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Déployer un SI Achats sans fausse note

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Mettre en place un système d'information pour les achats constitue parfois un chemin de croix. à moins de respecter des étapes-clés dans le processus de déploiement. à condition aussi de communiquer sur les bénéfices attendus de cette nouvelle architecture informatique. Revue des bonnes pratiques.

Pour une entreprise, mettre en oeuvre une architecture informatique dédiée aux achats présente de réels avantages. L'implémentation d'un SI Achats permet de regrouper et de fiabiliser les données achats au niveau groupe, d'accélérer les processus, de réduire les coûts administratifs de commandes, de limiter le nombre de documents papier, etc. Toutefois, réussir à déployer correctement un SI Achats n'est pas une sinécure, car il implique des changements d'organisation.

La première étape consiste à clarifier le juste besoin de l'entreprise. Il faut commencer par définir les fonctionnalités que les utilisateurs finaux attendent de ce système d'information (SI) pour qu'il soit, une fois mis en place, facile d'utilisation, convivial et ergonomique. à ce stade, l'ensemble des problématiques opérationnelles doivent être prises en compte afin de s'assurer que le SI sera utilisé par tous les sites et toutes les filiales.

@ ARNAUD OLSZAK

L'expert

Olivier Wajnsztok est le directeur associé du cabinet AgileBuyer, spécialisé dans les achats opérationnels par le biais d'équipiers Achats. AgileBuyer propose également des missions de conseil stratégique.

Associer les fournisseurs

Plusieurs points doivent être pris en compte comme l'intégration des fournisseurs dans le SI via un portail fournisseur, par exemple. Les fournisseurs peuvent ainsi intégrer leurs propres données (logistiques, financières, etc.) et faciliter le quotidien des acheteurs. Une bonne connaissance des produits existants permettra de proposer plusieurs solutions. En effet, à l'instar de SAP ou d'Oracle, plusieurs modules achats quasi standard favorisent la mesure des indicateurs (la performance «achats», la qualité, le taux de service), etc.

En termes de management de projet, il est préférable de piloter le déploiement sur la base d'objectifs réalistes, définis en fonction des équipes en place. En effet, il s'agit d'implanter un outil de pilotage opérationnel (tableau de bord d'avancement, planning) et de définir un plan de déploiement: sites, acheteurs référents pour le nouveau SI, etc. Pour pallier aux imprévus en cours de projet, il faut envisager des solutions alternatives. Une équipe projet sera constituée avec, pour mission, d'assurer l'information, l'implication et l'accompagnement des acheteurs tout au long du processus, que ce soit sur le plan technique ou sur le plan relationnel.

Les clés

- Définir les fonctionnalités que les utilisateurs finaux attendent de ce système d'information - Intégrer les fournisseurs dans le projet - Piloter le déploiement sur la base d'objectifs réalistes - Communiquer en interne comme en externe.

Communiquer sur les bénéfices du SI Achats

Pour conduire ce changement, l'organisation de la communication (interne et externe) est essentielle. L'équipe projet aura la responsabilité d'accompagner le déploiement en communiquant via des tableaux de bord, par exemple. La communication permettra également de mettre en avant les améliorations et les bénéfices apportés par le nouveau SI Achats et de valoriser les efforts fournis par chacun des acteurs. Sans pour autant tomber dans l'angélisme. Faire part des difficultés rencontrées tout en montrant les solutions qui ont permis de mettre en adéquation le SI au métier achats de l'entreprise ne peut que rassurer les utilisateurs finaux.

Une chose est sûre: l'installation d'un SI Achats reste un travail de longue haleine, parce que la résistance au changement au sein d'une entreprise est forte. Ce qui ne doit pas empêcher les entreprises de s'adapter, non seulement à leurs marchés mais également à ces nouveaux outils de collaboration.

Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer