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Dématérialisation: quid du ROI?

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Si la dématérialisation se démocratise progressivement dans les services comptables et les directions de ressources humaines, son retour sur investissement (ROI) est encore peu étudié. Véritable levier de motivation dans le cadre d'une démarche de développement durable, la mise en place d'une telle gestion implique une solide conduite du changement.

Eviter le risque d'erreurs dans les saisies manuelles, améliorer le workflow au sein des services utilisateurs et réduire le coût de traitement des documents: les principaux bénéfices de la dématérialisation sont déjà bien connus des donneurs d'ordres. Désormais incontournable, elle améliore l'efficacité opérationnelle en substituant aux échanges de documents papiers un traitement automatisé de données numérisées, comme le rappellent les éditeurs Itesoft et CDC Fast. Les services comptables, financiers et les ressources humaines ont été les premiers à rationaliser la saisie et le traitement de leurs documents administratifs. Selon les dernières études de Markess International, 48 % des DRH déclarent recourir depuis 2010 à des solutions de dématérialisation intégrant des modules de lecture automatique de format papier. 47 % des services comptables et financiers dématérialisent leurs factures sortantes et/ou entrantes depuis 2008. Mais quid du retour sur investissement de ces outils? « Il est encore difficile de s'exprimer sur le sujet, explique Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess International. Beaucoup d'entreprises n'ont pas nécessairement analysé le coût du traitement avant dématérialisation, ni forcément tiré tous les enseignements de ces solutions. » D'autant plus que la majorité des éditeurs dévoilent difficilement les investissements globaux de leurs clients. Autre difficulté: la rentabilité d'une solution de dématérialisation se mesure différemment selon qu'on l'implémente sur le système d'information ou qu'on la loue chez un prestataire de services via sa plateforme en mode SaaS (Software as a Service). Dans le premier cas, le déploiement impose de payer la licence du logiciel, de s'équiper de nouveaux serveurs pour le traitement et de stocker des données, ou de faire intervenir un intégrateur chargé de l'installation. Dans le second cas, le prestataire facture un service de location de sa solution moyennant un volume de documents dématérialisés.

Xavier Mahéo, Computacenter

« Nous avons pu économiser l'équivalent d'un temps plein au service comptable. »

Un amortissement sur 12 mois

La dernière étude menée par le bureau Serdalab Etudes Serdalab, «Dématérialisation et échanges sécurisés: marché et besoins en 2009-201 0», juillet 2009. révèle que 41 % des organisations interrogées constatent un retour sur investissement des solutions de dématérialisation, entre neuf et 12 mois après sa mise en oeuvre. Une estimation partagée par le président du directoire de CDC Fast, Charles du Boullay: « Le ROI ne dépasse pas 12 mois », confirme-t-il. Principale source d'économies: les coûts d'exploitation. Une fois la solution de dématérialisation intégrée dans le système d'information, le traitement des factures dégagerait un gain moyen de 46 % par rapport à un traitement manuel, selon le cabinet d'études Aberdeen. « Après intégration par Flucticiel des logiciels de reconnaissance des données Kofax et de traitement de nos factures fournisseurs Basware dans notre système d'information, nous avons pu absorber la forte croissance de notre activité, sans recourir à du personnel supplémentaire, et ainsi économiser l'équivalent d'un temps plein au service comptable », explique Xavier Mahéo, directeur administratif et financier de Computacenter. Il assure également avoir gagné en visibilité sur la gestion des factures fournisseurs, qui sont désormais traitées automatiquement à 80 %. Et le délai moyen de validation, résolution des litiges comprise, est aujourd'hui de deux jours et demi. L'équipe peut ainsi se concentrer sur les contestations factures les plus complexes et le suivi des comptes. Même constat pour une solution en mode SaaS. Le prestataire Primobox garantit une réduction de 50 % des coûts de traitement des bulletins de paie à partir de sa plateforme de dématérialisation. Comment? Les modules de reconnaissance automatique des données numériques (LAD, RAD... ) présents dans les solutions de dématérialisation simplifient et rationalisent le traitement de l'information. « Une facture papier coûte en moyenne 7 euros pour l'émetteur, et 15 euros pour le destinataire, indique Charles du Boullay (CDC Fast). Pour certaines prestations, comme le consulting, il faut jusqu'à une journée et demie pour collecter les données nécessaires, et le coût du traitement de la facture se chiffre en centaines d'euros. » Si l'on considère une division des coûts par deux, cela représente un certain manque à gagner...

Néanmoins, pour assurer une bonne conduite du changement, la démonstration par la rentabilité ne suffit pas. Il vaut mieux concerter les futurs utilisateurs en amont. Et pour cause: selon le Syntec numérique, une entreprise sur trois rechigne à passer à la dématérialisation, et 50 % d'entre elles considèrent comme frein majeur leur fort attachement à la culture papier. Il faut donc combiner bonne communication et accompagnement. Autre contrainte spécifique au mode SaaS, l'acheteur doit motiver son choix auprès de clients internes souvent réfractaires à l'idée de confier leurs données à un prestataire externe. Markess International annonce que seuls 29 % des DRH privilégient les solutions en mode SaaS, contre 58 % qui plébiscitent une implémentation sur leur système d'information. Pourtant, les solutions en mode SaaS affichent souvent un tarif attractif. Ainsi, l'éditeur ReadSoft propose son offre de dématérialisation ReadSoft Online à partir de 79 euros par mois.

Thierry Cornuault, Europe Airpost

Thierry Cornuault, Europe Airpost

Témoignage
«Nous tablons sur un amortissement de notre solution d'ici à trois ans»

Après avoir mis en place la solution globale Azur Technology dans son système d'information, la compagnie aérienne Europe Airpost enregistre une économie de 30 % sur le traitement de ses factures fournisseurs. La dématérialisation des 60 000 documents comptables et financiers traités chaque année a permis d'accélérer le workflow entre les sept directions prescriptrices et la direction du contrôle de gestion et de la comptabilité. «La mise à disposition d'un seul et même outil auprès de toutes les directions utilisatrices nous a conduits à revoir l'organisation de notre service comptable et nous a permis de dégager une grande partie des 30 % d'économies observés», explique Thierry Cornuault, directeur du contrôle de gestion et de la comptabilité d'Europe Airpost. Avec un investissement initial de 250 000 euros, portant sur le logiciel, le matériel et l'intégration, « il est encore très difficile de s'exprimer sur le ROI, nuance Thierry Cornuault, car nous n'avons pas encore valorisé la solution. Mais on peut raisonnablement estimer que la solution sera totalement amortie d'ici à trois ans, une fois la réorganisation du service comptable terminée». Au sujet du «green» ROI, le directeur contrôle de gestion et de la comptabilité d'Europe Airpost répond franchement qu'il n'est pas encore fixé sur la question. «A raison de 15 g par document, notre volume annuel de papier est de moins d'une tonne. » Convertie en CO2, cette quantité représente moins de deux tonnes. «Sachant que la tonne de carbone est évaluée actuellement sur le marché financier à environ 11 euros, notre empreinte carbone in fine n 'est pas significative. Cependant, sur le long terme, la perspective écologique de dématérialisation s'inscrit bien dans notre politique de développement durable», ajoute Thierry Cornuault.

Europe Airpost

ACTIVITE
Transport aérien
CHIFFRE D'AFFAIRES 2010
500 millions d'euros
VOLUME D'ACHATS 2010
2 millions d'euros
EFFECTIFS
200 personnes
EFFECTIFS ACHATS
15 personnes

S'assurer de la sécurité de l'hébergement

Quelle est donc la principale entrave? La sécurité des données qui transitent chez le prestataire... Les directions prescriptrices craignent une violation de l'intégrité de leurs données. «Pour garantir la sécurité des flux, nous mettons à disposition de nos clients un système de certification des documents confiés. Ceux-ci sont alors cryptés, horodatés, et nécessitent de recourir à une technologie d'authentification pour les consulter ou les exploiter», explique Charles du Boullay. Associé au tiers archiveur CDC Arkhinéo, le prestataire accomplit des services de dématérialisation pour le compte de 4000 collectivités et établissements publics. Itesoft émet une autre recommandation: s'assurer de la sécurité de l'hébergement. Il rappelle que l'éditeur doit garantir au donneur d'ordres la redondance de l'infrastructure sur laquelle repose la solution, pour prévenir des risques naturels et gérer des sauvegardes externalisées.

Enfin, pour accompagner la conduite du changement, il est également envisageable de mettre en avant l'amélioration du bilan carbone une fois la dématérialisation adoptée. Mais comment s'analysent les bénéfices apportés en termes de réduction d'émission de gaz à effet de serre? Par exemple, gérer les documents comptables de différents sites de production implique de recourir à des moyens de transport émetteurs de CO2. En dématérialisant leurs documents, les entreprises réduisent de facto leur empreinte carbone.

Le «green» ROI pour une démarche écologique

Or, le «green» ROI n'est pas complètement maîtrisé par l'ensemble des donneurs d'ordres. Ces derniers regrettent effectivement un manque de maturité dans l'approche développement durable de leur projet, mais sont conscients de cette valeur ajoutée. Pourtant, des outils sont déjà à leur disposition pour renforcer l'approche éco-responsable de la dématérialisation. L'éditeur CDC Fast propose une calculette CO2 (voir encadré ci-dessous) aux collectivités afin qu'elles établissent leur bilan carbone. D'autre part, le Livre vert du Syntec numérique rappelle les objectifs du Plan numérique 2012, édités par le gouvernement. Ce dernier préconise depuis 2008 une accélération de la dématérialisation, dans la mesure où elle représente un potentiel d'économie de 20,7 t de CO2 à l'horizon 2020. Elle arrive en cinquième position sur la liste des leviers les plus prometteurs pour réduire les émissions de gaz à effet de serre, après les réseaux électriques, les bâtiments, la logistique et les moteurs intelligents.

Evidemment, rapportée à la consommation de papier de chaque entreprise française, la dématérialisation ne semble pas peser lourd dans la balance des arguments des donneurs d'ordres, mais elle contribue à une démarche globale de développement durable. Il est donc temps de dépasser la seule logique de rentabilité immédiate pour prendre en considération l'ensemble des aspects du retour sur investissement de la dématérialisation, à la fois économique et écologique.

Hélène Mouiche, MarkessInternational

«D'ici à 2012, la dématérialisation se fera depuis la demande d'achat jusqu'à l'avis de paiement.»

zoom
Le procure to pay (P2P), la dématérialisation à chaque étape

Les documents relatifs à la passation de commandes sont désormais aussi concernés par la dématérialisation. Selon le cabinet d'études Markess International, 44 % des décideurs envoient leurs bons de commande au format électronique. En parallèle, les logiciels d'e- procurement et d'e-sourcing tendent à se démocratiser dans la plupart des services achats des grands comptes. «D'ici à 2012, la dématérialisation devrait se porter sur l'ensemble de la chaîne: demande d'achat, commande, bon à payer, bon de livraison et avis de paiement», soutient Hélène Mouiche (Markess International). Le cabinet souligne le dispersement de la gestion des outils (entre les directions achats et les directions administratives et financières) et prévoit la consolidation de ces traitements car il faudra uniformiser le processus, depuis l'approvisionnement jusqu'à l'avis de paiement (procure to pay, ou P2P). C'est donc le prochain objectif à atteindre...

La calculette C O 2 - exemple d'application

Chaque semaine (soit 52 fois par an), une collectivité envoie, à la préfecture qui se trouve à 20 km, 100 actes de cinq feuilles (de chacune desquelles elle conserve un double). Elle se sert pour cela d'un petit véhicule utilitaire qui consomme en cycle mixte 6,3 l de gasoil aux 100 km et fait l'aller-retour à chaque fois.
Elle dépense donc: 52 (nombre de semaines) × 100 (nombre d'actes) × 2 (en double) × 5 (feuilles), soit 52 000 feuilles par an.
En transport cela représente: 52 (nombre de semaines) × 2 (aller- retour) × 20 km, soit 2 080 km par an.