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Des logiciels pour répertorier les biens des entreprises

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De nombreux éditeurs proposent aujourd'hui des logiciels pour centraliser toutes les données internes liées à la gestion des moyens généraux, de la superficie des espaces au mobilier, en passant par le matériel informatique et téléphonique. Zoom sur ces solutions et les avantages qu'elles procurent.

 

@ FOTOLIA/A. RADOVANOVIC/N. FREY/PIKI/PRESSMASTER

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Pour recenser les informations liées aux biens immobiliers et mobiliers de leur entreprise, les responsables des services généraux peuvent recourir à des logiciels spécifiques. Ces derniers génèrent, en effet, une cartographie très précise de l'entreprise et de ses biens: baux, superficie des espaces de travail, bureaux, sièges, matériel informatique, etc. «Les responsables des services généraux peuvent savoir où sont localisés tous les équipements et ainsi mettre facilement à disposition d'un nouvel arrivant le matériel dont il aura besoin: table de travail, siège de bureau, matériel téléphonique, etc.», précise Alexandre Tieri, directeur marketing et commercial dAddenDa Software (ex-BA Logiciels). Cet éditeur propose notamment la solution Balparc qui localise l'ensemble du mobilier grâce à un système de codes-barres imprimés sur des étiquettes collées sur chaque objet. Tout matériel entrant est ainsi systématiquement enregistré dans Balparc et suivi tout au long de sa vie dans l'entreprise. «Cela permet aussi au responsable des services généraux de gérer son stock et de savoir exactement de quel mobilier dispose la société. Il évite ainsi les achats inutiles et réduit le nombre de doublons», poursuit Alexandre Tieri. Ce logiciel envoie également des alertes aux utilisateurs pour leur indiquer, par exemple, qu'un contrat de maintenance ou d'entretien pour tel ou tel équipement arrive à échéance.

D'autres éditeurs présentent des solutions préparamétrées pour la gestion des infrastructures immobilières et mobilières. C'est le cas de Kimoce qui propose deux applications. La première, Asset Management, gère le patrimoine mobilier d'une entreprise. Grâce à ce logiciel, le responsable des services généraux possède une connaissance précise des infrastructures et autres équipements de son entreprise avec, à la clé, une gestion simplifiée des inventaires. «Cette solution nous a permis de mettre en place des procédures de suivi rigoureuses de notre patrimoine mobilier», témoigne David Godard, responsable du projet de déploiement du logiciel Kimoce Asset Management au sein de la direction des services généraux d inter Mutuelles Assistance, une société spécialisée dans les prestations d'assistance. «Désormais, poursuit-il, nous visualisons en temps réel le cycle de vie de tous nos équipements, l'occupation de nos surfaces et l'évolution des postes de travail de nos utilisateurs afin de répondre à leurs besoins, voire de les anticiper.» Patrick Hett, p-dg de Kimoce, assure ainsi que sa solution, multi-site et multilingue, permet de gérer de 500 à plus de 800 000 équipements. Le second logiciel proposé par l'éditeur, Infrastructure Management, assure la gestion des infrastructures immobilières et apporte des informations sur les contrats et les plans des bâtiments. Cette solution propose également un pilotage des interventions sur site, à l'aide d'un planning d'affectation des travaux.

Patrick Hett, Kimoce

«Les logiciels de gestion des biens permettent d'avoir une connaissance précise et en temps réel des infrastructures et des équipements d'une entreprise.»

Réduire les dépenses en identifiant les coûts cachés

De manière générale, ces logiciels pour gérer les biens immobiliers et mobiliers génèrent également des économies, à l'image de la solution Green Workplace Economies de l'éditeur Planon. «La plupart des entreprises gaspillent, sans le savoir, plus de 20% de leurs ressources matérielles, assure Marc Périé, directeur France de Planon. Notre solution permet ainsi de réaliser des économies à court terme grâce à l'identification des coûts cachés résultant de ressources mal utilisées.» Même estimation du côté d'AddenDa Software. Pour son directeur marketing et commercial, Alexandre Tieri, l'utilisation du logiciel Balparc donne la possibilité de réduire les dépenses inutiles dans des proportions similaires et, par exemple, d'éviter d'acheter un nouveau bureau alors qu'il y en a déjà en stock. Selon Kimoce, le retour sur investissement est réalisable en deux ans. «Nos logiciels sont dotés de jonctions de reporting offrant une meilleure prise de décision grâce à des tableaux de bord qui retracent l activité des parcs immobilier et mobilier, souligne Patrick Hett. Ils permettent ainsi de maîtriser les coûts d'exploitation de tous les matériels.» Mais pour réaliser des économies, encore faut- il bien choisir sa solution de gestion de biens. Du côté de Kimoce, l'éditeur estime que le premier critère à remplir, est, bien sûr, la compatibilité du logiciel avec le système informatique existant. «Le critère le plus important est la stabilité du système. Pour écarter tout problème entre les applications, il convient de vérifier la compatibilité entre les logiciels», souligne Patrick Hett. Pour Marc Périé (Planon), il est important de sélectionner un logiciel facilement paramétrable par l'utilisateur. «Le responsable des services généraux doit également demander à chaque éditeur de présenter sa méthodologie, ajoute Alexandre Tieri (AddenDa Software). Le prestataire doit montrer comment son logiciel localise un bien et ce, grâce à des exemples concrets.» La souplesse d'adaptation aux besoins est un autre élément déterminant. L'application doit, en effet, répondre aux attentes des utilisateurs en proposant des fonctionnalités adaptées et ergonomiques.

Autre point non négligeable pour Kimoce: la reprise des informations existantes doit se faire rapidement et en conservant la qualité des données. A titre d'exemple, «un inventaire de plusieurs milliers d'objets peut être rapidement établi mais uniquement grâce à une saisie via des terminaux numériques (assistant personnel PDA de type Pocket PC) capables de lire des codes-barres», précise Patrick Hett.

Dernier critère mais non des moindres: le coût du logiciel qui entre également en ligne de compte lors de la sélection du produit. Selon les éditeurs, il faut compter entre 25 000 et 300 000 euros HT en fonction de l'ampleur du projet: achat de la licence, transfert des données existantes vers le logiciel, formation de l'administrateur et des utilisateur...

Guy Kleiber, directeur immobilier et services généraux, BPCE

Guy Kleiber, directeur immobilier et services généraux, BPCE

Témoignage: «Nous améliorons l'exploitation des surfaces de nos 4 400 agences»

Depuis mars 2008, les Caisses d'Epargne des régions Aguitaine Poitou-Charentes et Nord France Europe sont équipées du logiciel de gestion des biens immobiliers et mobiliers Infrastructure Management de l'éditeur Kimoce. Et le déploiement de cette solution dans les autres Caisses d'Epargne est en cours depuis le début de l'année 2009. «L'objectif est d'installer d'ici à la fin 2011 la suite Kimoce dans toutes les caisses régionales de la Caisse d'Epargne», précise Guy Kleiber, directeur immobilier et services généraux de la Bangue Populaire Caisse d'Epargne (BPCE).
Ce projet a été initié en 2006 lorsque le groupe Caisse d'Epargne a décidé d'engager un vaste programme de fusion de ses caisses régionales afin d'en compter 17 au lieu de 33. Objectifs de cette restructuration pour la bangue: réduire ses dépenses liées à la gestion des services généraux et optimiser les tâches de ses collaborateurs afin de gagner en productivité et en rentabilité. Pour ce faire, le groupe recherchait une solution logicielle globale lui offrant la possibilité de gérer son parc immobilier (plus de 4 400 agences réparties dans l'Hexagone), ses services généraux, ses inventaires et ses demandes de maintenance. «Outre une parfaite adéquation avec nos besoins, la suite Kimoce nous a séduits grâce à ses larges capacités de paramétrage, sa robustesse et sa fiabilité, et cela à un coût abordable», explique Guy Kleiber. Autre élément différenciateur pour le groupe: «La volonté de l'éditeur de nous dédier une équipe impliquée et professionnelle qui nous accompagne tout au long de notre projet.» Aujourd'hui, Guy Kleiber est visiblement satisfait de ce déploiement. «Grâce à la meilleure connaissance de notre parc immobilier, nous avons pu notamment déterminer avec précision les différentes surfaces de nos agences et améliorer leur exploitation», conclut-il.


Groupe BPCE
ACTIVITE: Banque
PRODUIT NET BANCAIRE 2008: 16,5 milliards d'euros
EFFECTIF GLOBAL: 120 000 salariés
VOLUME D'ACHATS GROUPE CAISSE D'EPARGNE 2008: 2,5 milliards d'euros
EFFECTIF ACHATS GROUPE CAISSE D'EPARGNE: 100 collaborateurs
VOLUME D'ACHATS GROUPE BANQUE POPULAIRE 2008: 1,5 milliard d'euros
EFFECTIF ACHATS GROUPE BANQUE POPULAIRE: 20 collaborateurs