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Achat de déménagement: quelles sont les règles d'or à respecter

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Selon l'Association française du déménagement d'entreprise (AFDE), une société déménage en moyenne tous les trois à cinq ans. L'achat de services liés au déménagement étant peu fréquent, les acheteurs ne maîtrisent pas totalement cette prestation. Pourtant, pour éviter que les coûts ne s'envolent, ils peuvent instaurer quelques principes.

Un déménagement peut être un achat conséquent, puisque c'est une facture de 200 à 250 euros par poste, voire 2 000 euros par personne si le mobilier est transféré. Par ailleurs, déménager est souvent synonyme de changement dans les habitudes des salariés. Cela génère du stress. Compte tenu des enjeux financiers et sociaux, il convient de préparer minutieusement cet achat.

Tout d'abord, l'acheteur doit définir les priorités, les contraintes du déménagement et le nombre de personnes à transférer. Il doit répondre à de nombreuses questions: est-ce le prestataire ou l'entreprise qui va remplir les cartons? Quand faut-il déménager? Qui gérera le transfert du parc informatique? Faut-il tout transférer (l'achat de mobilier neuf peut se révéler moins onéreux que le transfert de l'ancien)? Il est fortement conseillé à l'acheteur de rédiger un cahier des charges précis, respectant la norme Afnor NF X50-815 intitulée «Aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques». Rappelons qu'un bon cahier des charges devra contenir une présentation et une description de l'entreprise, des plans d'accès mais aussi un inventaire du matériel, la période d'exécution des opérations, la définition des interventions du prestataire. Par ailleurs, il devra préciser si d'autres corps de métiers seront présents pendant les opérations, si certaines prestations seront déléguées au déménageur avant le jour J. Encadrement et qualification du personnel, attestations d'assurance, mentions des contraintes imposées au prestataire devront aussi y figurer.

Les critères d'évaluation

L'acheteur peut contacter des déménageurs dits classiques, ou spécialisés dans le transfert administratif, informatique ou le mobilier récupéré. Selon l'Association française du déménagement d'entreprise, les principaux critères de choix sont dans l'ordre: le sérieux, les références, la qualité, le respect des délais et le prix. L'acheteur peut opter pour un déménagement dit «organisé», qui permet de bénéficier du trajet retour d'un autre déménagement. Il existe aussi des déménagements dits «groupés», rassemblant différents déménagements. Certes, ces prestations sont contraignantes car les dates sont fixes, mais elles permettent de réduire non seulement les coûts de l'opération, mais aussi les émissions de CO2 (de 10 à 40 %). Enfin, l'acheteur ne doit pas oublier que les distributeurs de boissons, copieurs, matériel sanitaire, etc. doivent, lors d'un déménagement, être déplacés par les fournisseurs eux-mêmes, ce qui est peut-être l'occasion de renégocier les contrats...

@ sur www.decision-achats.fr

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Par Alexandra Augé responsable du développement de Sérénia, cabinet- conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans des achats et de la recherche d'avoirs.

Les clés

- Rédiger un cahier des charges précis respectant la norme Afnor NF X50815 «Aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques»
- Etudier tous les éléments qualitatifs des offres proposées Penser aux déménagements dit «groupés», qui rassemblent différentes opérations.