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Des achats de fournitures bien contrôlés

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La mise en place de solutions électroniques permet aujourd'hui aux entreprises de mieux contrôler les achats de fournitures de bureau. Mais attention au contenu du catalogue et à la conduite du changement en interne.

Près de 35%. Tel est le pourcentage d'économies réalisées l'an dernier par un institut de retraite et de prévoyance sur ses achats de fournitures et de petits équipements bureautiques, un budget d'environ 225 millions d'euros en 2007. «J'ai moi-même été surpris par ce résultat», reconnaît son directeur achats. Pourtant, ces économies ne doivent rien au hasard. Lors de la création de son service, en novembre 2006, le directeur a décidé de s'attaquer à ce type d'achats commun à toutes les entités de l'institut, une quarantaine au total. «Les fournitures de bureau sont une famille d'achats très sensible pour chaque collaborateur. Ce dossier nous permettait de démontrer notre valeur ajoutée à toute l'entreprise», précise-t-il. Auparavant, les entités commandaient leurs fournitures de bureau indépendamment les unes des autres. Pour faire jouer un effet de volume, le directeur achats a centralisé toutes les commandes de l'institut. Il a retenu un seul fournituriste dont il a obtenu jusqu'à 45% de remise sur les prix affichés dans son catalogue. Un catalogue restreint de fournitures référencées est mis en place avec, pour la première fois, des produits MDD (marques de distributeur). Les fournitures sont commandées par les collaborateurs via le Web. Livrée le lendemain matin pour toute commande passée avant 16 heures, la société a en profité pour s'affranchir des problèmes de stockage. Enfin, le processus de commande a été dématérialisé, ce qui permet de ne recevoir qu'une seule facture par mois et de réduire considérablement les coûts administratifs. «Au début, les réactions en interne ont été mitigées. Mais depuis que nous avons mis en évidence les gains réalisés, tout le monde joue le jeu», se félicite le directeur achats.

@ DIGITAL VISION GETTYIMAGES

15% d'économies en moyenne

Cet exemple n'est pas une exception. Depuis quelques années, de plus en plus d'entreprises cherchent à réduire les coûts d'approvisionnement de fournitures de bureau et à mieux contrôler les commandes effectuées par leurs salariés. Aujourd'hui, les épais catalogues papier sont progressivement remplacés par des catalogues électroniques. Selon Jacky Brondin, directeur commercial grands comptes chez Office Depot Business Solutions, l'e-procurement permet aux entreprises de réaliser en moyenne 15% d'économies sur leur budget fournitures de bureau. Au-delà des coûts administratifs, c'est surtout le respect de la politique achats en vigueur, avec des remises accordées sur des produits référencés, qui favorise l'obtention d'un tel résultat.

Si certaines entreprises permettent à leurs salariés d'accéder à l'ensemble des produits présents dans le catalogue de leur fournituriste, avec comme seule contrainte de respecter le budget qui leur a été alloué, les services achats les plus matures sur le sujet préfèrent constituer un catalogue restreint d'articles, dont les prix auront été négociés par leurs soins. Les processus de validation sont alors réduits à leur strict minimum. «Les fournitures dans les catalogues restreints, par exemple des stylos ou des cahiers, sont des produits basiques. Dès lors, les risques de dérives budgétaires sont relativement limités», explique Jacky Brondin. Les salariés peuvent continuer de commander des fournitures hors catalogue mais, dans ce cas, ils ont besoin d'une autorisation expresse. Pour susciter l'adhésion des collaborateurs, le contenu d'un catalogue restreint est primordial. «Une doit être ni trop limité, au risque de générer des mécontentements, ni trop large, auquel cas il ne remplirait pas sa fonction», conseille Jacky Brondin. Pour ce dernier, 90% des fournitures achetées dans l'entreprise doivent être choisies dans le catalogue restreint. Pour parvenir à cet objectif, le service achats peut s'appuyer sur l'historique des consommations dans l'entreprise. «Mais le contenu d'un catalogue ne doit pas être fixe dans le temps, prévient Christophe Chambre, directeur commercial grands comptes chez Lyreco. Il faut l'affiner en permanence.» Grâce à l'e-procurement, les services achats disposent aujourd'hui de statistiques détaillées pour les aider à corriger le tir. Dans ce domaine, les fournituristes proposent également leurs conseils.

Jacky Brondin, Office Depot Business Solutions

«Les catalogues de fournitures ne doivent pas être trop restreints, au risque de susciter des mécontentements.»

Un travail de communication en interne

Enfin, la communication autour de la mise en place d'un catalogue électronique est un facteur-clé. «Tous les salariés se sentent concernés. Il est donc essentiel de leur expliquer les nouvelles règles, de lever les doutes et de les impliquer» rappelle Franck Suhit, directeur marketing de Lyreco. Pour ce faire, la direction achats des laboratoires Pfizer a, par exemple, réuni les assistantes de direction de l'entreprise pour tester des échantillons de produits. Autre initiative: le département achats et services généraux de Volkswagen France (lire encadré ci-dessous) a organisé trois séances de formation d'une demi-heure pour familiariser les collaborateurs du siège social avec le nouveau processus de commande. Un succès.

Sophie Landrieve, coordinatrice services généraux, Volkswagen France

Sophie Landrieve, coordinatrice services généraux, Volkswagen France

Témoignage

«Il faut s'adapter en permanence aux besoins des collaborateurs»


Le département achats et services généraux de Volkswagen France peut être satisfait. L'année dernière, 90% des fournitures de bureau achetées par les 650 salariés du siège social appartenaient au catalogue de produits référencés par l'importateur automobile. «Selon notre fournituriste, Office Depot Business Solutions, il s'agit d'un excellent taux», se félicite Sophie Landrieve. Près de 257 produits sont présents dans le catalogue. Pour commander les fournitures, une trentaine de personnes habilitées se connectent à un extranet. Elles sont chargées de centraliser les demandes de leurs collègues. «Nous vérifions en permanence si les fournitures que nous avons sélectionnées correspondent bien aux besoins des collaborateurs, explique Sophie Landrieve. Le contenu d'un catalogue doit être vivant.» Les prix des produits référencés sont négociés une fois par an, idem pour ceux qui sont rajoutés au coup par coup. Un salarié peut néanmoins commander des articles non référencés. Mais sa demande doit être validée par Sophie Landrieve. «Je vérifie que le produit ne correspond pas à un article déjà présent dans le catalogue, précise-t-elle. Je pense qu'il ne faut pas que le système soit trop fermé, sinon cela crée des frustrations.» L'an dernier, l'importateur a stabilisé sa consommation en réalisant une économie de 6% sur ce poste de dépenses, pour un budget annuel de 220 000 Euros . En passant prochainement à la dématérialisation de facture, Sophie Landrieve espère en réaliser davantage.


Volkswagen France
ACTIVITE Construction automobile
EFFECTIF SIEGE 650 salariés
BUDGET FOURNITURES DE BUREAU 220000 euros
NOMBRE DE FOURNITURES REFERENCEES 257 produits

Mot clés : produit |

Sébastien DE BOISFLEURY