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Des machines à affranchir interactives et ergonomiques

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Les machines à affranchir «moyen volume» bureautiques intègrent des fonctionnalités inédites. Parmi elles, l'échange de données qui aide les entreprises à mieux contrôler leurs dépenses. Présentation des dernières innovations et services du marché.

En attendant 2011 et l'ouverture du marché à la concurrence pour les produits postaux inférieurs à 20 g, les fabricants de machines à affranchir misent sur les services pour séduire les entreprises. Toutes marques confondues, il y a, en France, environ 250 000 machines en location selon Jérôme Vigier, directeur marketing de Satas, qui estime que « le potentiel d'entreprises à équiper est beaucoup plus grand ». En croissance en 2008, le marché a connu, selon tous les fabricants, un ralentissement en 2009 dû à la crise. Il se répartit entre quatre acteurs, tous homologués par La Poste : Frama, Neopost (filiale du groupe La Poste), Pitney Bowes (qui a supprimé la marque Secap) et Satas. Selon les normes postales, on distingue trois types de machines : les très petites machines à affranchir connectées (norme tpMAc) pour un faible volume d'affranchissement (jusqu'à 30 lettres par jour), les petites machines à affranchir connectées (norme pMAc) pour un volume inférieur à 1 500 Euros par mois, et enfin les machines à affranchir intelligentes (norme MAi) pour un volume supérieur à 1 500 Euros par mois. Commercialisées par les quatre fabricants, ces machines dites intelligentes intègrent des fonctionnalités conversationnelles qui privilégient l'échange de données et favorisent la réduction de la consommation.

Calcul automatique des tarifs

D'une manière générale, les machines bureautiques «moyen volume», qui conviennent aux besoins récurrents d'une grosse PME ou d'un service d'une grande entreprise, intègrent aujourd'hui les outils qui équipaient les séries dédiées aux gros volumes. Auparavant connectées à une balance postale, elles embarquent en série un plateau de pesée qui calcule automatiquement le tarif de l'affranchissement en fonction de la destination, du poids et du mode d'envoi choisi (prioritaire, éco pli, recommandé, etc.). Par exemple, grâce à leur fonction «Isigo», les machines de la gamme Evo de Satas démarrent dès qu'une lettre est posée sur la balance. En revanche, le plateau d'alimentation automatique qui permet de traiter les courriers hétérogènes (en taille et en poids) n'est disponible en série que sur les modèles bureautiques haut de gamme : la DM425 c chez Pitney Bowes ou le modèle IS 480 de Neopost. Chez Satas, celui-ci est uniquement disponible en option sur le modèle Evo 440. La balance dynamique, qui pèse à la volée, est réservée aussi aux modèles haut de gamme : Evo 480 de Satas, IS 480 de Neopost, DM 425c de Pitney Bowes.

Ergonomie et interactivité sont devenues les maîtres mots des nouvelles générations de machines bureautiques. Ainsi, Frama équipe l'ensemble de sa gamme d'un écran tactile qui assure une utilisation plus proche de celle d'un iPhone que d'une photocopieuse. Chez ses concurrents, les machines sont dotées de claviers. Pitney Bowes se distingue avec un écran conversationnel à sept lignes et élargi pour une lecture facilitée, qui guide l'utilisateur dans les étapes du processus d'affranchissement. Mieux, toute la série DM est agrémentée d'un clavier azerty comme sur un ordinateur. « L'utilisateur saisit ainsi plus facilement les messages publicitaires qu'il souhaite accoler à sa flamme », affirme Pascale Duclos, chef de groupe Mail Finishing chez Pitney Bowes. Les flammes publicitaires «traditionnelles», quant à elles, sont téléchargeables en ligne et donc disponibles plus rapidement.

Elie du Pré Saint-Maur, Neopost

Les entreprises consacrent 10 milliards d'euros par an au marché postal. Un budget peu maîtrisé car elles connaissent mal les nombreuses offres commerciales. »

@ Source : données constructeurs.

Des comptes en ligne dédiés

les affranchir au tarif éco-pli (0,51 Euros) car les lettres arriveront à destination le même jour.

Pour aider les organisations à contrôler leurs dépenses, Neopost a donc non seulement rebaptisé ses machines «systèmes de contrôle des dépenses postales» mais aussi créé des comptes en ligne accessibles via un portail web dédié. Grâce à ce compte, l'acheteur peut comparer les frais engagés par les différents sites ou équipements de l'entreprise. En remontant les informations, la machine permet de communiquer les données nécessaires à l'analyse et donc à l'optimisation de la consommation. Mieux, le fabricant s'engage auprès de ses clients, via un contrat de service (facturé 250 Euros HT/an), à fournir un audit annuel des dépenses et à prescrire des recommandations pour faire fléchir la consommation de 5 %. Depuis octobre 2009, Pitney Bowes a lancé de son côté le service «My Account», un portail client personnalisé permettant aux entreprises d'obtenir des informations sur les produits, leurs contrats, suivre leurs commandes, consulter leurs factures, acheter des consommables et bénéficier d'une aide technique. Satas, qui propose Satasiservices pour la partie technique (téléchargement des tarifs postaux, de flammes, etc), commercialise également (en option) le service «Webgestion» pour la consultation en ligne des données d'affranchissement. Enfin, les fabricants privilégient les dépannages à distance et rapide. Depuis un an, Frama va ainsi jusqu'à remplacer la machine en échange standard, sous 24 heures, en cas de panne.