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Achat de papier, comment changer les habitudes

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Les ramettes de papier ne représentent, certes, pas un volume d'achat important, comparé à l'ensemble des dépenses de l'entreprise. Mais le gaspillage des impressions est tel que les services achats cherchent souvent à optimiser cette famille en essayant de changer les habitudes des collaborateurs. Un pari difficile.

@ Fotolia

Avec une consommation qui représente 40 000 ramettes par an pour 1 342 collaborateurs, la société de conseil et de courtage en assurances Aon est un gros consommateur de papiers bureautiques. Une catégorie de dépense que la direction des moyens généraux et des achats cherche à optimiser. «Nous avons négocié un tarifa long terme pour l'ensemble de nos sites en France afin d'éviter les hausses de prix du papier», explique Angelo Videira, son directeur. Aon ne s'adresse désormais qu'à un seul fournisseur: Antalis. «Nous avons également réduit le grammage», reprend Angelo Videira. Ainsi, le papier de 100 gr ne représente plus que 15 % des commandes, contre 75 % pour les feuilles de 80 gr. Les 10 % restants concernent du papier couleur pour une utilisation non bureautique. Aon souhaite descendre sous la barre actuelle des 30 ramettes annuelles par utilisateur. Aussi, la direction des moyens généraux et des achats va lancer un programme de communication en interne pour sensibiliser les collaborateurs de l'entreprise. «Nous allons mettre en place des indicateurs sur les systèmes d'impression qui vont permettre d'identifier la consommation de chaque service et de comparer les résultats avec les benchmarks réalisés auprès d'autres entreprises», détaille Angelo Videira. La réalisation de ces économies ira de pair avec la politique de développement durable de l'entreprise, qui envisage d'acheter davantage de papier recyclé.

Odile Gonzalez de Peredo, Asap

«Concernant l'achat de papier, le critère de la qualité doit toujours primer sur celui du prix.»

Un achat diffus

 

A l'image d'Aon, beaucoup d'entreprises cherchent à optimiser leur achat de papier bureautique. La première étape consiste à déterminer le volume global de papier acheté par l'entreprise. Dans la pratique, cette famille d'achat est souvent diffuse entre les services. La logique économique est évidente: «plus je négocie un volume de papier important, plus j'obtiens un prix intéressant». «Le papier disponible en stock, du jour au lendemain, est toujours plus cher que celui en fabrication», précise Olivier Steven, président de la société Printco. L'intérêt est aussi de déterminer les périodes où l'entreprise achètera davantage de papier pour faire face à des pics d'activité, par exemple. «Alors que l'entreprise aura négocié un volume global de papier à l'année, cela permet au fournisseur de s'adapter et d'anticiper les besoins des services. Il n'y a plus de problème de stock, tout le monde est gagnant», explique Odile Gonzalez de Peredo, fondatrice du cabinet de conseil Asap. D'autres mesures concrètes peuvent être prises, comme réduire le grammage. «Cela dépend de l'utilisation du papier, reprend Odile Gonzalez de Peredo. Le critère de la qualité doit toujours primer sur celui du prix

Toutefois, l'achat de papier en lui-même n'est que la partie immergée de l'iceberg. Le plus difficile est de faire changer les comportements des collaborateurs. Selon une étude commanditée par Lexmark, les salariés français impriment 35 pages par jour. Ce qui semble beaucoup, mais reste inférieur à la consommation de leurs homologues européens (40 pages par jour pour les Allemands et les Anglais, 43 pour les Espagnols et les Italiens). Et pourtant, 90 % d'entre eux reconnaissent que l'impression de documents a des répercussions sur l'environnement, tandis que 88 % prétendent lire leurs e-mails plutôt que de les imprimer. En revanche, ils sont 46 % à remarquer que leur employeur ne se préoccupe pas du gaspillage de papier! «Le mythe du zéro papier n'existe plus, rappelle Odile Gonzalez de Peredo. Mais plutôt que de vouloir réduire la consommation de papier par la contrainte, il est préférable d'instruire les collaborateurs

S'il est difficile d'imprimer moins, l'utilisation d'un papier recyclé est une solution qui fait toujours débat. Selon Lexmark, seules 16 % des entreprises utilisent du recyclé, papier réputé de moins bonne qualité et plus onéreux.

Les principaux labels de papiers écologiques

FSC international
Les produits qui présentent le label FSC (Forest Stewardship Council) contiennent du bois en provenance de forêts exploitées en respectant l'environnement et les aspects sociaux. Chaque entreprise transformant du bois FSC doit être certifiée FSC pour garantir le rattachement direct à la forêt d'origine. Pour qu'un papier, s'il ne contient pas de matière recyclée, puisse être muni de ce label, il faut qu'une proportion d'au moins 50 % des fibres de bois utilisées soit certifiée FSC. Pour une proportion supérieure à 50 %, un pourcentage d'au moins 17,5 % des fibres doit être certifié FSC. www.fsc.org

L'écolabel européen
L'écolabel européen, ou la Fleur, est le label écologique reconnu par tous les pays membres de l'Union européenne. Il donne lieu, pour chaque catégorie de produits, à l'élaboration d'un cahier des charges. Les producteurs, fabricants ou prestataires de services, dont les produits répondent à ces critères, peuvent prétendre à ce label. Concernant le papier, les paramètres sont la consommation d'énergie, les rejets gazeux, les effluents liquides, l'origine des fibres, la gestion des forêts, l'utilisation de substances chimiques, la gestion des déchets, etc. www.eco-label.com

L'Ange bleu
Ce label est d'origine allemande. Pour qu'une gamme de papier l'obtienne, les fibres de papier doivent provenir à 100 % de vieux papiers (tolérance de 5 %), dont au moins 65 % de gammes de papier inférieures. Pour le traitement du vieux papier, il faut renoncer aux azurants optiques, au chlore ou à tout autre décolorant. A noter que les déchets résultant de la production de papier ne sont pas considérés comme du vieux papier, www.blauer-engel.de

Le Cygne nordique
Comme son nom l'indique, ce label est d'origine norvégienne. Au moins 15 % des fibres doivent provenir des forêts certifiées durables ou au moins 50 % des restes de bois de scierie. La production de ces gammes de papier ne doit pas entraîner de fortes émissions d'halogènes organiques, ni utiliser de matières chimiques. www.svanen.nu

L'argument écologique

 

Odile Gonzalez de Peredo estime que «les nouvelles gammes proposées par les fabricants sont de meilleure qualité et ne coûtent pas forcément plus cher». De son côté, Olivier Steven note que «les papiers recyclés ne sont toujours pas blancs, sauf quelques rares références». Avant d'ajouter que «le papier recyclé reste toujours plus cher que le standard». En effet, chez les principaux fournisseurs, les gammes standard sont en moyenne 4,5 % plus chères que le papier recyclé. Néanmoins, pour les services achats, l'argument écologique peut être un bon moyen pour réduire l'achat global de papier et demander aux directions opérationnelles de surveiller leurs consommations.