Comment mieux gérer l'entretien de sa flotte auto

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Qu'il soit pris en charge par l'entreprise ou externalisé, l'entretien peut être confié à autant de professionnels qu'il y a de postes d'intervention sur l'auto. Ces derniers concernent la mécanique, la carrosserie, les pneumatiques et la partie vitrée.

Entre les véhicules utilitaires et les voitures de fonction, la flotte d'IBM France s'élève à environ 3000 unités. «Comme il s'agit d'une gestion lourde, nous avons pris le parti de tout externaliser afin de l'alléger au maximum», explique Marcel Matti, responsable de la gestion des véhicules d'IBM France. Pour ce faire, le constructeur privilégie, depuis deux ans, des contrats de location de moins de 12 mois, alors que la durée habituelle s'élève à trois ans. «Ainsi, nous n'avons plus à nous soucier de la partie entretien (pneumatiques, vidanges, etc.), quasiment inexistante durant ce laps de temps», indique Marcel Matti.

Si IBM a trouvé le moyen de réduire quasiment à néant les coûts d'entretien de sa flotte, toutes les entreprises ne peuvent pas en faire autant. Car les parcs ont tous un point commun: les autos se doivent d'être maintenues en bon état. En premier lieu, pour assurer la sécurité de leurs conducteurs, mais aussi pour optimiser le travail des collaborateurs. Il s'agit donc d'un domaine à ne pas négliger. Cette maintenance correspond à l'ensemble des interventions nécessaires au bon fonctionnement du véhicule, hors prise de carburant. Ce terme vaste de maintenance recouvre trois aspects bien distincts. Le premier correspond à l'entretien périodique. Dicté par le constructeur, il est facilement quantifiable, car il est programmé. Il concerne la révision, la vidange et le changement de pneumatiques pour usure. Vient ensuite l'entretien lié à l'assurance qui, pour sa part, est aléatoire. Par exemple, il s'agit du remplacement d'un pare-brise fissuré suite à un impact, du changement d'un balai d'essuie-glace prématurément défectueux, etc. C'est principalement sur ce point que les dépenses peuvent déraper. Il est donc nécessaire d'en avoir un suivi des plus pointus. Enfin, dans le cas précis d'une flotte en location, il ne faut pas oublier la remise en état avant restitution au loueur. Intervention (réalisée par le loueur) qui consiste généralement en de petites réparations (correction des défauts de carrosserie, nettoyage des selleries, remise à niveau des différents liquides, etc.), rendues nécessaires avant que la voiture ne soit réintégrée dans le réseau occasion commun.

Témoignage
«Notre loueur nous refacture le coût réel de l'entretien»

REMI BORREAU, acheteur senior et fleet manager, Elyo Suez

La flotte d'Elyo Suez comprend 6500 véhicules, dont 80% à titre d'utilitaires, 10% de voitures de société et 10% de voitures particulières pour les collaborateurs. Il s'agit donc d'un parc conséquent. «C'est la raison pour laquelle nous avons opté pour la LLD, ce qui nous permet de confier au loueur la maintenance en gestion pour compte», explique Rémi Borreau, fleet manager chez Elyo Suez. Autrement dit, le prestataire refacture l'entretien en coût réel. «Nous récupérons ainsi la marge que s'octroient habituellement les loueurs dans leur système forfaitaire», poursuit Rémi Borreau. Compte tenu de l'importance de la flotte, le risque lié à certains incidents mécaniques est limité, car son coût est absorbé par l'effet de masse. «Nous louons nos véhicules sur une durée moyenne de 48 mois, dont 24 mois de garantie constructeur. En cas de problème durant les deux premières années, nous sommes couverts. Si l'incident survient dans les années suivantes, la taille de notre parc nous permet de négocier avec les constructeurs des prises en charge totales ou partielles.» Par ailleurs, Elyo Suez a négocié le prix des réparations directement avec différentes enseignes du secteur de l'entretien. «La dimension stratégique de notre parc, tant en termes financiers que d'efficacité, nous pousse à garder un contact étroit avec nos fournisseurs», précise Rémi Borreau. Le loueur n'a donc d'autre choix que d'appliquer ces contrats préalablement négociés par son client.

L'externalisation, une tendance marquée

Dans le cas d'une gestion de flotte interne, il faut compter sur une logistique lourde, proportionnelle à la taille du parc. Facturation, suivi de l'entretien, relais efficace de l'information auprès des conducteurs, etc., ont pour conséquence, par un effet mécanique, la mise en place d'une équipe exclusivement dédiée à cette tâche et, par voie de fait, de charges liées à son fonctionnement. Avantage de ce système: un service interne ne facturera que ce qui est nécessaire. En revanche, la relation directe avec les loueurs, constructeurs et autres enseignes dans ce domaine, permet d'avoir une meilleure visibilité quant aux tarifs pratiqués. Et logiquement, les négociations s'en voient généralement facilitées.

Dans le cas d'une gestion externe, l'entretien du parc est confié à un prestataire qui prend en charge l'ensemble de la logistique afférente aux différents postes de la maintenance. Ce système est aujourd'hui plébiscité pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il permet de réduire de manière significative certains coûts salariaux. Le gestionnaire de parc devient un relais indispensable entre les prestataires et l'entreprise, et se retrouve principalement en charge du bon suivi de la facturation. Ce qui permet également de bénéficier des accords passés entre les principaux protagonistes du marché. Et de profiter d'une couverture exhaustive du tissu d'enseignes hexagonales, autorisant ainsi une optimisation des temps de déplacement vers les lieux de dépannage. Mais le revers de la médaille est, hélas, le coût non négligeable de ce service.

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Qu'il soit pris en charge par l'entreprise ou externalisé, l'entretien peut ensuite être confié à autant de professionnels qu'il y a de postes d'intervention sur l'auto. On distingue en effet quatre catégories: la mécanique, la carrosserie, les pneumatiques et la partie vitrée. Si, de manière globale, les constructeurs couvrent l'ensemble de ces domaines (Renault, PSA Peugeot Citroën, Volkswagen, Ford, etc.), certaines enseignes indépendantes (Norauto, Euromaster, Carglass, Point S, etc.) se sont plutôt spécialisées dans l'un d'entre eux. Alors, vers quel prestataire se tourner? Là encore, la tendance est au regroupement. Car choisir plusieurs enseignes, c'est multiplier le nombre d'interlocuteurs, complexifier le suivi des factures et augmenter le nombre d'erreurs potentielles à tous les niveaux. Bref, il s'agit d'une entreprise risquée. Opter pour un seul prestataire, c'est réduire l'ensemble de ces risques, mais aussi se mettre à la merci d'une seule politique tarifaire. Dans ce dernier cas, constructeurs et loueurs proposent des contrats d'entretien «tout en un». En optant pour ce système, il est néanmoins possible, en tant que client, de choisir ses enseignes préférentielles. Bref, le système est souple.

Prise en charge immédiate du véhicule

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Dans le cas précis d'une flotte en location, il ne faut pas oublier la remise en état avant restitution au loueur. Intervention qui consiste généralement en de petites réparations: correction des défauts de carrosserie, remise à niveau des différents liquides, etc.

Dans les faits, tous les acteurs de l'entretien automobile offrent les mêmes types de services. Pour les grands comptes qui louent leur flotte - à savoir plus de 90% des cas - les entreprises de location longue durée (ALD Automotive, Arval, Overlease, LeasePlan, etc.) proposent une carte qui permet la prise en charge immédiate de l'auto en cas d'intervention auprès d'un réseau dédié. Ainsi, en prenant l'exemple d'une révision programmée, le collaborateur se rend dans un garage de l'enseigne et, grâce à sa carte, est identifié. La réparation est prise en charge et les informations relatives à la prestation sont automatiquement relayées vers le fleet manager, qui la transmet à son tour à l'entreprise cliente. Les plus gros loueurs travaillent généralement avec la majorité des acteurs de l'entretien automobile, ce qui permet une bonne couverture du réseau national et, par conséquent, minimise les distances à parcourir pour faire réparer son auto. Un tel maillage territorial évite les pertes de temps conséquentes pour les collaborateurs de l'entreprise dont l'entretien du véhicule est pris en charge plus rapidement. Si la voiture nécessite une immobilisation, un véhicule de remplacement est automatiquement proposé.

Concernant l'entretien proprement dit, il est possible d'opter pour une formule forfaitaire qui permet de ne débourser qu'une somme fixe, quel que soit le coût de l'entretien, ou bien pour une formule en coût réel. Cette dernière offre une meilleure visibilité, mais les frais s'envolent si l'entretien aléatoire lié à l'assurance dérape. Il est également important de vérifier la teneur de la prise en charge qui, généralement, doit correspondre à la garantie constructeur (couvrant toutes les réparations dues à des dysfonctionnements anormaux ou prématurés) à laquelle sont rajoutées toutes les interventions ne relevant pas des conséquences d'un accident ayant entraîné un constat.

Le suivi des données concernant l'entretien effectué est primordial. Aussi les prestataires proposent-ils des services informatisés permettant d'avoir une remontée d'information en temps réel. Ce qui offre l'avantage d'appréhender avec justesse la réalité de la maintenance et de pouvoir intervenir, si besoin est, au bon moment. Cette transparence se traduit concrètement par une permanence sur Internet qui délivre tous types d'informations. On y a la possibilité d'éditer des factures, de suivre les plannings d'entretien avec, le cas échéant, un système d'alerte, et on peut également produire des statistiques utiles aux responsables de parc qui souhaitent gestion affinée. Le suivi par courrier postal est maintenu, mais peut être annulé sur simple demande.

De plus, dans le cadre d'une remise en état avant restitution, les loueurs proposent des services en interne, notamment la rapidité de la remontée d'information et de facturation. Ce qui permet d'éviter de continuer à payer pour des véhicules déjà restitués, aberration souvent rencontrée sur le terrain.