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Concevoir l'espace de travail

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L'aménagement des espaces de bureau constitue une famille d'achats sensible. Il touche, en effet, l'ensemble du personnel d'une entreprise. Il est donc nécessaire d'accorder une place à la notion de bien-être dans un univers professionnel toujours plus exigeant.

L'aménagement d'espaces de bureau est une prestation à part entière. De nombreux acteurs se positionnent sur ce marché porteur, à commencer par les fabricants de mobilier de bureau et les professionnels du déménagement d'entreprise. Il existe également des prestataires dont c'est le coeur de métier: les aménageurs d'espaces, plus couramment appelés «space planners».

Le métier de base des aménageurs d'espaces est le conseil, plus particulièrement dans l'agencement des locaux. Leur travail s'apparente à celui des architectes d'intérieur, pour les particuliers. Dans la pratique, leur intervention va plus loin. Certaines agences (ou cabinets) jouent un rôle central dans l'aménagement du site, du choix du mobilier au déménagement, en passant par la coordination de divers métiers de second oeuvre (climatisation, électricité, plomberie, etc.) A ce titre, il appartient à la direction achats de bien vérifier la nature des relations entre les aménageurs d'espaces et les prestataires, seule l'indépendance des premiers pouvant garantir une totale transparence des coûts afférents à un projet d'aménagement.

Les grandes formes d'aménagement

Selon la norme Afnor X 35-102, l'espace de travail d'un collaborateur, dans un bureau individuel, doit être d'au moins 9 m2. Contrairement à une idée reçue, ce chiffre augmente pour les bureaux collectifs (les «open spaces»): par exemple, 10 m2 par collaborateur pour les bureaux de six personnes. Ces dernières années, les open spaces se sont généralisés dans les entreprises. Pour les professionnels de l'aménagement, le recours aux bureaux collectifs ne doit pas être systématique, car ce type d'agencement ne convient pas à tous les métiers. Qui plus est, il serait facteur de stress.

Autre tendance: le bureau «impersonnel». Face à une population de plus en plus nomade et souvent sur le terrain, les entreprises n'affectent plus de bureaux à des collaborateurs en particulier. Le salarié s'installe quelques heures à un poste de travail, généralement dans un open space, en fonction des places disponibles. Dans un univers professionnel toujours plus exigeant, la notion de bien-être au bureau s'invite également dans l'aménagement des sièges sociaux. Certaines grandes entreprises ont ainsi fait installer des salles de repos et de sport.

Bruno Cracco, en charge de la practice achat Logica Business Consulting

Bruno Cracco, en charge de la practice achat Logica Business Consulting

Avis d'expert

« Maîtriser le coût complet sans négliger l'impact sur la qualité du cadre de travail»
Le mobilier de bureau est une famille d'achats sans prescripteur unique et sensible, car impactant tout le monde. Au-delà des normes et réglementations, comme pour l'élaboration d'une politique voyages, les dimensions sociale, humaine et esthétique sont à prendre en compte. La direction des achats doit constituer un équipage rassemblant les acteurs-clés pour les impliquer dans cette démarche.
Sur le volet achats, la stratégie de consultation peut conduire: à rechercher une prestation intégrée ou à la prendre en main (en jouant le rôle d'intégrateur).
En bon acheteur, il faut peser les gains d'achats potentiels apportés par une approche «best of breed» (en regard du risque engendré, notamment sur les délais) et des charges internes et externes supplémentaires induites. Si le coût reste un enjeu majeur, le suivi des gammes par le fournisseur est un critère à ne pas négliger, au risque de transformer des locaux aménagés en patchwork au gré des renouvellements ou extension. Dans cette optique, les marques de distributeurs (MDD), comme les produits à la mode, doivent être analysés avec le recul nécessaire.