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Courrier, le grand chantier de fin d'année

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La gestion des flux de courrier connaît un pic traditionnel en fin d'année: envois de cartes de voeux d'entreprises aux fournisseurs ou clients, catalogues... Pour contenir et maîtriser ce budget, deux points sont fondamentaux: le poids des plis et la connaissance des produits postaux.

@ Benoît photo/Fotolia.com

Au service courrier, la fin de l'année est souvent synonyme d'embouteillage! «La croissance du trafic postal est très importante entre la fin du mois de novembre et janvier, indique Marc Pontet, directeur marketing et commercial du courrier à La Poste. Certaines sociétés font par ailleurs un gros effort de prospection commerciale. Cette période représente, en effet, 30 à 40% du chiffre d'affaires pour certaines entreprises comme l'industrie de loisirs, les VADistes, l''agroalimentaire...» C'est également la période d'envoi de cartes de voeux aux fournisseurs ou aux clients. «En raison de la surcharge de travail, les retards de livraison ou de distribution sont élevés durant cette période, remarque Laure Nau, consultante transports au sein du cabinet de conseil Sérénia. Ces retards peuvent pénaliser tous les efforts réalisés sur le plan de la communication d'entreprise, dont les cartes de voeux font partie.» Plusieurs parades existent. L'e-card, par exemple (lire encadré), peut être une alternative. «Même si les cartes de voeux papier sont largement majoritaires, la carte de voeux électronique est une solution que l'on doit envisager, d'autant qu'elle est simple à mettre en oeuvre», précise Laure Nau. La plupart des prestataires qui gèrent des envois en nombre proposent, en effet, ce service. Une autre solution, plus classique, consiste à agir en amont pour fluidifier les flux de courrier et les envois: la vérification des adresses, du tarif par rapport au poids de l'enveloppe, etc., sont des étapes importantes.

Massifier ses envois

Le poids du pli détermine, en effet, le tarif d'affranchissement. Mais pour réduire le coût de ses envois, il est nécessaire de bien connaître les tarifs. Pour une lettre de moins de 20 grammes, en plein tarif, l'affranchissement coûte 0,54 Euros, contre 0,86 Euros pour un poids supérieur à 20 grammes et inférieur à 50 grammes. Des envois en nombre sont possibles à partir de 400 plis en local et 1 000 en national. La baisse de tarif est néanmoins peu significative: 0,53 Euros au lieu de 0,54 Euros pour un pli de moins de 20 grammes. A l'image de Ouaw, éditeur de cartes de voeux B to B, la plupart des prestataires ont pris en compte cette problématique en proposant une gamme inférieure à 20 grammes, afin d'entrer dans la première tranche de tarif. «Notre gamme de cartes pèse 19 grammes», confie Renaud Bouvard, créateur de la collection graphique.

Un autre aspect est important pour optimiser ses dépenses: la massification des envois. Plusieurs produits peuvent convenir pour les envois de cartes de voeux, suivant la qualité du destinataire (fournisseur ou client, important ou non). Pour l'Ecopli en nombre, la première tranche, la plus usitée pour les envois de fin d'année, concerne les lettres de moins de 35 grammes. Le pli ne coûte alors que 0,45 Euros, contre 0,49 Euros pour un Ecopli qui ne serait pas en nombre. Autre possibilité, encore moins onéreuse: la solution Postimpact. A moins de 35 grammes, le pli coûte 0,36 Euros. Les seuils minimums, comme pour l'envoi en plein tarif, sont de 400 envois en local et de 1 000 en national.

Optimisation permanente

Par rapport à l'envoi traditionnel, ces solutions présentent toutefois plusieurs contraintes. L'Ecopli est distribué à J + 4. Quant à Postimpact, il est remis au destinataire à J+7. Il convient donc de bien calculer la période d'envoi afin que la carte de voeux arrive dans le timing décidé. De plus, le pli Postimpact, produit spécifique du marketing direct, ressemble à un prospectus publicitaire. Une solution à proscrire, donc, pour l'envoi de cartes de voeux à ses meilleurs clients ou fournisseurs.

Chaque responsable des envois doit donc jongler entre tous les tarifs pour respecter son budget. Chez Manutan, entreprise de vente à distance qui envoie plusieurs millions de catalogues à ses clients chaque année, le budget reste constant grâce à une grande souplesse dans l'organisation. «Nous jouons sur plusieurs leviers, explique Marie-Hélène Léger, responsable de la fabrication des catalogues. En fonction de l'utilisation du catalogue, par exemple promotionnel ou au contraire à usage annuel, nous allouons plus ou moins de grammage au papier, ce qui permet de réduire le poids et de bénéficier de tarifs plus attractifs.» De même, le choix des formats de catalogue est large, du format poche jusqu'au A4. Là encore, le choix de la cible et l'objectif du support entrent en ligne de compte, la pertinence des catalogues par rapport au besoin des clients restant la priorité. L'optimisation est permanente, grâce à un outil interne de calcul de poids et d'affranchissement. Les budgets postaux, dont les montants sont quasiment linéaires depuis quelques années, offrent également une grande visibilité. «Nous les connaissons parfaitement, ce qui nous permet de nous organiser en amont», précise Marie-Hélène Léger. Les envois en nombre sont ainsi systématiquement supérieurs à 20000 exemplaires, afin de bénéficier de tarifs préférentiels de cette tranche. Une organisation que Manutan sera peut-être amenée à revoir avec la libéralisation du marché postal en 2011.

Zoom

Les cartes de voeux d'entreprises deviennent high-tech
Si, pour les cartes de voeux d'entreprise, le courrier «papier» reste le plus utilisé, cela n'empêche pas la montée en puissance de solutions plus high-tech. L'e-card pro connaît ainsi un beau succès. «C'est un marché de complément par rapport au papier, mais il croît de 5 à 6% chaque année», se réjouit Jacques Flottes, directeur commercial et marketing des Editions du curieux, qui proposent des e-cards professionnelles depuis cinq ans. La carte peut être personnalisée en incorporant le logo et le texte de l'entreprise. Des animations flashs, sur le thème écologie/nature ou performance d'entreprise, sont également disponibles. Afin d'éviter les écueils techniques (lourdeur du fichier ou classement en spam par le service de messagerie), le destinataire reçoit un mail contenant un lien. Lequel le renvoie sur l'e-card dans le serveur du prestataire. Les clients y voient plusieurs avantages, comme l'explique Jacques Flottes: «Ce service est rapide et la carte de voeux arrive à l'heure.» En termes de coûts, la solution s'avère intéressante à partir d'un certain volume: un abonnement sur trois mois est proposé, au tarif forfaitaire de 129 euros. Pour ce prix et pendant cette période, le client peut envoyer autant d'e-cards qu'il le souhaite. De son côté, la société One point TV, spécialiste de solutions audiovisuelles on line, vient de lancer des cartes de voeux vidéo. Trois packs sont disponibles, du standard au plus personnalisé, offrant diverses possibilités pour cette pastille audiovisuelle: logo et coordonnées de l'entreprise, apparition de comédiens professionnels, etc. Les usages sont principalement de trois ordres: communication interne, communication commerciale et communication corporate. Le coût, hors taxe, varie de 2 500 à 7 500 euros. Le produit cible aussi bien les grands comptes que les PME.