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Bien évaluer le budget des ressources humaines

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Intérim, recrutement, chasse de têtes, formation… Tous ces achats de prestations RH peuvent être optimisés, à condition d'appliquer des méthodes bien connues de professionnels des achats.

 

 

Si les marges de manoeuvre sont étroites dans le domaine de l'intérim, elles existent bel et bien. Tout d'abord, le marché fournisseurs est très développé, avec plus de 6 500 agences dans toute la France. Il existe notamment de très grandes enseignes avec lesquelles il est facile d'obtenir des contrats-cadres. Toutefois, la rationalisation du panel fournisseurs est un bon levier achat avant la négociation et la signature desdits contrats. Il est également possible de négocier des remises de fin d'année sur volume.

Le coût d'un intérimaire équivaut à environ deux fois son salaire de base. Il faut ajouter à celui-ci (indice 100) les indemnités de fin de mission (+10), les congés payés (+10), les charges sociales (+55), les coefficients de recrutement et de gestion (+20) et la marge de l'agence (+10). L'acheteur doit donc négocier les meilleurs coefficients selon le type de poste, le niveau d'études ou l'expérience de l'intérimaire. Pour ce faire, il doit essayer de s'aligner sur les taux les plus performants du marché et discuter des coefficients par zone géographique, en fonction des profils les plus demandés, etc. Il est aussi possible d'intégrer des indicateurs de performance dans les contrats. Ainsi, de plus en plus souvent, les acheteurs définissent un temps de recherche moyen, appliquent des pénalités en cas de manquement, déterminent les profils demandés, standardisent les processus de commande (dématérialisation) et imposent des reportings trimestriels, semestriels et annuels. Enfin, il existe des offres d'externalisation du processus de gestion du travail temporaire susceptibles de réduire de 5 à 15 % les coûts de gestion.

L'achat de formations

La formation constitue souvent un budget important dans les entreprises (jusqu'à 10 % de la masse salariale. Ce pourcentage peut représenter la formation dans les entreprises). Dès lors, il n'est pas étonnant de retrouver des acheteurs spécialisés dans ce domaine. Leur rôle devient stratégique lorsqu'il s'agit de formations intra-entreprises, c'est-à-dire propres à un seul donneur d'ordres. Dans ce cas, il leur appartient d'abord de vérifier qu'il n'y pas de fournisseurs proposant déjà ces prestations en standard, en interentreprises, sinon d'en négocier le niveau de services et le prix. Dans le cadre des formations interentreprises, c'est-à-dire communes à plusieurs sociétés, l'acheteur possède moins de marge de négociation.

Comme pour tout achat de prestation, le rôle et la valeur ajoutée de l'acheteur ne sont pas toujours bien perçus par les clients internes (la direction des ressources humaines et le personnel formé). Première idée à vendre: les achats n'interviennent pas uniquement dans la négociation du prix. L'acheteur est susceptible de trouver d'autres prestataires plus à même de répondre aux besoins. Deuxièmement, la direction achats peut conclure des accords-cadres avec les organismes de formation «récurrents» et négocier des services supplémentaires. Enfin, l'intervention des achats permet de rédiger un cahier des charges précis. Dans certaines entreprises, l'acheteur est parfois amené à créer un catalogue de formations référencées. Il est intéressant pour l'acheteur d'avoir une double expertise: achats et métier de la formation. En effet, les spécificités réglementaires, économiques et contractuelles imposent une démarche rigoureuse pour des besoins de formation, souvent assez diffus dans l'entreprise. Cette double compétence permettra à l'acheteur à la fois d'être mieux perçu par les clients internes et de consolider les besoins en formation de l'entreprise (planification des besoins en concertation avec les ressources humaines). Certaines formations interentreprises prennent en compte cette double problématique. Là encore, l'externalisation de la formation peut être une autre solution pour les achats et les ressources humaines à la condition d'inclure des outils de suivi de performance.

L'achat de recrutement

Le recrutement est une famille d'achats très sensible, généralement une chasse gardée de la direction des ressources humaines. Pourtant, les acheteurs ont un rôle à jouer, moins sur la négociation du montant de la commission que prendra le cabinet que sur le panel de prestataires référencés. Autre valeur ajoutée de l'acheteur: la sécurisation du contrat avec les cabinets de recrutement. Il est par exemple utile de savoir négocier une clause de garantie de bonne fin et une clause interdisant à un cabinet de chasseurs de têtes de débaucher, après avoir placé une personne dans l'entreprise, un collaborateur durant une certaine période. Quelque que soit le type d'achat de prestations de ressources humaines, il appartient à l'acheteur d'appréhender les enjeux et les bénéfices d'une collaboration efficace entre la direction des ressources humaines et la direction achats et de «vendre» cette prestation à l'interne.

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Que recouvrent les coefficients de recrutement et de gestion?

Le coefficient de recrutement, également appelé coefficient de délégation, tient compte des coûts liés à la recherche de l'intérimaire: annonce, entretien, visite médicale, constitution du dossier, etc. Plus la recherche est spécialisée, plus le coefficient de recrutement est élevé. Le coefficient de gestion, plus faible, comprend uniquement les frais de gestion administrative de chaque dossier. Le passage d'un coefficient à l'autre, négociable par l'acheteur, est donc déterminant. L'usage veut que celui-ci s'opère au bout de 10 à 12 semaines, selon la nature des missions.

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Bon à savoir!

Deux sites internet peuvent aider à comprendre le marché de l'intérim:
- www.prisme.eu nouveau nom du syndicat des entreprises de travail temporaire
- www.observatoire-metiers-emploi.com, site de l'Observatoire des métiers temporaires qui a été regroupé avec l'OME (Observatoire des métiers et de l'emploi).

Pascal Ménage, Gérant PMHA Purchasing Management

Pascal Ménage, Gérant PMHA Purchasing Management

Avis d'expert
«L'ingénierie pédagogique est une pratique dont les bénéfices sont visibles tous les jours»

Bien acheter de la formation peut paraître simple, s'agissant par exemple de formation ?'inter', achat??'catalogue' dont le choix, selon les pratiques que nous constatons, s'arrête souvent à la lecture du programme et du profil d'intervenant...
Mais quid de la démarche pédagogique, de l'expérience réelle et de la qualité de l'animateur? Les déçus de la formation interentreprises sont nombreux... Dans ce domaine, ce sera plus l'expérience vécue et/ou le bouche à oreille qui permettront de valider une formation du marché (avec son intervenant) avant d'y envoyer ses propres équipes. En matière de formation ?'intra', la marge de manoeuvre et les moyens pour bien choisir sont plus grands. Curieusement, les démarches des entreprises ne sont pas toujours plus approfondies. Il convient alors de changer la démarche classique en l'inversant. Entretiens et qualification des intervenants en premier lieu, discussion de la démarche pédagogique ensuite, formalisation du programme en dernier lieu. Cela s'appelle de l'ingénierie pédagogique, pratique dont nous voyons tous les jours les bénéfices. Dans la même logique, la sélection et l'utilisation d'intervenants internes à l'entreprise, plus au fait des problématiques de celle-ci, détenteurs d'un vécu propre à l'entreprise, peut être profitable.
Le montage d'un projet d'ingénierie pédagogique (avec un intervenant extérieur formant et accompagnant des intervenants internes, qui deviendront formateurs à leur tour) peut permettre: d'accroître la qualité de la formation, de réduire le coût unitaire externe et de déployer plus de «valeur» au titre de la formation dans l'entreprise, à budget total égal pour cette dernière. Une voie d'avenir pour la formation demain?