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Cataloguer ses fournitures pour gommer les dérives

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En matière de fournitures de bureau, les acheteurs doivent rester vigilants et faire preuve de bon sens, tant l'offre est foisonnante. La rationalisation de ces familles d'achats passe par l'élaboration d'un catalogue précis car il permettra de réaliser d'importantes économies.

Les fabricants de fournitures de bureau vendent leurs produits par l'intermédiaire de distributeurs ou «fournituristes». Mais, il faut distinguer vépécistes et cataloguistes. Les premiers sont des spécialistes de la vente par correspondance. Ils éditent des catalogues de fournitures de bureau - de plus en plus sous format électronique - dont les prix affichés ne sont pas, en théorie, négociables. Les seconds ne dévoilent pas leurs tarifs dans leurs catalogues, les prix étant calculés en fonction, notamment, du volume des commandes. Il existe aussi des grandes surfaces dédiées. Ces magasins ciblent les TPE et les PME, car leurs colla borateurs sont susceptibles de se déplacer pour acheter les articles dont ils ont besoin.

Réaliser un catalogue de fournitures référencées

Sans être une famille d'achats stratégiques, les fournitures de bureau n'en sont pas moins négociables. Les entreprises peuvent réaliser des économies en regroupant les commandes des collaborateurs pour faire jouer l'effet de volume auprès des distributeurs et maîtriser les frais de port. En contrôlant ces dépenses, des gabegies peuvent être évitées. Pour ce faire, l'entreprise doit constituer un catalogue de fournitures référencées lui permettra de faire respecter sa politique d'achats.

Pour cela, il faut que les articles correspondent aux besoins des collaborateurs. Pour réaliser son catalogue, l'entreprise peut s'appuyer sur l'historique de ses consommations ou organiser une sélection d'articles (avec un panel représentatif des collaborateurs). Si le processus d'approvisionnement est simplifié pour les fournitures référencées, toute demande hors catalogue doit être justifiée. Le succès d'un catalogue se mesure à la proportion de fournitures de bureau qui sont achetées. Un bon taux est de 75 - 80 %. Les meilleures entreprises parviennent à 90 %. Pour réussir dans la durée, le contenu du catalogue doit être évolutif s'adaptant chaque année à la demande.

 

Leila Cardot-Fahas, directrice de la practise achats et performance Logica Business Consulting

Leila Cardot-Fahas, directrice de la practise achats et performance Logica Business Consulting

Avis d'expert

« Fournitures: soigner l'off re et faciliter la vie du demandeur »
Concernant les fournitures de bureau, l'enjeu pour la direction des achats est double: éviter les achats hors assortiments négociés et réduire la consommation, au strict nécessaire. Le demandeur sera séduit par la pertinence et la qualité de l'offre mais aussi par la simplicité avec laquelle il approvisionnera ses fournitures et le délai de livraison. La pertinence de l'offre s'entretient par l'actualisation des assortiments (sur la base d'un retour terrain sur les besoins non pourvus) et la qualité des produits proposés. Une analyse des consommations réelles sur la base des statistiques fournies par l'outil d'approvisionnement ou le fournisseur permet de renégocier les assortiments. Mais la pertinence de l'offre ne suffit pas. L'efficacité du moyen d'approvisionnement est un facteur de succès important car il est le garant du processus et de la bonne utilisation du catalogue négocié. Par son niveau de praticité, de simplicité et son ergonomie, il sera accepté par les demandeurs ou rejeté. Dans ce domaine, il vaut mieux utiliser le site marchand du fournituriste que rien du tout. Le recours au système achats de l'entreprise s'il existe est bien sûr une option. Mais attention à l'ergonomie et à la formation des utilisateurs occasionnels.