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Bâtir et faire évoluer ses nomenclatures achats

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Les entités publiques peuvent désormais se doter de leur propre nomenclature achats. Ce type d'outil offre une vision fine des achats de la collectivité et permet de réaliser, par une meilleure connaissance de ses marchés, des économies.

Depuis l'entrée en vigueur du code des marchés publics de 2004, les entités publiques ont la possibilité de faire évoluer leur nomenclature achats. En effet, celle instituée par le code de 2001 ne s'adaptait pas toujours parfaitement à l'organisation de certaines collectivités: il a parfois été nécessaire de procéder à des remaniements afin de la rendre plus opérationnelle. Les principaux objectifs d'une telle démarche sont variés: prendre en compte la complexité des unités fonctionnelles et éviter leur multiplication; suivre l'évolution du marché des fournisseurs afin de réaliser des économies; pouvoir passer des marchés à procédure adaptée plutôt qu'en appel d'offres, sans tomber dans le travers du saucissonnage; éviter d'allotir inutilement, même si l'allotissement est la règle du nouveau code des marchés publics de 2006; et enfin sécuriser juridiquement les marchés en facilitant la transversalité.

L'expert

Renaud Fine est consultant au sein du cabinet Factea Sourcing. Il a réalisé de nombreuses missions achats tant dans le privé que dans le public, notamment sur le déploiement de nouvelles nomenclatures.

Les clés

- Une nomenclature adaptée permet de piloter efficacement les achats, condition sine qua non à la légitimité des acheteurs - Elle implique la réalisation d'une cartographie fine des achats de fournitures et de services - Elle doit être régulièrement mise à jour sans la présence d'une rubrique «fourre-tout».

Pas de rubrique fourre-tout

Une nomenclature adaptée permet de piloter efficacement les achats, condition sine qua non à la légitimité du service. Pour y parvenir, cet outil doit être mis à jour régulièrement et les besoins doivent être correctement anticipés. Ce travail implique la réalisation d'une cartographie fine des achats de fournitures et des services. Une fois que les données quantitatives ont été recueillies, il faut les retraiter, puis proposer aux services gestionnaires la création de nouveaux codes et la fusion d'anciens, l'éclatement de certaines familles en plusieurs sous-familles ou encore la réallocation de certaines familles vers une autre catégorie. Les propositions résultent d'un long travail d'analyse, mandat par mandat. La principale erreur à éviter est de conserver dans la nomenclature des codes dits «fourre-tout», car il devient rapidement difficile de suivre les montants associés et, par conséquent, les procédures correspondantes.

Ensuite, il est nécessaire de constituer une base de données achats à partir des extractions financières sur une, voire deux années. Ce type de base, une fois nettoyée, permet en outre de cartographier les masses achats par typologie (domaine, catégorie, famille), par service gestionnaire ou encore par fournisseur. Une fois mise en place, cette nomenclature représente un véritable tableau de bord permettant de rassembler annuellement l'ensemble des informations nécessaires à un pilotage juridique et économique. Le succès de cette approche tient d'une part au déploiement dans le système d'information d'un menu déroulant permettant de saisir facilement les mandats et d'autre part, à la mise en place d'un réseau de référents achats.

Par Renaud Fine, de Factea Sourcing