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Ayez le réflexe visioconférence!

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Les technologies de visioconférence et de télétravail sont à mettre en étroite relation avec le retour sur investissement des déplacements professionnels. Véritable opportunité pour les acheteurs, elles s'inscrivent dans un contexte de réduction des coûts et s'adaptent à la montée en puissance de la mobilité dans les entreprises.

Le recours croissant à la visioconférence ne s'explique pas uniquement par ses avantages financiers. Les réunions à distance présentent des enjeux sociaux et environnementaux pour l'entreprise ainsi que des enjeux psychologiques pour le collaborateur. Elles renforcent l'accessibilité des réunions permettant d'y intégrer plus de participants. Elles engendrent également un gain de productivité et d'efficacité pour les réunions régulières. Environ la moitié des vols domestiques court-courriers concernent des cadres se rendant à des réunions régulières. Réunions qui pourraient tout à fait se dérouler par visioconférence, ce qui n'est pas sans avantage pour les populations de collaborateurs à qui l'on demande d'être toujours plus mobiles.

Les solutions de vidéos collaboratives surfent sur la vague écolo et mettent en avant leur impact indéniable sur l'environnement, séduisant les entreprises qui s'engagent dans des démarches environnementales. Dans une étude conduite début 2008, le WWF l'affirme: il serait effectivement possible d'économiser 22 millions de tonnes de CO2 si 20 % des voyages d'affaires étaient remplacés par des visioconférences.

Les clés

- L'utiisation de a visioconférence doit être ponctuelle et spécifique
- Un processus facilitant l'arbitrage entre avion, train ou visioconférence doit être mis en place par le travel manager.

Arbitrer entre voyage ou visio

Si ces nouvelles technologies s'accompagnaient antérieurement d'un prix élevé, la réalité est désormais tout autre. Toutefois, il existe encore certaines limites à l'utilisation systématique de celles-ci. Les rencontres physiques jouent, en effet, un rôle majeur dans tout rapport commercial. L'utilisation de la visioconférence doit être ponctuelle et spécifique et ne peut se substituer à tous les déplacements. Certaines entreprises font preuve de maturité en matière d'arbitrage entre déplacement et solution alternative, et ont mis en place un circuit de validation qui doit approuver la nécessité de voyager en amont de la réservation. La perception d'une complexité d'installation et d'une qualité variable des images et du son freine également l'adhésion à ces solutions, mais elle est souvent due à une bande passante insuffisante et des utilisateurs trop peu formés. Face à ces freins, les fournisseurs offrent un portefeuille plus étendu de formation et de solutions, comme l'intégration de ces technologies aux smartphones. Ces développements récents continuent de booster le marché, ainsi que la montée en puissance du cloud computing. De nouvelles techniques permettent aux entreprises de se connecter aux infrastructures, réduisant les coûts et augmentant les capacités d'évolution. L'enjeu pour les travel managers est donc de mettre en place un processus permettant d'arbitrer le choix de l'avion, du train ou de la visioconférence, la bonne solution au bon moment.