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Des logiciels pour alléger les notes de frais

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La gestion des notes de frais de déplacement offre des leviers de réduction de coût encore insuffisamment exploités. Un constat qui explique le développement récent de nombreux projets d'entreprises autour des solutions visant à automatiser ces processus.

@ Fotolia/Getty Images

La plupart des entreprises ont déjà mis en place des processus de contrôle et de suivi de leur politique voyages. Les marges de manoeuvre autour de la négociation des tarifs étant de plus en plus réduites, les coûts indirects de gestion des déplacements sont le nouveau cheval de bataille des responsables achats en quête de rationalisation. L'automatisation des process de voyages se généralise donc avec une utilisation élargie et plus systématique des différents outils: mise en place de bons de commande électroniques, automatisation du workflow de validation, utilisation d'outil de «pre-trip» pour alerter les voyageurs ayant dérogé aux règles établies par leur entreprise, etc.

Les enjeux financiers ne sont pas anecdotiques puisque la part des coûts indirects dans le budget voyages oscille entre 5 et 8 % selon une étude réalisée par AT Kearney. Les entreprises souhaitent donc informatiser la gestion de leurs déplacements de bout en bout: réservation en ligne, tarification, affectation des coûts, gestion des notes de frais, reportings, etc. Bref, l'automatisation de toutes les briques de la chaîne du voyage, tout en les interconnectant avec le système d'information de l'entreprise.

D'après l'édition 2006 du baromètre des voyages professionnels d'American Express, le levier le plus utilisé pour optimiser le budget voyages d'affaires est à 82 % celui des notes de frais, loin devant les ordres de missions (27 %). «Le traitement des notes de frais est l'élément le plus important des coûts indirects. C'est donc en toute logique la première brique à laquelle se sont intéressées les entreprises», décrypte Gilles Bobichon, directeur marketing et communication de Dimo Gestion, qui s'est positionné sur ce segment dès 1997, avec sa solution Notilus.

Témoignage
«Nous voulions une solution qui ait déjà fait ses preuves»

CHRISTOPHE LUARD, coordinateur des achats hors production, LVMH.
Avec un chiffre d'affaires de 15,3 milliards d'euros en 2006, LVMH règne sur l'univers du luxe mondial, regroupant dans son giron plus de soixante marques prestigieuses qui inspirent quelque 60 000 collaborateurs. La politique voyages du leader du luxe est coordonnée au niveau groupe, tout en laissant une autonomie aux filiales qui la cisèlent à leur manière. «Les achats auprès des prestataires de l'aérien, de la location de voiture et d'hôtellerie sont globalisés, relate Christophe Luard, coordinateur des achats hors production de LVMH. Un souci d'harmonisation qui se retrouve aussi dans le choix de l'agence de voyages et des outils de paiements, tous deux confiés à American Express. En revanche, chaque filiale conserve la main sur ses process voyages.» Dès la fin 2001, les filiales du groupe ont commencé à s'intéresser aux solutions d'automatisation de la gestion des notes de frais de déplacement. «Louis Vuitton et Hennessy ont été les premières maisons à tenter l'expérience, dans le cadre plus global de rationalisation de leurs frais de fonctionnement», se souvient Christophe Luard. Les tableaux Excel avaient en effet montré leurs limites, aussi bien au niveau du temps de traitement administratif que dans les délais de remboursement des collaborateurs voyageurs. «Nous voulions une solution qui ait déjà fait ses preuves, souligne Christophe Luard. Un outil bien rôdé qui ne demande pas de développement spécifique.» LVMH trouvera son bonheur dans l'outil Ulysse Travel & Expenses d'Etap-On-Line. «Ulysse a permis de dégager une productivité plus importante au niveau administratif et d'intégrer automatiquement les notes de frais au progiciel comptable, détaille Christophe Luard. En outre, le raccourcissement du délai de règlement des voyageurs nous donne aussi un levier de négociation auprès de notre opérateur de cartes d'affaires.» Près de cinq ans après les premiers déploiements, LVMH reste toujours fidèle à son éditeur. Ce choix a essaimé au niveau des autres filiales, puisque le logiciel Ulysse est adopté aujourd'hui par plus de la moitié du groupe et compte près de 1800 utilisateurs.

Gilles Bobichon, Dimo Gestion

«Le traitement des notes de frais est l'élément le plus important des coûts indirects, c'est donc la première brique à laquelle se sont intéressées les entreprises.»

Une trentaine d'acteurs sur ce marché

 

Le marché des outils de gestion des déplacements est encore un marché de niche. Il se chiffre à une petite quinzaine de millions d'euros, selon l'estimation de Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d'Etap-On-Line. Ce dernier impute la frilosité des donneurs d'ordres au fait que «les processus de gestion de voyages ne sont pas encore considérés comme prioritaires parles entreprises. Ces dernières se concentrent encore sur l'implémentation de «solutions nobles» touchant au coeur de l'activité, comme les outils financiers ou de gestion de la relation client.» De plus, les process de gestion des voyages d'affaires se situent à un carrefour entre plusieurs fonctions de l'entreprise: les ressources humaines, la finance, les services généraux et les achats. Ce qui peut parfois créer des querelles de chapelles et bloquer les prises de décision. Des tensions qui se révèlent souvent à l'occasion de projets de déploiement de solutions informatiques. Car si la formalisation des procédures se généralise, l'adoption d'applications métiers dédiées à la seule gestion des voyages d'affaires n'en est encore qu'à ses balbutiements. «Les entreprises sont encore en phase de premier équipement», analyse Gilles Bobichon, qui remarque toutefois une nette évolution ces deux dernières années. «Les donneurs d'ordres passent d'une approche de curiosité à une démarche de projet avec un budget ficelé», précise- t-il. Une trentaine d'acteurs se disputent ce marché, alléchés par des perspectives de croissance que laisse espérer un taux de pénétration se situant aux alentours de 15 %. Etap-On-Line, Dimo Gestion ou encore KDS se sont ainsi spécialisés sur la gestion globale des frais et des déplacements professionnels, tandis que d'autres, tels qu'ldylis ou eFront, proposent uniquement des outils de gestion des frais professionnels. Enfin, les catalogues des incontournables éditeurs ERP ont des modules de gestion des notes de frais: SAP Travel management, Expense Management d'Infor ou, encore le module dédié de PeopleSoft Enterprise, aujourd'hui dans le giron d'Oracle. «La tendance s'oriente vers le déploiement de solutions globales, qui gèrent le voyage du début à la fin», considère Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS, qui a complété sa solution de réservation en ligne par un module de gestion de notes de frais.

Selon l'enquête menée par l'ACTE (Association des décideurs de voyages d'affaires) en mars 2006, seules 8 % des entreprises avaient alors déployé une solution globale de gestion des déplacements. Une donne qui est vraisemblablement en train de changer, puisqu'en 2006, toujours selon Stanislas Berteloot, «près de deux appels d'offres sur cinq concernaient des logiciels de gestion globale des voyages d'affaires». L'éditeur surfe également sur la généralisation du mode locatif qui prend le pas sur la licence, même au sein des très grands comptes. «Environ 80 % de nos nouveaux clients optent pour le mode ASP, confirme Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap-On-Line). En plus d'offrir davantage de souplesse et de faire bénéficier systématiquement les utilisateurs des montées de version, le coût global de l'ASP est inférieur de 20 à 40 % à celui du déploiement sur Intranet.» Baptisée Ulysse, la solution d'Etap-On-Line est le fruit de deux ans de recherche et développement à la suite d'un projet mis en oeuvre chez Total (qui compte aujourd'hui près de 7 000 utilisateurs). Au- delà de la prise en charge des notes de frais, le produit proposé aujourd'hui couvre l'ensemble des fonctions relatives à la gestion des voyages d'affaires: depuis la définition des ordres de mission en fonction de la politique voyages de l'entreprise (profils utilisateurs, etc.), en passant par la réservation et les relations avec les fournisseurs (agences, compagnies aériennes, etc.), jusqu'au traitement comptable. Le package est facturé à partir de 7 euros par utilisateur et par mois pour une configuration de base.

Réduire les coûts de traitement

 

Dans les versions les plus abouties, ces outils peuvent gérer un large spectre fonctionnel. En amont d'un déplacement, ils assurent ainsi la gestion des ordres de mission et de réservations des voyages, en s'interfaçant avec les principaux outils de réservation en ligne. Ces logiciels automatisent par ailleurs un certain nombre de tâches telles que la gestion des cartes affaires, des cartes logées ou les factures des prestataires, et s'interfacent également avec la comptabilité de l'entreprise. «Pour les détenteurs d'une carte corporate, l'information arrive directement dans le logiciel. Ils peuvent alors distinguer frais professionnels et personnels pour établir leur note de frais», explique Gilles Bobichon (Dimo Gestion). Ce système permet de réduire la gestion administrative, les informations parvenant directement à la comptabilité. L'enquête menée par AT Kearney auprès de sociétés ayant mis en place un système automatisé de gestion des frais professionnels démontre que l'on arrive à réduire le coût de traitement d'une note de frais de 63 %. Et à gagner 79 % sur le temps de saisie et sur d'autres procédures administratives.

De même, ces logiciels isolent la partie des frais de voyage sur laquelle l'entreprise peut récupérer la TVA, ce qu'elle ne ferait pas forcément sans cet outil, en raison de la lourdeur de la démarche. Au- delà de ces fonctions-clés, la plupart des solutions sont également équipées d'outils de contrôle permettant de tracer les informations depuis leur intégration jusqu'à leur transmission en comptabilité. «Ce contrôle des données met à jour instantanément des anomalies, et alerte le voyageur, son responsable et un éventuel contrôleur de gestion», explique Pierre- Emmanuel Tetaz. Dans ce contexte, peu d'autonomie est laissée aux collaborateurs, surtout dans les grands comptes qui ont entrepris de traquer le moindre écart aux règles de la politique de déplacements.

Mot clés : Voyage |

Houda El Boudrari