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Comment optimiser son poste affranchissement?

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La gestion du courrier représente en moyenne 7 % des frais généraux. Pour optimiser vos achats d'affranchissement, vous devez vous poser les bonnes questions: affranchissez-vous rapidement et au centime d'euro près tous vos colis et lettres? Etes-vous certain d'avoir les meilleurs tarifs d'affranchissement?

Plusieurs leviers permettent d'optimiser votre service courrier. Tout d'abord, pensez à lancer un appel d'offres afin de choisir un seul fournisseur auprès duquel négocier les tarifs, que ce soit pour le courrier express ou pour des machines à affranchir. En effet, il est difficile de gérer un parc hétérogène avec différents fournisseurs. Vous pouvez aussi réaliser des économies en louant les machines et les consommables. N'hésitez pas à dissocier vos achats en consommables: du papier et des cartouches d'encre génériques compatibles avec votre machine à affranchir permetteront de réaliser une économie. De nombreuses machines à affranchir existent qui permettent de bénéficier des mêmes avantages que les gros émetteurs de courrier en le déposant directement dans la boîte aux lettres la plus proche, sans passer par le bureau de poste. Il est traité en priorité par La Poste grâce à une empreinte postale qui réduit les risques de perte. Surtout, la balance intégrée pèse au gramme près et calcule le tarif adapté à chaque envoi. En utilisant de tels systèmes, les entreprises bénéficient d'un retour sur investissement significatif et jusqu'à 30 % d'économie sur les dépenses postales totales.

Par Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans des achats et de la recherche d'avoirs.

Responsabiliser les collaborateurs en interne

Il est également judicieux de mettre en place un plan de communication interne sur le courrier afin de modifier le comportement des utilisateurs. L'envoi en mode éco permet de réaliser 40 % d'économie. Il est intéressant de limiter les courriers express aux seuls documents urgents. La meilleure solution reste de privilégier les envois par e-mail, en favorisant par exemple la dématérialisation des factures (lire notre article p. 26).

Les clés

- Lancer un appel d'offres pour choisir un seul fournisseur et négocier les tarifs - Louer les machines et les consommables et dissocier vos achats en consommables - Limiter les courriers express aux documents urgents et privilégier les envois par e-mail - Etudier les possibilités d'automatisation des envois

Automatiser envoi et services en ligne

Pourquoi ne pas opter pour une solution intégrée? L'éditique consiste à automatiser l'envoi des documents. Vous réalisez des économies sur l'impression des documents, la mise sous pli et les coûts d'affranchissement. En effet, les sociétés d'éditique bénéficient de tarifs avantageux pour les gros volumes, permettant en outre d'avoir un retour sur investissement rapide, d'être informé sur la consommation et de préserver l'environnement! Certaines proposent même des services en ligne sur leurs matériels de mise sous pli et leurs machines à affranchir, programmées pour mieux détecter l'origine d'une panne. Par ailleurs, se faire aider pour diagnostiquer au mieux ses besoins et trouver les solutions les plus adaptées peut résoudre vos problèmes face à l'abondance de l'offre.