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Bien préparer une négociation

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La négociation est une étape-clé du processus achats qui ne s'improvise pas. Elle repose sur une préparation méticuleuse, de la collecte d'informations sur le fournisseur à la définition d'une stratégie.

Bien plus que sur les supposées qualités personnelles d'un acheteur, la réussite d'une négociation repose sur un travail de préparation minutieux. Cette étape intervient après la définition du besoin, la recherche des fournisseurs et l'organisation de l'appel d'offres. L'analyse des réponses permet de déterminer le nom du ou des fournisseurs) avec le(s)quel(s) négocier.

Quatre étapes incontournables

Dans un premier temps, il convient de collecter le maximum d'informations sur le prestataire, ses produits ou ses services. Si le fournisseur est déjà référencé dans le panel de l'entreprise, il faut s'appuyer sur l'historique des achats, les évaluations et audits qui en ont été réalisés. Pour un nouveau fournisseur, les principaux points à analyser sont : la situation économique, le positionnement concurrentiel, les prévisions d'activités et les moyens de production. Il est également intéressant de connaître la part des achats de son entreprise dans le chiffre d'affaires du fournisseur, appelée le «taux de dépendance». Ce dernier permet, notamment, d'évaluer le rapport de force entre les deux parties lors de la négociation et de s'en servir, ou non, comme levier.

Dans un deuxième temps, il est important de déterminer les objectifs à atteindre lors de la future négociation. Il s'agit de la «préparation technique du dossier», une étape qui consiste à identifier les points déterminants pour l'acheteur et ceux sur lesquels des concessions sont envisageables. Pour chaque point de la négociation, l'acheteur doit préparer des arguments afin de convaincre le fournisseur d'améliorer son offre. Pour être efficaces, ces arguments doivent s'appuyer sur des données ou des faits précis.

La troisième étape consiste à établir une stratégie de négociation. Plusieurs possibilités en la matière existent. L'acheteur peut, par exemple, décider de négocier point par point, une technique relativement classique et facile à maîtriser. Il est alors conseillé de commencer par les points de négociation les plus faciles et de terminer par ceux susceptibles d'engendrer des difficultés. Mais l'acheteur peut également opter pour une négociation globale. Une stratégie plus difficile à mettre en oeuvre mais généralement utilisée lorsque le rapport de force est plutôt en faveur du fournisseur.

Sur la négociation en elle-même, plusieurs tactiques sont envisageables. Il est généralement conseillé à l'acheteur d'intervenir en premier et de mener les débats. Une autre «école» prône au contraire l'écoute pour amener le fournisseur à se dévoiler et trouver une éventuelle faille. Concernant l'atteinte des objectifs, la technique de «l'escalier» est souvent préconisée : l'acheteur énonce des objectifs extrêmement ambitieux au début de la négociation, qui sont en réalité au-dessus de ses objectifs réels, pour ensuite donner l'impression au fournisseur de faire des concessions qui n'en sont pas.

Les clés

- L es clés La réussite d 'une négociation repose sur un travail de préparation minutieux
- Il faut collecter le maximum d'informations sur le prestataire, ses produits ou ses services
- Il convient ensuite de définir des objectifs, puis la stratégie de négociation à suivre.