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Comment auditer ses procédures achats

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L'audit des procédures achats définies dans l'entreprise est souvent nécessaire, quand il n'est pas tout simplement imposé par une démarche de certification. De l'audit de conformité à celui d'efficacité, en passant par l'audit de qualité, les exigences de cet exercice ne sont pas les mêmes.

Pour maintenir, voire développer, l'efficacité de ses achats, une entreprise à tout intérêt à réaliser un audit régulier de ses processus achats, au moins une fois par an. Sauf dans le cadre d'une certification, la démarche n'est pas obligatoire, mais vivement conseillée pour gagner en maturité. L'audit peut être réalisé en interne, par des acheteurs expérimentés, ou par des prestataires externes. Quelle que soit la forme retenue, on distingue généralement trois niveaux d'audits. Dans le premier cas, dit «de conformité», l'auditeur vérifie simplement que les procédures achats qui ont été définies au préalable par l'entreprise sont bien appliquées par tous les acheteurs. Ce type d'audit permet de maintenir une certaine pression quant au respect de ces procédures qui, par définition, doivent être écrites. Par exemple, si l'une d'entre elles exige qu'un acheteur consulte au moins cinq fournisseurs avant de lancer un appel d'offres, l'auditeur va vérifier que celui-ci a effectivement rencontré cinq prestataires. A noter toutefois: il n'appartient pas à l'auditeur de porter un jugement sur les procédures en elles- mêmes, ni sur ce qui a été réalisé par les acheteurs. D'une manière générale, ce type d'audit peut être réalisé en interne.

Avec «l'audit de qualité», l'auditeur ne se contente pas de vérifier que les procédures achats ont été respectées, mais analyse la qualité des actions menées par les acheteurs. Il peut ainsi s'intéresser à la qualité de la préparation d'une négociation. Comme pour l'audit de conformité, la procédure définie par l'entreprise n'est donc pas remise en cause. Reste que ce deuxième niveau est beaucoup plus exigeant, car il touche directement les aptitudes professionnelles, voire personnelles, des acheteurs. L'audit de qualité peut être effectué en interne si la société compte dans ses rangs un acheteur assez expérimenté pour le mener.

@ FOTOLIA DINOSTOCK/LD

Des audits de plus en plus exigeants

Le dernier audit, dit «d'efficacité», va encore plus loin. L'auditeur ne se demande plus si telle procédure a été appliquée, ni si cela a été bien fait, mais si le travail de l'acheteur a été pertinent et utile pour l'entreprise. Ce niveau d'audit peut donc aller jusqu'à remettre en cause certaines procédures si l'auditeur juge que leur application n'est d'aucune utilité, voire contre-productive. Par exemple, rencontrer au moins cinq fournisseurs différents sur un marché de niche peut être jugé inutile par un auditeur quand trois auraient largement suffi. Un tel niveau d'audit, complexe, est en général externalisé.

L'expert

Xavier Robaux est directeur associé du cabinet E.Ri.C.S. Associés. Composé de sept consultants, ce cabinet de conseil réalise des missions opérationnelles, des actions de formation ou des missions de conseil en organisation des achats et systèmes associés. E.Ri.C.S. Associés réalise aussi des recrutements d'acheteurs.

Les clés

Une entreprise a tout intérêt à réaliser un audit régulier de ses processus achats, au moins une fois par an
- Il existe trois niveaux d'audit: de conformité, de qualité et d'éfficacité
- Un audit peut être réalisé par un acheteur expérimenté en interne ou externalisé, notamment dans le cadre d'un audit d'efficacité.

Xavier Robaux, du cabinet E.Ri.C.S. Associés

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Xavier Robaux