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Cap sur le zéro papier

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Les nouvelles technologies ont créé un nouveau type de liberté : celle de travailler de presque n'importe quel lieu, notamment de chez soi. Cependant, cela n'est pas toujours évident. Il existe quelques astuces à connaître pour faire de son bureau à domicile un endroit propice et productif pour travailler.

Les bureaux à domicile permettent de travailler indépendamment et avec souplesse, mais demandent une certaine discipline : un espace de travail ordonné. Il faut absolument jeter tout ce dont on n'a pas besoin comme les souvenirs de salons professionnels et autres prospectus, demander des factures électroniques, scanner chaque document papier et ne conserver que la version numérique. Les informations importantes doivent être numérisées sur le champ, de façon lisible, et archivées.

Optimiser sa gestion documentaire

Mettre la main sur un document papier prend plus de temps que de retrouver son équivalent numérique. Selon l'institut Gartner, il faut en moyenne 18 minutes pour localiser un document papier. Et, d'après l'Arma International (association leader sur les questions de gestion des informations), jusqu'à 20 % des documents papier se perdent irrémédiablement. Une fois les fichiers papier numérisés en PDF consultables, il suffi t de taper un mot associé au document pour que celui-ci s'affiche à l'écran en quelques secondes. Mais si l'on ne dispose pas de la bonne technologie, le classement électronique peut provoquer du désordre. Grâce aux nouveaux outils de productivité inclus avec la plupart des scanners dernière génération, il suffi t d'appuyer sur une touche et de sélectionner ce que l'on veut faire avec son document numérisé: créer des fichiers PDF, Word, Excel et PowerPoint mais aussi des liens directs vers les services en ligne comme Google Docs, SalesForce.com et , ou l'intégrer dans les processus métiers.

Numériser ses documents

Le courrier électronique, par exemple, est devenu l'outil standard pour échanger des informations. Ainsi, on peut travailler beaucoup plus efficacement si les documents dont on a besoin sont prêts à être envoyés. Cela suppose de les sauvegarder directement dans le format numérique. Si l'on aime la mobilité, le stockage numérique est un must. A l'aide des dispositifs mobiles comme les blocs-notes des portables ou des smartphones, on aura toujours à sa portée les informations dont on a besoin. En même temps, l'établissement de processus numériques aidera à réduire les dépenses résultant de l'utilisation du papier (imprimantes, affranchissement, stockage) et sera un geste important pour l'environnement.

Par Klaus Schulz, responsable du marketing produits pour la zone EMEA chez PFU Fujitsu. Diplômé en Business management, marketing et économie, il a plus de quinze ans d'expérience dans la vente et le marketing d'équipement informatique et de solutions IT sophistiquées.

@ Imprimé sur du papier recyclé.

Les clés

Faire le choix d un bureau sans papier - Vérifier que sa solution "scan" est la plus adaptée à ses besoins - Trier ses fichiers papier et en limiter le flot - Avoir son matériel de numérisation à portée de la main, pour créer des automatismes et gagner du temps.