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Coûts administratifs, un levier d'économies inexploité

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Une étude européenne d'American Express et d'A.T. Kearney révèle que les voyages d'affaires génèrent de nombreux coûts indirects qui pourraient être évités.

Réduire les coûts administratifs des déplacements professionnels est possible. En effet, selon l'étude d'American Express et d'A.T. Kearney publiée en mai dernier, les coûts de gestion indirects (organisation et réservation de voyages, avances de trésorerie, facturation centrale et notes de frais) des entreprises européennes représentent en moyenne 4,6% de leur budget voyages, soit 323 euros HT par voyageur et par an. Toutefois, dans certaines entreprises, ce pourcentage s'élève à 34%. Même si ces coûts indirects diminuent d'année en année (5,6% en 2003 contre 8% en 1997), l'étude souligne que les entreprises européennes passent encore à côté d'économies significatives.

L'adoption de meilleures pratiques de gestion des frais professionnels, comme l'application d'une politique voyages, l'automatisation du traitement des notes de frais ou encore l'utilisation d'outils de réservation en ligne, permettraient de réduire les coûts administratifs de 4,6% à 2,1%, selon l'enquête. «Les entreprises, et notamment les directeurs financiers, devraient davantage se pencher sur les processus de back-office, qui se révèlent souvent peu efficaces et sont trop nombreux, souligne Karen Penney, directrice du département business solutions d'American Express. Et ce plus particulièrement dans un climat économique qui les incite à toujours rechercher des moyens de réduire les coûts des déplacements professionnels.»