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Courrier: mixer papier et dématérialisation

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Pour aider les entreprises à optimiser leur service courrier, les prestataires du marché rivalisent d'imagination pour apporter des solutions toujours plus performantes, qui facilitent le travail des équipes et prennent davantage en compte le mariage entre papier et dématérialisation.

@ SASHKIN/FOTOLIA

Pour aider leurs clients à réduire leurs coûts sur un poste qui peut représenter jusqu'à 7 % des frais généraux, les acteurs de ce marché ont développé une activité de conseil, comme le confirme Pascal Fourcat, directeur de Dynapost, filiale du groupe La Poste spécialisée dans la gestion documentaire et de services courrier. «Nous avons toujours eu des équipes de consultants pour orienter nos clients vers des organisations optimisées pour les flux entrants, circulants et sortants. Nos offres sont conçues sur mesure, en fonction de la configuration de chaque entreprise. »

De son côté, Pitney Bowes propose en amont un audit personnalité, gratuit et sans engagement, qui vise à mettre en place des outils adaptés pour gagner en productivité et obtenir un suivi détaillé des dépenses. «En matière de reporting, nous avons lancé Inview, il y a environ un an, indique Stéphanie Karsenty, directrice marketing de Pitney Bowes. Cet outil de suivi et d'analyse des dépenses postales permet aux entreprises qui possèdent un ou plusieurs systèmes d'affranchissement de visualiser et consolider leur consommation sur chaque machine ainsi que sur l'ensemble du parc. » Chez Facilitess, société spécialisée dans les services à l'occupant, les équipes déployées sur les sites des clients disposent du logiciel Colis et plis. Ce dernier offre la possibilité de suivre les plis sensibles, un code de référence étant créé pour chaque pli entrant et sortant. « Grâce à cet outil, nous pouvons savoir quand et à qui un envoi a remis, souligne Sébastien Douet-Méléo, directeur commercial de Facilitess. Nous avons aussi la possibilité de comptabiliser chaque type de flux afin de mettre en place une facturation adaptée avec les expressistes et les sociétés de course. »

Faciliter le travail des équipes

En parallèle, tous les intervenants du marché proposent des solutions de plus en plus performantes pour faciliter le travail des équipes courrier. «Les machines à affranchir dernière génération peuvent gérer 7800 lettres par heure avec la pesée au passage. 15600 lettres par heure sans pesée, précise Stéphanie Karsenty (Pitney Bowes). Elles permettent aussi de traiter automatiquement des courriers de formes et de poids variables. » Pitney Bowes devrait lancer au deuxième trimestre 2012 une nouvelle machine à affranchir capable d'imprimer en couleur sur les enveloppes des messages publicitaires, des logos et des graphiques pour donner plus de valeur au courrier. La productivité est aussi au coeur des enjeux des nouvelles machines de mise sous pli, qui traitent aujourd'hui jusqu'à 5480 plis par heure. Elles sont également capables de fournir des rapports de production en temps réel et peuvent être pilotées à distance via une tablette tactile. Pour faciliter le travail des gestionnaires de courrier, Pitney Bowes propose avec ses machines à affranchir le PB Pad. Une tablette numérique sur laquelle ils peuvent accéder en wi-fi à Inview, portail de gestion des dépenses postales et à My Account, portail client. Pour les grands comptes qui possèdent plusieurs sites, des solutions de centralisation de la gestion du courrier sont désormais proposées. «Souvent, nos clients ont une plateforme principale qui réceptionne les courriers entrants et sortants, pour les expédier vers les différents sites, relate Sébastien Douet-Méléo (Facilitess). Grâce à notre logiciel Courriers et plis, installé sur l'intranet de nos clients, toute nouvelle entrée d'un pli est enregistrée et génère une alerte e-mail adressée à la personne destinataire. Celle-ci peut donc suivre l'avancement de la distribution, effectuée par nos équipes, en temps réel. Avec ce logiciel, les collaborateurs de nos clients peuvent gérer l'ensemble de leurs expéditions depuis leur poste: coursier, expressiste, navette interne, etc. Toutes les demandes sont automatiquement relayées auprès de nos équipes et tracées pour un suivi optimal. »

Sébastien Douet-Méléo

Sébastien Douet-Méléo

Sébastien Douet-Méléo, Facilitess

« Nous proposons des outils qui offrent un suivi très précis des plis. »

Dématérialisation: des coûts divisés par deux

Pour optimiser leur poste courrier, les entreprises se tournent vers les solutions proposées par les prestataires en matière de dématérialisation des documents bureautiques et de gestion de type factures, relances, bons de commande, etc. «Grâce à nos solutions de courrier à la demande, un collaborateur peut facilement envoyer depuis son ordinateur un courrier sur le réseau postal, indique Jean-Michel Bérard, président du directoire d'Esker, spécialiste de la dématérialisation documentaire. Il lui suffit pour cela de cliquer sur «Fichier/Imprimer», de sélectionner l'imprimante virtuelle Esker puis de choisir ses options d'envoi: le type de timbre, d'impression (couleur ou en noir et blanc), le mode de pliage... Lorsque le collaborateur clique sur le bouton Envoyer», le document est transmis dans le centre courrier le plus proche de la destination. Là, il est mis sous pli et intégré sur le réseau postal le jour même. »

Avec la dématérialisation, plus besoin d'imprimante, de papier en-tête, d'enveloppes, de machines à affranchir, ni même de personnel pour gérer les courriers à envoyer... «Le système permet également d'économiser sur les timbres, puisque le document est imprimé au plus près du destinataire et qu'il bénéficie de tarifs industriels grâce à la mutualisation, précise Jean-Michel Bérard (Esker). Mais le gain le plus important, c'est la productivité. Lorsque vous devez envoyer une lettre, vous n'êtes plus obligé de courir jusqu'à l'imprimante, de mettre le courrier sous pli puis de le remettre à La Poste. Grâce à la dématérialisation, nous estimons que l'on divise par deux les coûts liés à l'envoi d'un courrier. »

Des arguments qui ne laissent pas insensibles tous les acteurs de cette industrie, qui se retrouvent tous pour déclarer que l'avenir appartient au mix papier et numérique. Ainsi, Pascal Fourcat (Dynapost) conclut: «Notre ambition, c'est de proposer à nos clients le meilleur du numérique et du papier.»

Xavier Jibidar, directeur associé de Jaicost

Xavier Jibidar, directeur associé de Jaicost

Trois questions à ...
« L'externalisation ne repose pas sur des objectifs d'optimisation des coûts postaux»

Comment arbitrer entre gestion interne du courrier et externalisation?
L'arbitrage s'effectue en fonction du volume et de la nature des produits expédiés. Une entreprise qui expédie des flux de courrier de gestion en petite quantité, avec des points d'émission dispersés sur différents sites tertiaires, privilégiera les machines à affranchir avec une gestion centralisée et un logiciel qui permettra d'offrir une visibilité sur l'ensemble des flux expédiés. Une société qui envoie des volumes plus significatifs et récurrents, au-delà de 1 000 envois par jour, aura, elle, tout intérêt à externaliser ses flux chez un regroupeur afin de bénéficier de produits postaux adaptés.


Quid de l'externalisation de l'ensemble de la gestion du service courrier?
L'externalsaton ne repose pas sur des objectifs d'optimisation des coûts postaux, mais plutôt sur une volonté de rationaliser les processus de gestion des courriers entrants et sortants. Elle offre plus de flexibilité sur les coûts, en améliorant notamment les ratios de masse salariale.


Pour quels usages peut-on envisager la dématérialisation?
La dématérialisation peut avoir du sens quand on veut optimiser des flux importants de courriers standardisés, entrants et sortants, et que l'on attend un retour sur investissement (ROI), le plus souvent lié à un allégement de la charge administrative en interne. C'est par exemple le cas des grands émetteurs de courrier de gestion que sont les banques ou les opérateurs de téléphonie. Ceux-ci essaient tous de basculer vers la dématérialisation avec l'accord de leurs clients.