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Courrier express: alléger la facture

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Beaucoup d'entreprises utilisent les services des transporteurs express même si elles n'en ont pas toujours l'absolue nécessité. Ce service est cher, surtout pour les colis lourds ou volumineux. D'où la nécessité de gérer tous les indicateurs de performance des prestations postales.

Comment faire parvenir le jour même à l'imprimeur les documents qui serviront à l'édition d'une plaquette? Comment expédier un colis de plus de 500 grammes à l'étranger? Le tout pour des tarifs raisonnables. Les entreprises qui utilisent régulièrement les transports et les courriers express ont tout intérêt à regarder de près ce poste de dépenses, plus onéreux que les expéditions «standard».

Par Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans des achats et de la recherche d'avoirs.

Quantifier le recours aux services express dans l'entreprise

Pour l'acheteur, la négociation avec les prestataires spécialistes du courrier express (DHL, Chronopost...) commence toujours par une phase de réflexion: il faut avoir une vision claire et complète de ses consommations. Par exemple, quantifier le nombre d'expéditions par an et par saison, la répartition entre zones de destination, les délais de livraison exigés et pratiqués, le poids moyen et le poids maximal facturés, les dimensions moyennes des colis... Il faut estimer également le prix moyen d'une expédition, voire le pourcentage d'expéditions facturées en poids volumétrique... Cette analyse est en effet indispensable, sinon le consommateur de transport ou de courrier express ne pourra obtenir de la part des prestataires des offres en adéquation avec ses besoins. De plus, il lui sera difficile de mesurer le potentiel d'économies réalisables.

La plupart des entreprises recourent à plusieurs prestataires, car les services offerts sont assez similaires. Celles qui ont besoin de faire appel à de multiples transporteurs sont assez rares. Sur le plan de la gestion des coûts, il est plus rentable d'avoir un transporteur principal pour la majorité des envois. On peut alors rassembler le maximum d'expéditions chez un, voire deux prestataires, ce qui permet d'obtenir un taux de réduction plus important.

Pour limiter ou rationaliser l'utilisation de courrier express, il convient de négocier avec son prestataire des services fables, avec des délais garantis, à des tarifs plus économiques. Conformément à la convention de IATA, les transporteurs express appliquent généralement la taxation volumétrique pour les expéditions aériennes de colis légers et volumineux. Il s'agit d'un ratio entre le poids des expéditions et leur volume (Lxlxh/6 000 avec L, l, h exprimés en cm), qui entraîne des coûts plus élevés.

Adapter le contrat aux volumes expédiés

Attention surtout au suivi des colis. Contrôler le respect des délais n'est pas une perte de temps, bien au contraire. Si des colis arrivent en retard, le bénéficiaire peut recevoir un remboursement partiel ou complet. A condition que le contrat-cadre prévoie ce type de garantie. Autre point important: des contrats de prestations modulables en fonction des besoins de votre entreprise. En effet, si votre volume d'envois augmente, vous devez avoir la possibilité de négocier une nouvelle grille tarifaire avant que le contrat en vigueur ne touche à sa fin.

Voilà quelques leviers qui permettent de réduire les coûts des services de courrier express. Un domaine de plus en plus crucial pour les entreprises avec la sortie de la récession économique.

Les clés

- Quantifier la part des expéditions express - Confier son trafic à un ou deux prestataires, sauf pour certaines destinations - Veiller au respect des délais et des remboursements en cas de retard - Prévoir une révision des contrats pour faire face à des hausses de volume.