cartouches ou de «coût à la page». Ansi, pour choisir le prestataire, il suffit en théorie pour un donneur d'ordres de comparer le coût à la page proposé par les principaux acteurs du marché. Un raccourci fortement déconseillé par Laurent Besnard, directeur associé du cabinet CLB Conseils spécialisé dans l'optimisation des coûts bureautiques. «Le problème, c'est que les prestataires incluent ce qu'ils veulent dans le calcul du coût à la page et que l'on trouve de tout. Résultat, les offres sont incomparables.» Pour le consultant, la seule solution pour choisir un prestataire le plus objectivement possible est de définir soi-même les éléments qui entrent en ligne de compte dans le calcul du coût à la page: les consommables, l'usure des pièces, les frais de déplacement des techniciens, l'entretien de la carte réseau, les agrafes, etc. «Il faut reprendre la main! Lors d'un appel d'offres, l'acheteur doit concevoir dans le cahier des charges son propre tableau de comparaison, charge aux prestataires de le remplir. » Sachant que le coût à la page dépend aussi de la taille du parc d'imprimantes, des volumes imprimés et du type d'impressions effectué (couleur ou noir et blanc).

 

Vannina Maestracci, directeur de Factea Reprographie

@ JEAN-PIERRE LLOPIS

Vannina Maestracci, directeur de Factea Reprographie

Avis d'expert
«Prendre en compte l'évolution des métiers et des besoins des utilisateurs»

«Comprendre, impliquer et anticiper.» Pour Vannina Maestracci, directeur de Factea Reprographie, il s'agit des maîtres mots nécessaires à une optimisation durable des parcs d'impression dans les entreprises. Une méthodologie appliquée par exemple mi-2011 chez BCA Expertise, une société spécialisée dans l'expertise automobile. «Auparavant, chacune de nos agences était équipée de cinq matériels au minimum, témoigne Stéphane Gandolfini, le responsable achats. La rationalisation de notre parc est donc passée par une meilleure définition du besoin et une centralisation du processus d'achats.» Dans un premier temps, les équipes de Factea et de BCA Expertise ont réalisé un audit du parc existant. «L'objectif était de comprendre les choix technologiques qui avaient été réalisés, reprend Vannina Maestracci. Cela permet de cerner les besoins «métier» des utilisateurs et non d'imposer des équipements selon des critères économiques et fonctionnels standards.» Dans un deuxième temps, des collaborateurs représentatifs des différents services de BCA Expertise ont été impliqués dans la définition du cahier des charges et le choix des équipements. «En leur demandant notamment leur utilisation actuelle et leur point de vue sur l'évolution de leur métier dans les deux, trois années à venir, il est alors possible d'anticiper les besoins futurs et de réaliser des contrats évolutifs avec les constructeurs», indique Vannina Maestracci. En suivant cette feuille de route, BCA Expertise a divisé par trois son nombre de matériel, avec à la clé une économie de 30 % sur son budget impression.