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Dématérialiser son courrier: un gain de temps

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Alors que nombre de salariés passent encore des heures à mettre sous pli ou à affranchir le courrier, de plus en plus de prestataires proposent des procédés performants pour les dématérialiser. Moins chronophages et plus respectueuses de l'environnement, ces solutions sont l'avenir des envois papier.

Avec plus de 300 000 courriers de contentieux à traiter par an, la gestion des plis est un poste incontournable pour AG2R La Mondiale. Le groupe d'assurances a donc choisi de les dématérialiser avec Bee-Post, solution de Logidoc-Solutions. «Outre les gains financiers qui nous permettront de réduire le coût des mises en demeure d'environ 30 %, cette solution réduit le temps consacré par les équipes à ce poste de travail, trop contraignant», précisait le chef de projet d'AG2R La Mondiale dans un communiqué en septembre dernier. Grâce à une plateforme de web services dédiée, Bee-Post permet de capturer et d'imprimer les recommandés de masse ou unitaires provenant des centres de gestion d'AG2R La Mondiale. La production et la remise postale sont externalisées, tout en assurant une gestion des retours et un archivage à valeur probatoire. Les utilisateurs disposent d'un serveur de suivi, d'administration et d'archivage, incluant la traçabilité unitaire et la remontée des preuves de dépôt et de distribution. Accessible depuis les postes de travail, cette plateforme permet d'éliminer le travail fastidieux de rapprochement entre les retours avec accusé de réception et les mises en demeure envoyées.

Pour une gestion simple et sécurisée

A l'exemple d'AG2R La Mondiale, de plus en plus d'entreprises se tournent vers ces solutions de dématérialisation et d'externalisation. Pour Thierry Sustar, chef de groupe Mail Creation/DMT chez Pitney Bowes: « Les entreprises qui dématérialisent leurs courriers cherchent une meilleure réactivité. Ce procédé est intéressant pour le courrier rentrant. De plus, c'est un avantage pour les sociétés multisites car il évite le transport de plis entre le siège et ses filiales. » Dans la gestion du courrier électronique, les entreprises cherchent la simplicité de configuration d'un logiciel, tout en gardant la mainmise sur la personnalisation et le suivi des envois. Pour Anne Mauboussin, chef de marché digital mailroom chez Itesoft, une salle de courrier dématérialisée « se décompose en trois parties: la numérisation de l'ensemble du flux de courrier entrant dès sa réception, le tri et l'indexation automatiques des documents et la distribution sous forme numérique aux destinataires ». Pour le courrier entrant, les solutions Itesoft.FreeMind Enterprise (Itesoft) ou DF Station (Pitney Bowes) proposées à la location pour environ 250 Euros par mois, entretien compris, permettent de numériser les plis avant de les déposer dans les bannettes électroniques des destinataires. D'autres prestataires comme Swiss Post, Readsoft, Dynapost (La Poste), DHL Global Mail ou Athic offrent de traiter numériquement le courrier entrant. Ainsi, chez Pitney Bowes, la personne qui réceptionne le courrier collecte, traite et numérise les documents grâce à un scanner. Chaque utilisateur dispose de sa bannette sur son poste de travail. Une fois le courrier récupéré, il peut l'enrichir en insérant annotations, signatures... On peut aussi y ajouter des documents (bons de commande, etc.). Des process automatisés permettent également de garantir la sécurité des plis.

Externalisation de la gestion du courrier électronique sortant

Les solutions de dématérialisation des envois s'apparentent plus à une externalisation simple car les entreprises traitent en numérique leur courrier dont elles confient l'impression, la mise sous pli et l'affranchissement à des prestataires. Une fois le logiciel sur le serveur, les services internes de l'entreprise mettent en forme le courrier avant de l'envoyer sous forme électronique aux prestataires. La Poste propose un logiciel capable de gérer le courrier sortant avec des options d'archivage (solution Maileva). Les courriers sont ensuite envoyés à un centre de traitement de La Poste qui imprime, met sous pli et affranchit. Un simulateur de coûts permet d'évaluer les gains potentiels. Ainsi, pour 1000 courriers (deux pages noir et blanc) avec gestion des NPAI, l'archivage et la consultation en ligne pendant un an, le prix s'élève à 1982 Euros HT pour un envoi en interne et, avec Maileva, le prix varie entre 1 012,50 et 1 272,50 Euros HT selon les abonnements, soit une promesse de 36 à 49 % d'économies. Si les atouts en faveur d'une dématérialisation du courrier sont nombreux, la culture papier demeure et des freins subsistent, selon une étude Sondage omnibus LH2 / Salon Graphitec-Convertec 2009 mené sur un échantillon national représentatif, les 20 et 21 février 2009. Etude basée sur les personnes déclarant être équipées d'Internet à leur domicile (650 parmi les 1000 interrogées) réalisée en 2009. 71 % des interrogés estiment que l'information reçue par courrier capte plus leur attention que celle réceptionnée via le Net.

Julie Mangeat, Gîtes de France du Finistère

Julie Mangeat, Gîtes de France du Finistère

Témoignage
« Le but : externaliser 50 000 courriers »

« La mise sous pli et l'affranchissement des courriers de notre logiciel de réservation étaient réalisés en interne. Avec 50 000 envois de courriers par an, nous avons décidé d'externaliser l'an dernier », explique Julie Mangeat, directrice marketing des Gîtes de France du Finistère. La solution choisie ? Flydoc du groupe Esker. « L'interface Flydoc est configurée dans l'ordinateur au même titre que les imprimantes. Tout est paramétré d'avance pour l'envoi des courriers. Il suffit d'un clic sur Flydoc puis de valider les paramètres. Ensuite, Esker les imprime, les affranchit et les envoie », poursuit Julie Mangeat. Trois types d'envois sont intégrés (lent ou rapide, noir et blanc ou couleur, grande ou petite enveloppe). Seuls les recommandés se traitent toujours en interne. Le courrier est ensuite archivé dans le logiciel et sur Flydoc pendant deux mois sur un compte internet. La prestation comprend l'impression noir et blanc et les services associés. Le tarif de départ est négocié en fonction des volumes. Enfin, la centrale de réservation des Gîtes de France du Finistère bénéficie des affranchissements grands comptes et des tarifs de La Poste, en lien avec Esker. « Ce qui prenait trois heures ne prend plus que quelques minutes. Néanmoins, nous n'avons pas encore assez de recul car notre contrat de location des machines à affranchir ne s'arrêtera qu'en 2012 », conclut Julie Mangeat.

Gîtes de France du Finistère

ACTIVITE
2 000 hébergements (gîtes ruraux, location chambres d'hôtes...)
CHIFFRE D'AFFAIRES 2010
7,5 milliards d'euros
EFFECTIF
13 salariés