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Bien référencer ses prestataires informatiques

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La sélection et le référencement des prestataires informatiques d'une entreprise permettent aux donneurs d'ordres d'obtenir, auprès de leurs fournisseurs, une plus grande qualité de services et la maîtrise des coûts.

Le référencement des prestataires informatiques est une procédure très répandue au niveau des services achats. Elle vise à garantir la mise en oeuvre des plans informatiques définis par l'entreprise et à atteindre les objectifs visés. En effet, les donneurs d'ordres bénéficient d'une liste des prestataires sélectionnés et maîtrisent ainsi les coûts et les délais, selon la compétence requise. Si, dans un premier temps, cette procédure s'est principalement concentrée sur les profils et les coûts, les dossiers de référencement connaissent une évolution notoire et mettent aujourd'hui davantage l'accent sur la qualité de service, la pérennité et l'équilibre de la relation entre le prestataire, et l'entreprise et ce, quels que soient les services ou prestations attendus: développement forfaitaire, conseil, études fonctionnelles ou techniques, etc.

Des appels d'offres par lot

L'évolution en matière de référencement de prestataires favorise celle des pratiques. En effet, il est fréquent de voir des appels d'offres intégrant un lot par nature de prestation, permettant aux fournisseurs de répondre à un ou plusieurs de ces lots. Les prestataires spécialisés peuvent se faire référencer sur leur domaine d'expertise et les donneurs d'ordres disposent ainsi d'un niveau de compétence homogène sur tous les domaines.

Le référencement porte de plus en plus souvent sur trois ans, au lieu d'un an. En contrepartie, il intègre des conditions de résiliation pour non-respect des engagements et défaillance dans l'exécution des prestations. La durée de l'accord étant renforcée, les procédures prévoient également des mécanismes de réactualisation des coûts annuels et des prestations de transfert de compétences. Dans certains cas, les dossiers de référencement garantissent aux prestataires un minimum d'activité la première année. Les services achats intègrent également des indicateurs qualitatifs de service, dont le respect favorise l'attribution de nouvelles prestations. Enfin, des comités de pilotage trimestriel ou semestriel abordent et étudient les prestations délivrées, les axes d'optimisation et d'amélioration ainsi que les prévisions d'activité.

Ces mécanismes récents et cette évolution en matière de référencement permettent aux entreprises de disposer aujourd'hui de réels engagements de services sur des prestations qui, jusqu'alors, étaient plus proches de la régie. Quant aux prestataires, ils peuvent maintenant se positionner comme de réels partenaires et, par conséquent, mieux maîtriser leurs investissements.

@ FOTOLIA/MACROMAN

L'expert

Frédéric Derail est président et cofondateur du cabinet de conseil informatique Nexsys, spécialisé dans la gestion des services tiers pour le compte d'organisations des secteurs privé et public.

Les clés

Le référencement des prestataires informatiques permet de mettre l'accent sur la qualité de service de la prestation. La pérennité et l'équilibre de la relation entre le prestataire et le donneur d'ordres sont des éléments-clés. Il est essentiel de disposer de réels engagements de service auprès de ses prestataires informatiques.

Par Frédéric Derail, du cabinet Nexsys.