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Des logiciels pour contrôler ses impressions couleur

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La généralisation des systèmes d'impression couleur, jusqu'à dix fois plus chers que le noir et blanc, oblige les achats à surveiller ce poste de dépenses. Si la formation des utilisateurs et la connaissance des flux restent des préalables, les logiciels proposés par les fabricants offrent une aide à la gestion et deviennent de véritables critères d'achats.

Une étude réalisée en 2005 par le cabinet Case 6 Company indique que la couleur accroît la capacité d'apprentissage et la mémorisation de 78 %.

@ Konica Minolta

Une étude réalisée en 2005 par le cabinet Case 6 Company indique que la couleur accroît la capacité d'apprentissage et la mémorisation de 78 %.

Avec la généralisation des équipements d'impression couleur, la maîtrise des dépenses s'annonce comme l'un des chantiers prioritaires pour les acheteurs et les services généraux en charge de cette famille. «Un document imprimé en couleur peut coûter jusqu'à dix fois plus cher qu'une impression en noir et blanc», résume Tristan Frances, chef de produit solution d'impression chez Oki. Si l'éducation des utilisateurs sur le thème «Imprimer moins, imprimer mieux» reste un axe essentiel de la politique de maîtrise des coûts, les services achats s'appuient également sur les logiciels de contrôle et de suivi des consommations proposés par les fabricants, dont une partie est livrée en standard. Cette offre de service est aujourd'hui un critère d'achat qui prend de plus en plus d'ampleur.

Guillaume Jacques, Konica Minolta

«Les entreprises nous demandent de plus en plus de les accompagner dans la formation de leurs utilisateurs sur les nouveaux systèmes couleur.»

L'explosion du marché de la couleur en 2007, dans la continuité des précédents exercices, propose un défi d'envergure aux services achats. Cette croissance devrait se poursuivre jusqu'en 2009 selon les estimations des fabricants. «La baisse des prix des appareils couleur a levé les freins à l'achat, souligne Grégory Cazaux- Mouton, chef de produits laser jet couleur chez HP France. Suivant les modèles, les prix ont chuté de 20 à 50 %, notamment les imprimantes.» L'an dernier, les placements de produits couleur étaient ainsi en hausse de 63 % pour les imprimantes multifonctions (MFP) laser (75 716 placements), 20 % pour les MFP jet d'encre (520 000 placements) et 8 % sur les imprimantes laser (140 000), comme l'a révélé une étude du Syndicat national des entreprises de systèmes et solutions d'impression (Snessi), rendue publique au début de l'été 2007.

Dans ce contexte, les achats peuvent opter pour plusieurs solutions logicielles afin d'assurer un déploiement «intelligent». Chaque fabricant propose un logiciel de gestion centralisée des impressions en standard. Les fonctions sont plus ou moins étendues, variables d'un modèle à l'autre, et peuvent comprendre des options payantes. De plus, toutes ne sont pas utilisables sur les appareils de marques concurrentes qui cohabitent dans les parcs des entreprises.

Réticences face à un contrôle des utilisateurs

 

Chez Oki, le logiciel «Print control» est livré gratuitement sur le CD d'installation des appareils. Il offre trois solutions à l'administrateur: attribuer les droits d'impression couleur ou monochrome selon les profils utilisateurs définis par l'entreprise; affecter à chacun un quota de pages couleur imprimables avec report des «crédits» non consommés; remonter les informations via le réseau et décompter les types de travaux réalisés (couleur, recto verso, A4, A5, etc.) en imputant, si nécessaire, les coûts par utilisateur, avec la possibilité d'exporter ces données vers un logiciel de contrôle/facturation des coûts. Cette solution permet de gérer un parc d'imprimantes complet et de contrôler également la fonction copie sur les MFP. Ce logiciel n'est en revanche utilisable que sur les produits de marque Oki. Malgré la disponibilité et la gratuité du logiciel, celui-ci n'est pourtant pas déployé systématiquement dans les entreprises. «Dans ce cas, l'arrivée de la couleur incite généralement les utilisateurs à imprimer davantage, parfois même leurs documents personnels», constate Tristan Frances.

Pour éviter cet appel d'air, la parade consiste par exemple, dans un premier temps, à paramétrer le noir et blanc par défaut, comme le prône notamment HP. Dans un second temps, la firme américaine propose un outil de contrôle de passage à la couleur en standard sur ses nouveaux produits destinés aux groupes de travail. «Ce logiciel permet d'assurer une gestion par profil d'utilisateur, explique Grégory Cazaux-Mouton. Chaque personne autorisée doit d'abord s'identifier sur le réseau avant de pouvoir accéder à la couleur.» Dans la pratique, le fabricant a relevé une certaine frilosité de ses clients à contrôler la couleur par utilisateur. Après plusieurs audits, HP a donc développé un contrôle par application, qui remporte, selon lui, un vif succès. «Il s'agit pour l'administrateur de définir les applications sur lesquelles il ouvre un droit à la couleur, indique le chef de produits HP. A titre d'exemple, nous nous sommes aperçus qu'en moyenne 10% des impressions couleur concernent des e-mails, pour lesquels le noir et blanc est souvent suffisant.» Une dizaine d'applications peuvent ainsi être paramétrées sur les imprimantes dernière génération de la marque. En termes de reporting, des alertes e-mails ou des chiffres sur les habitudes d'utilisation constatées sur les périphériques couleur peuvent être mis en place. La plupart de ces fonctionnalités sont téléchargeables sur le site du constructeur.

La couleur est privilégiée pour la communication externe.

Les entreprises équipent d'imprimantes couleur prioritairement les services qui communiquent vers l'externe. Les commerciaux ou le marketing bénéficient ainsi de documents hautement qualitatifs pour délivrer leurs messages. Une étude, réalisée en 2005 par le cabinet Case & Company et reprise par Canon, indique que la couleur accroît la capacité d'apprentissage et la mémorisation de 78%, qu'elle augmente la compréhension du message de 73% ou encore que l'utilisation d'un logo couleur accroît l'attention et l'identification de la marque de 70%. «Pour ces services tournés vers l'externe, l'accès à la couleur est désormais acquis, explique Guillaume Jacques, responsable du développement marché couleur chez Konica Minolta. La prochaine étape consiste à soigner la communication interne: les documents financiers ainsi que le service communication bénéficient de plus en plus d'impressions couleur. Même les logiciels encouragent cette tendance. Un document PowerPoint en noir et blanc est désormais difficilement concevable», assure-t-il.

Former les acheteurs et les collaborateurs

 

La gestion de la couleur est donc une fusée à plusieurs étages. Konica Minolta a fait le choix de regrouper, depuis 2005, ses activités couleur sous le label «Color spirit», qui inclut toutes les étapes de maîtrise de la couleur. A commencer par la formation des services achats et des utilisateurs, que le constructeur japonais adapte en fonction de la configuration de l'entreprise. La direction achats d'un grand groupe industriel et le service marketing de Konica Minolta ont ainsi organisé dernièrement une séance de formation d'une heure pour sensibiliser plusieurs centaines de personnes aux bonnes pratiques d'utilisation des impressions couleur. «Les entreprises nous demandent de plus en plus de les accompagner dans la formation de leurs utilisateurs sur les nouveaux systèmes couleur», confie Guillaume Jacques, responsable du développement marché couleur du fabricant japonais. Cette sensibilisation repose aussi sur la diffusion du concept «Imprimer mieux». «Il s'agit de savoir utiliser toutes les fonctionnalités des appareils, par exemple, paramétrer le noir et blanc par défaut ou sélectionner le mode recto verso en standard, explique Guillaume Jacques. Les économies de couleur et de papier permettent ainsi de réaliser une première optimisation.»

Plusieurs outils sont disponibles gratuitement par téléchargement, et proposent un audit et un contrôle des impressions: la cartographie du trafic des impressions sur l'ensemble du parc, la création de comptes utilisateurs avec des accès contrôlés par code secret ou, plus récemment, par biométrie. Dans un second temps, le fabricant propose une solution payante pour réorienter les flux vers l'imprimante la mieux adaptée à ses besoins. «Les gros volumes d'impression seront par exemple détournés de l'imprimante jet d'encre pour être reroutés vers une imprimante laser haute capacité ou une multifonction dont les coûts d'impression seront moindres», reprend le responsable de Konica Minolta.

La présence et le développement de ces outils offrent de nouvelles possibili tés aux achats, mais rendent plus délicate la communication envers les utilisateurs. La simple mise en place de contrôle d'accès peut ainsi être perçue comme une restriction. A charge donc, pour les acheteurs, de communiquer sur le fait qu'il s'agit moins de surveiller les utilisateurs que d'avoir une vision globale des consom mations, afin de cibler au mieux les besoins et répartir les accès à la cou leur, plus coûteuse. «Les comptes utilisateurs sont installés non pas pour imposer des restrictions, mais uniquement pour établir une traçabilité des consommations», assure Guillaume Jacques. Du point de vue des utilisateurs, la nuance a son importance.