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Acheter un logiciel de gestion de paie

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Quand une entreprise se dotait d'une solution de gestion de paie, les acheteurs étaient cantonnés à l'achat d'une licence. Aujourd'hui, ils élargissent peu à peu leur intervention au déploiement de cet outil. Une entrée nouvelle dans le domaine des RH. Mais les marges de manoeuvre restent relativement classiques.

Dans l'univers des ressources humaines, la gestion de la paie est un sujet sensible. L'achat d'un progiciel de gestion en la matière et son déploiement ne le sont pas moins. Comme l'ensemble des familles d'achats, l'élaboration précise et rigoureuse du cahier des charges est l'un des principaux facteurs de succès. Il est donc impératif que les fonctionnalités du progiciel collent parfaitement aux besoins et aux spécificités de l'entreprise. Cette attention particulière à la rédaction du cahier des charges permet par la suite de s'assurer que les applications proposées ne sont pas surdimensionnées et ne représentent pas un surcoût pour l'entre prise. L'implication d'un chef de projet RH et/ou informatique est donc souvent nécessaire. Le cahier des charges est généralement élaboré en obligation de résultats, puisque le donneur d'ordres attend à la fois la production de bulletins de paie et le respect des obligations légales et sociales. Une obligation de confidentialité est également souhaitable.

Challenger les prestataires

L'achat d'un progiciel de gestion - ou le déploiement d'une nouvelle version - passe par une phase de migration, à ne pas confondre avec la maintenance applicative de la solution. Ce déploiement peut être assuré en interne ou, plus fréquemment, par un prestataire. L'intervention de ce dernier repose essentiellement sur la mise à disposition et l'assistance technique d'experts en mode régie. ors de l'appel d'offres et de la sélection du prestataire, l'objectif de l'acheteur est donc de mettre en concurrence les profils d'experts proposés (ancienneté, expérience, niveau d'étude, etc.) et de négocier un taux horaire journalier en fonction de chacun d'eux. Le donneur d'ordres peut également s'orienter vers un forfait qui dépendra de la complexité de la migration. Autre possibilité pour réduire les coûts: si l'expertise en interne est suffisamment forte, l'acheteur peut challenger les prestataires sur le type de profils proposés. Une option à utiliser toutefois avec beaucoup de précaution. Enfin, il est important de négocier une phase de réversibilité avec l'éditeur et le prestataire, si le progiciel ou sa migration ne correspondent pas aux attentes de l'entreprise.

L'expert

Olivier Wajnsztok est le directeur associé du cabinet AgileBuyer spécialisé dans les achats opérationnels. AgileBuyer propose également des prestations de conseil stratégique.

Les clés

Les fonctionnalités du progiciel doivent coller aux besoins et aux spécificités de l'entreprise - L'implication d'un chef de projet RH et/ou informatique est donc souvent nécessaire - Lors de l'appel d'offres, l'objectif de l'acheteur est de mettre en concurrence les profils proposés par les prestataires.

@ FOTOLIA/ FRANCK CAMHI

Par Olivier Wajnsztok, du cabinet AgileBuyer