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Aménageurs d'espaces: des prestataires à profusion

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Pour organiser son espace de travail, un donneur d'ordres peut faire appel à une multitude d'acteurs. S'il existe des spécialistes, déménageurs, distributeurs et fabricants de mobilier de bureau proposent également ce type de prestations, directement ou à travers des partenariats.

Transfert, rénovation, agrandissement de locaux, accueil de nouveaux collaborateurs à la suite d'une fusion. Tous ces changements ont un impact sur la disposition des bureaux et amènent, le cas échéant, à en repenser l'organisation. L'aménagement de l'espace, encore appelé space-planning, est ainsi une prestation à part entière. Dans ce domaine, il existe des cabinets de conseil spécialisés, à l'image de Génie des Lieux ou de Mobilitis. Ces agences ne se contentent pas d'aménager l'espace mais peuvent choisir, pour le compte de leurs clients, le mobilier, voire piloter certains travaux de second oeuvre (climatisation, électricité, plomberie, etc.). Néanmoins, les space-planneurs ne sont pas les seuls à évoluer sur le marché de l'aménagement d'espaces, loin s'en faut. «Il y a une vingtaine d'années, le space-planning est apparu pour répondre au besoin des entreprises d'organiser leurs locaux, explique Emmanuelle Sibony, directrice commerciale d'Erem Organisation, un distributeur de mobilier de bureau également aménageur d'espace. Aujourd'hui, la plupart des acteurs liés au mobilier ou à l'immobilier de bureau proposent ce type de prestation, tout simplement parce qu'on ne peut plus se contenter de livrer des meubles sans les implanter, ou alors de rénover des locaux sans proposer d'y créer des espaces de travail. D'ailleurs, les donneurs d'ordres recherchent de plus en plus des prestations complètes.»

Ainsi, la plupart des acteurs du marché (déménageurs, fabricants et distributeurs de mobilier de bureau, etc.) possèdent un métier de base, autour duquel sont venus s'agréger des services complémentaires, en particulier l'aménagement d'espace. «Notre mission première est de vendre notre mobilier, confirme François Bures, directeur marketing de Kinnarps, un fabricant de mobilier de bureau. Mais nous proposons également à nos clients des prestations de space-planning, de déménagement ou encore des travaux de second oeuvre, grâce à nos partenaires.» A l'image de Kinnarps, de nombreux spécialistes du mobilier se sont ainsi diversifiés et proposent désormais une prestation d'aménagement en plus de leur métier de base, via des partenariats avec des prestataires spécialisés. Ainsi, quand un donneur d'ordres s'adresse à un fabricant de mobilier pour s'équiper, il peut également faire appel à lui pour d'autres services comme l'aménagement d'espaces.

@ Phovoir/cd

Parfois, le partenariat prend une autre forme. S'il possède son propre service de space-planning, le fabricant de mobilier de bureau Steelcase travaille aussi avec des spécialistes de l'aménagement (cabinets d'architecte, déménageurs, etc.) avec lesquels il a négocié des contrats d'exclusivité. Ainsi, ces sociétés sont devenues de véritables concessionnaires locaux de la marque Steelcase dont ils se chargent de proposer le mobilier lors de tout projet d'aménagement.

Une sous-traitance en toute transparence

Quel que soit le partenariat envisagé, l'objectif final est de proposer une prestation globale aux entreprises, chacun y trouvant son compte. C'est le cas de la société Pentagonal, un prestataire spécialisé dans le déménagement d'entreprise, qui a noué un partenariat avec le cabinet RB Architectes pour réaliser les éventuels travaux de rénovation. «Notre métier d'origine est le transfert de bureaux, explique Jean-Claude Lépissier, p-dg de Pentagonal. Mais le déménagement a un impact global sur l'entreprise. Il nécessite un nouvel aménagement et, souvent, des travaux de rénovation. Grâce aux partenariats que nous avons conclus avec des prestataires comme RB Architectes, nous pouvons faire des propositions à nos clients et répondre rapidement à leurs besoins.» Les prestations couvertes par Pentagonal sont donc devenues très larges, de la recherche de locaux jusqu'à l'organisation du cocktail lors de l'inauguration des nouveaux bureaux!

Cette imbrication des prestations se fait néanmoins en toute transparence. «Si nous restons le seul interlocuteur de notre client, nous leur donnons, bien entendu, des informations sur les entreprises avec lesquelles nous travaillons», précise Jacques Simonian, p-dg de la société Tertiam, dont le coeur de métier est la rénovation mais qui s'est diversifiée dans le space-planning. Ses clients nécessitant un aménagement d'espaces bénéficient ainsi de l'expertise historique des architectes de la société. «la valeur ajoutée de l'architecte est qu'il conçoit tout à la fois le bâtiment et l'espace intérieur. C'est un expert des volumes et il sait valoriser un bien immobilier», précise le dirigeant. Un argument commercial non négligeable lorsque l'on sait que certaines sociétés souhaitent acquérir leurs locaux et anticipent une revente en embellissant les bureaux.

Bénéficier de l'expertise historique du prestataire

La nature d'un projet conditionne notamment le choix du prestataire, de même que l'ampleur des surfaces. Lorsqu'elle n'a pas plus de 2000 postes à installer, une entreprise peut directement s'adresser à un fabricant ou un distributeur de mobilier de bureau, lequel pourra se charger de l'aménagement de l'espace via ses propres services ou un partenariat avec un petit cabinet de space-planning. En revanche, pour une multinationale qui intègre plusieurs milliers de mètres carrés flambant neufs, il lui faudra plutôt recourir à un architecte spécialisé, dont le carnet d'adresses lui permet d'être en contact avec la plupart des fabricants de mobilier de bureau. «De plus, un architecte conseille ses clients de façon indépendante sur le mobilier dont il suit les tendances pour apporter une solution sur mesure», avance Axel Reid, architecte et patron de l'agence RB Architectes.

Si chacun met en avant les qualités de son métier de base, tous reconnaissent qu'un travail en étroite collaboration avec le donneur d'ordres est nécessaire. «Chaque aménagement nécessite de se pencher en profondeur sur le fonctionnement de l'entreprise et sur son «vécu»», insiste François Bures (Kinnarps). C'est pourquoi les prestataires doivent porter une attention particulière aux fusions d'entreprises qui génèrent parfois un choc des cultures. De même, ils doivent impliquer le personnel dans la transformation des locaux, en l'invitant, par exemple, à choisir le mobilier de bureau, ou en les sensibilisant à certaines problématiques, comme la restriction d'espace. Car au-delà de l'esthétique ou de la fonctionnalité, l'aménagement conditionne l'efficacité des équipes au quotidien.

Carole Melville, responsable services généraux et immobilier, RBS

Carole Melville, responsable services généraux et immobilier, RBS

Témoignage

«Nous avons choisi un déménageur capable de mener l'opération de A à Z»
Après la fusion de la Royal Bank of Scotland (RBS) avec la banque néerlandaise ABN Amro, les équipes du siège parisien de RBS ont accueilli, à l'automne 2008, quelque 350 nouveaux collaborateurs. Au final, l'opération nécessitait de déplacer plus de 500 personnes sur deux sites tout en augmentant les surfaces de deux plateaux. «Nous avons fait appel à un spécialiste du déménagement d'entreprise, Pentagonal, qui nous avait déjà épaulés il y a deux ans pour un transfert, explique Carole Melville, responsable services généraux et immobilier. Nous l'avons choisi pour sa capacité à mener l'opération de A à Z, du déménagement jusqu'à l'installation des collaborateurs
L'aménagement de l'espace s'est ainsi accompagné d'une réflexion plus globale sur les métiers de la nouvelle entité. «Pentagonal s'est rendu chez ABN Amro pour observer, en amont, sa façon de travailler et l'associer au mieux à la nôtre.» Des réunions avec les collaborateurs ont permis de faire le point sur les besoins et d'expliquer le changement, notamment la rationalisation de l'espace d'archivage. «Nous avons même organisé un challenge, avec un prix décerné au meilleur archiveur!», indique Carole Melville. Celle-ci reconnaît le caractère indispensable de la préparation d un réaménagement avec les salariés: «Sans l'adhésion et la participation du personnel, nous n'aurions pas pu boucler toute l'opération dans les délais impartis.»


RBS Group
ACTIVITE
Banque
CHIFFRE! D'AFFAIRES MONDE 2008
29,5 milliards d'euros
EFFECTIF MONDE
174000 salariés