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Bien s'assurer pour gagner en sérénité

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Face à la multitude des offres d'assurance et d'assistance concernant les voyages d'affaires, les travel managers doivent se montrer vigilants. Comment bien choisir les garanties pour ses collaborateurs? Quels sont les écueils à éviter? Décryptage.

Le rapatriement de ses salariés en voyage d'affaires est une obligation légale pour toute entreprise

Le rapatriement de ses salariés en voyage d'affaires est une obligation légale pour toute entreprise

Plus de flexibilité. C'est ce que propose la nouvelle offre d'assurance pour les voyages d'affaires d'April Mobilité, baptisée April Mission Business et lancée en avril. Celle-ci peut reposer sur une tarification à la journée, pour répondre à des besoins ponctuels (salons, congrès ou séminaires à l'étranger), ou sur une tarification par abonnement pour les collaborateurs qui voyagent régulièrement. Une nouveauté pour des sociétés, davantage habituées à négocier un seul contrat d'assurance à l'année pour leurs collègues nomades.

Aujourd'hui, dans les organisations, les contrats d'assurance et plus particulièrement d'assistance sont regardés à la loupe. «Depuis l'attentat de Karachi (Pakistan) en 2002L'attentat-suicide du 8 mai 2002 à Karachi, au Pakistan, a provoqué la mort de 14 personnes, dont 11 employés français de la Direction des constructions navales (DCN), la sécurité est plus que jamais une priorité pour les entreprises, rappelle Sabine Schirrer, responsable marketing voyages d'affaires chez Europ Assistance. Dans ce contexte, le principe de précaution est même devenu la règle. » Face à la complexité des contrats en la matière, les services juridiques sont d'ailleurs les premiers interlocuteurs des compagnies et des courtiers en assurance, loin devant les travel managers et les services achats, qui restent généralement en retrait sur ce genre de dossiers.

Des garanties qui fluctuent selon les destinations

En matière d'assistance, toute entreprise a l'obligation de rapatrier ses salariés. Il en va de sa responsabilité pénale. Les garanties des contrats d'assistance permettent donc de couvrir tous les frais liés au rapatriement d'un voyageur d'affaires accidenté, ainsi que les frais médicaux sur place. Quel que soit le prestataire choisi, Etienne Penaud, associé spécialisé dans les voyages d'affaires au sein du cabinet Atlans, rappelle cependant que les garanties des contrats d'assistance et d'assurances varient en fonction des zones géographiques. « Avant de souscrire à une off re, il faut bien vérifier que les pays où se rendent les collaborateurs de l'entreprise ne sont pas tout simplement exclus des contrats », insiste-t-il.

Certaines compagnies d'assistance proposent de nouveaux services depuis quelques années pour mieux prévenir les risques. Ainsi, Mondial Assistance s'est associée à Result Group, une société spécialisée dans la gestion des risques internationaux, pour créer l'assurance Business Travel Assistance. Des formations sont proposées aux collaborateurs pour préparer leurs voyages dans des pays à risque. Autre exemple de nouveauté: l'Européenne d'Assurances propose dans son pack LEA Mission de donner à chaque assuré une carte, lisible sur un mobile ou un ordinateur et contenant ses antécédents médicaux. Résultat, en cas d'accident dans un pays étranger, les médecins sur place sont tout de suite informés d'éventuelles contre-indications.

Attention à la redondance des contrats

Si les contrats d'assistance répondent à l'obligation faite aux entreprises de rapatrier leurs collaborateurs accidentés, les contrats d'assurances concernent des garanties plus matérielles: vols de biens personnels ( bagages, ordinateur portable, etc.), incidents de voyage (retard ou annulation d'un déplacement du fait du transporteur, etc.). Il existe ainsi une multitude d'offres et de garanties en la matière. Mais avant de souscrire à une assurance spécifique pour couvrir les déplacements professionnels de ses collaborateurs, toute société doit d'abord vérifier que les contrats passés auprès de prestataires de voyages (agences, compagnies, etc.) ne proposent pas déjà des garanties. « Il s'agit d'éviter les zones de recoupements et ainsi ne pas payer plusieurs fois pour les mêmes risques », explique Etienne Penaud (Atlans). En effet, la redondance des contrats et l'éventuel cumul des garanties doivent être consciencieusement analysés, notamment les concordances entre les assurances souscrites directement auprès des compagnies et celles incluses dans les cartes affaires, les cartes logées ou encore les contrats de location courte durée. Une fois ces vérifications faites, l'entreprise peut alors opter pour telle ou telle assurance en fonction de certains critères. « Il faut comparer les montants maximums des garanties proposées par les compagnies d'assurances, indique Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa. Ensuite, il convient également d ' étudier les conditions inhérentes aux retards des avions et aux pertes de bagages. » D'autres offres suscitent le débat. Par exemple, certaines compagnies d'assurances proposent le remboursement

du billet d'avion en cas de rendez-vous professionnel reporté ou annulé à la dernière minute, et ce sans justifcatif. Claude Lelièvre, vice-président de l'AFTM, y voit « un simple effet de communication » de la part des assureurs. Ce n'est visiblement pas l'avis de Christophe Drezet (Epsa), pour qui ces offres possèdent un réel intérêt économique. « Un certain nombre d'entreprises préfèrent réserver des billets d'avion dits non-contraints, c'est-à-dire échangeables et remboursables. Or, il est nettement plus avantageux pour un collaborateur de prendre un billet d'avion contraint, beaucoup moins cher, sachant que le coût de l'assurance annulation est généralement minime. » Le débat reste ouvert.

Bernadette Fornasari,Office Manager, Biogen Idec France

Bernadette Fornasari,Office Manager, Biogen Idec France

Témoignage. « La sécurité de nos collaborateurs est notre priorité »

Suite aux attentats du 11-Septembre, la maison-mère américaine de Biogen Idec, entreprise spécialisée dans les biotechnologies, a souscrit une assurance pour tous ses collaborateurs (US et autres filiales) auprès d'International SOS, l'un des spécialistes de l'assistance médicale et de la sécurité des voyageurs d'affaires. « La sécurité de nos collaborateurs est notre priorité », indique Bernadette Fornasari, Office Manager de la filiale française de Biogen Idec, qui a alors demandé à Egencia, son agence de voyages d'affaires, de déployer le logiciel de localisation de voyageurs d'International SOS. « Biogen Idec est ainsi alerté sur la situation géopolitique des pays où se rendent ses collaborateurs et peut également suivre leurs déplacements en temps réel », se félicite Bernadette Fornasari. Parallèlement, Biogen Idec France a fait appel à l'assureur ACE pour ses collaborateurs, afin de faciliter la communication en français lors d'une crise. « Par ailleurs, nos collaborateurs sont couverts en cas de perte de bagages, ce que ne propose pas International SOS », précise-t-elle. Avec cette multiplication des contrats, à laquelle il faut ajouter les assurances souscrites avec des cartes affaires, l'entreprise couvre parfois les mêmes risques. « Il nous arrive d 'avoir le sentimen t de payer deux fois pour le même service », reconnaît Bernadette Fornasari. Mais elle y voit tout de même un intérêt : « La double assurance s'avère utile car nos collaborateurs n'utilisent pas toujours leur carte affaires pour payer leurs déplacements. »