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Déménagement informatique: faites appel à un spécialiste

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Un déménagement informatique est une prestation complexe de par la nature des biens transférés. L'inventaire des équipements et des applications doit permettre de bien dimensionner son besoin et de retenir un prestataire spécialisé.

Selon l'Association française du déménagement d'entreprise (AFDE), une entreprise déménage en moyenne tous les quatre ans, pour un coût moyen de 6 000 Euros HT. Sur ce marché, il existe trois grands types de prestations: le transfert interne, le transfert externe et le déménagement informatique. Alors que la conduite du projet des deux premiers revient généralement aux acheteurs ou aux responsables de services généraux, le déménagement informatique requiert une étroite collaboration avec la direction des systèmes d'information (DSI) et surtout un cahier des charges adapté à la nature des biens transportés. Il peut aussi bien concerner le transfert de postes de travail (PC, écrans, périphériques, etc.) que celui de serveurs ou d'applications informatiques. Il s'agit donc d'une prestation très technique et plus complexe qu'il n'y paraît.

@ INGENOVA

Etablir un cahier des charges très précis

Pour rédiger son cahier des charges, l'acheteur peut s'appuyer sur la norme Afnor NF X50-815 dite «d'aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques d'un déménagement d'entreprise». Cette méthodologie a été élaborée en 1998 par des représentants des donneurs d'ordres et des entreprises de déménagement. Lors de la rédaction du cahier des charges, la prise en compte du descriptif des locaux est évidemment impérative. Il est d'ailleurs conseillé d'organiser plusieurs visites des lieux avec les candidats à l'appel d'offres et de fournir le plan des bâtiments. Autre spécificité: la période d'exécution souhaitée. La plupart des transferts se déroulent en fin de semaine (voire le week-end) et enfin de journée (voire la nuit). Les donneurs d'ordres veulent, en effet, qu'un transfert se déroule en dehors des horaires de bureau. «Nos clients attendent que le matériel soit reconnecté, paramétré et testé avant l'arrivée des salariés», note Olivier Piquart, responsable commercial chez Ingenova, société spécialisée dans le déménagement informatique.

La nature et le nombre des biens à déménager sont les autres points-clés du cahier des charges. Pour les détailler, l'acheteur doit réaliser, généralement avec l'aide de la DSI, un inventaire des équipements informatiques de l'entreprise (postes informatiques et périphériques utilisés par les salariés, serveurs et des applications informatiques de l'entreprise, etc.) «Cette étape permet notamment d'identifier les applications critiques telles que le système d'information, la messagerie ou les logiciels métier, qui ne peuvent être arrêtés plus d'une heure ou qui nécessitent une sauvegarde», explique Firmin Sanchez, dirigeant du cabinet de conseil Artinea Consulting. En outre, cet inventaire permet au donneur d'ordres d'établir une déclaration de valeur des biens déménagés. Celle-ci est nécessaire pour fixer le montant de la garantie contractuelle de l'opération. A défaut, le prestataire limite sa responsabilité à un plafond forfaitaire fixé dans ses conditions générales de vente.

Autre élément à préciser dans le cahier des charges: les conditions financières de l'opération (modalités de paiement, pénalités de retard, de report ou d'annulation, etc.), les éventuelles procédures qualité que le donneur d'ordres entend mettre en oeuvre pour le suivi de la prestation, ou la présence d'autres corps de métier. Dans le cadre d'un déménagement informatique, l'entreprise peut en effet faire appel à prestataire de déménagement pour le transfert proprement dit des biens et à un prestataire informatique pour l'interruption, puis la remise en service du matériel. «Il est préférable de ne retenir qu'un seul prestataire pour simplifier une opération déjà complexe à la base», recommande Firmin Sanchez (Artinea Consulting). Enfin, le cahier des charges doit mentionner les conditions d'envoi, de remise et d'acceptation des offres des prestataires.

Firmin Sanchez, Artinea Consulting

« Le déménagement informatique est une opération complexe et technique. »

S'adresser à des prestataires spécialisés

Alors que la France compte environ 1 200 entreprises de déménagement, on dénombre une cinquantaine de prestataires spécialisés dans le déménagement d'entreprise. Pour réussir son transfert, il est donc fortement conseillé de s'adresser à ces derniers, voire à des spécialistes du transfert informatique. Un contrat de déménagement étant soumis au régime des contrats de transport (sauf s'il s'agit d'un transfert interne), les candidats à l'appel d'offres doivent être inscrits au registre des transporteurs routiers et présenter une attestation de capacité à la profession délivrée par le ministère des Transports. Il est à noter que seules les entreprises disposant du code NAF 602 L, M ou N dans leur Kbis, ou, au minimum d'un statut de commissionnaire en transport, sont habilitées à être en relation directe avec les donneurs d'ordres pour la partie déménagement et transport proprement dite. Outre le prix, le choix du prestataire doit reposer sur des critères comme la taille de la société, ses moyens en hommes (vendeurs, techniciens, chefs d'équipe, déménageurs, etc.) ou en matériel (véhicules, élévateurs, etc.) ou ses références clients. De même, sa capacité à proposer des services au-delà du déménagement proprement dit, par exemple la possibilité de rebrancher les appareils informatiques, doit être appréciée. Au final, le coût d'un déménagement informatique est très variable. «Le prix du transfert d'un poste informatique s'élève entre 50 et 80 Euros HT», indique Bruno Durand, directeur général d'Albiparc, société spécialisée dans le déménagement de parcs et de salles informatiques. Les familles de serveurs et d'applications informatiques étant trop hétérogènes, il est en revanche impossible d'avancer un coût moyen du déménagement pour ce type de biens. En vertu de l'article L 113-1 du code du commerce, l'entreprise de déménagement sera tenue, en tout cas, à une obligation de résultat.

Alain Bretelle, responsable achats prestations, Groupe Galeries Lafayette

Alain Bretelle, responsable achats prestations, Groupe Galeries Lafayette

Témoinage
«Une prestation pour laquelle la compétence technique est primordiale»

Lors du déménagement du siège des Galeries Lafayette, en début d'année, près de 900 postes informatiques ont été transférés sur le nouveau site à Paris (IXe). Pour cela, un cahier des charges a été élaboré par la direction achats, avec la DSI, la direction des moyens et services généraux, et la DRH. «Nous avons choisi le prestataire I.T. Com qui nous permettait de privilégier la qualité technique, tout en maîtrisant le coût financier», note Alain Bretelle, responsable achats prestations. Après l'inventaire du matériel, I.T. Com a procédé au nettoyage, à la déconnexion, au conditionnement et au transfert du matériel. Il a aussi assuré la reconnexion et la configuration des postes. Puis, il a réalisé les tests de remise en marche des machines les week-ends, «afin que tout fonctionne à l'arrivée des salariés», précise Alain Bretelle. I.T. Com a ensuite assuré une assistance technique les deux jours suivant les week-ends de transfert.


L'entreprise
Groupe Galeries Lafayette
ACTIVITE
Grands magasins, citymarchés, crédit & services financiers
CHIFFRE D'AFFAIRES 2007
5 milliards d'euros
EFFECTIF GLOBAL
30000 personnes
VOLUME D'ACHATS 2007
500 millions d'euros

Expérience
BNP Paribas déménage une salle de marchés

A la suite de la réalisation d'un nouveau plateau pour une salle des marchés, le secteur Equities & Derivatives de BNP Paribas a dû procéder au redéploiement de ses équipes et, par conséquent, au déménagement de près de 500 PC et 800 écrans. «Pour réaliser ce transfert, nous avons sélectionné Albiparc, une société de déménagement spécialisée, qui a une bonne connaissance de l'environnement des salles de marché», précise Jean-Michel Garcia, responsable des infrastructures informatiques pour le pôle Capital Market de BNP Paribas. «Nous souhaitions travailler avec une entreprise capable d'apporter des ressources supplémentaires en cas de retard», ajoute Jacques Vervelle, responsable des facilities pour le secteur Equities & Derivatives de la banque. Dans le cadre de sa prestation, Albiparc a consolidé et vérifié l'inventaire communiqué pour l'ensemble du matériel informatique à déménager. Une fiche comportant des informations sur les positions de départ et d'arrivée a été mise en place pour chaque matériel, avec une photo. «Le succès d'une opération de cette ampleur, aux timings serrés, repose sur une étroite collaboration avec le prestataire et une circulation de l'information des plus fluides», souligne Jean-Michel Garcia. Albiparc a aussi assuré la reconnexion des matériels et reporté sur la fiche de suivi les anomalies rencontrées. Les équipes internes ont vérifié, pour leur part, l'aspect applicatif afin que les collaborateurs de la salle de marché retrouvent, le lundi matin, leur position à l'identique et en parfait état de fonctionnement.


L'entreprise
BNP Paribas
ACTIVITE
Banque
CHIFFRE D'AFFAIRES 2007
31 milliards d'euros
EFFECTIF GLOBAL
138000 collaborateurs
VOLUME RACHATS
7 milliards d'euros
EFFECTIF ACHATS
110 personnes