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Achat d'information professionnelle: évitez les pièges!

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Indispensable à la création de valeur, l'information professionnelle est en mutation: inflation, concentration des acteurs et dématérialisation. Autant de contraintes que l'acheteur doit maîtriser pour optimiser cette famille de prestations intellectuelles.

Indicateurs économiques, presse généraliste, éditions juridiques ou scientifiques, moteurs de recherche, instruments de veille... L'achat d'information professionnelle est une équation à plusieurs inconnues. Si les entreprises (TPE, PME, grands comptes, collectivités, établissements publics...) consacrent entre 2 000 et un million d'euros par an à ces ressources immatérielles, selon les données du laboratoire d'études SerdaLABSelon l'étude Information électronique professionnelle: marché et tendances en 2012, étude SerdaLAB réalisée en collaboration avec GFII au dernier trimestre 2011., il est difficile de se prononcer sur le niveau global du marché de l'information professionnelle en France. Ce dernier est segmenté en fonction de la nature des acteurs (éditeurs, agences d'abonnements et agrégateurs de contenus), du degré de spécificité de l'off re (mono ou pluridisciplinaire) et des supports (papier, numérique ou mobile). Toujours selon SerdaLAB, les donneurs d'ordres ont augmenté les budgets alloués à l'information de 5 % par rapport à 2010, mais cette tendance ne semble pas se maintenir pour l'année 2012. Les résultats prévisionnels du marché de l'information seraient en recul pour l'année à venir (environ 2 %). La raison? La très forte hausse des tarifs de l'information, notamment due aux investissements engagés pour déployer des sources sur format électronique, absorbe la quasi-totalité des augmentations de budget. «Concernant l'information juridique électronique, le taux de croissance annuel moyen du prix des ressources oscille entre 2,76 % et 19,26 % l'an, selon l'éditeur et la documentation considérée, explique Virginie Boillet, responsable des études chez SerdaLAB, en faisant référence à une étude réalisée pour l'association Juriconnexion. A noter que la plus forte hausse de tarification a été enregistrée chez les Editions Francis Lefebvre (EFL), pour le Mementis comptable, avec une croissance annuelle moyenne constatée de 23 %. »

@ RICHARD VILLALON / BAURKA / FRANCK BOSTON / FOTOLIA

Privilégiez les ressources électroniques

Pour contrer cette inflation, le donneur d'ordres est donc amené à réviser l'équilibre de son budget en privilégiant les ressources électroniques. Ainsi, il y consacre en 2011 près de 39 % de ses dépenses en information, contre 36 % l'année précédente. « D'un modèle d'acquisition pérenne s'appuyant sur le papier, nous sommes passés, avec le numérique, à une logique de flux et d'accès à durée limitée, explique Rémi Bilbaut, président du groupement français des éditeurs et des professionnels de l'information GFIIGFII a édité un guide pratique intitulé Clients, agences, éditeurs, comment gérer ensemble les abonnements aux périodiques, à télécharger sur le site internet du groupement, www.gfii.fr.. Les modèles économiques des revues scientifiques sont donc désormais basés sur l'électronique et les offres prédominantes sont le format e-only (électronique seul), le format e+p (électronique plus papier, dans lequel le papier vient désormais en complément de la version électronique) et les e-packages (offre regroupant plusieurs titres au sein de bouquets thématiques ou autres). »

Ne négligez pas les dépenses d'information professionnelle

Malgré ces contraintes budgétaires, la majorité des acteurs et experts du marché mettent en garde contre la dépréciation de ces ressources immatérielles. Malheureusement, il n'existe pas de normes ni d'indicateurs de performance achats d'information et d'aucuns pourraient être tentés de remplacer les sources payantes par le contenu disponible gratuitement sur Internet. Attention! Dans les entreprises où la connaissance est un facteur clé de la valeur ajoutée comme les cabinets de conseil, négliger les dépenses d'information professionnelle revient à courir un risque préjudiciable. «En effet, ces derniers sont tenus d'être informés des modifications de la réglementation relative aux activités des entreprises, auquel cas, en situation de contentieux, ils peuvent engager leur responsabilité », explique Bruno Godinot, directeur commercial au sein du groupe La Revue fiduciaire (GRF). Un raisonnement trivial, certes, mais qui n'a pas empêché une entreprise de s'appuyer sur un article obsolète du code du travail, trouvé sur le web, pour motiver un licenciement.

Alors comment opérer? «Longtemps associée aux services de documentation, l'acquisition des abonnements relève de plus en plus souvent du service achats ou d'un binôme documentation / achats, explique le président de GFII, Rémi Bilbaut. Désormais, les acheteurs d'information se professionnalisent et tendent même à se regrouper en consortium dans le monde académique (Cairn ou Percée) ou en groupement d'achats dans le domaine hospitalier, par exemple. » L'intérêt? Faire face à la concentration des fournisseurs et tenter de réduire le montant de la facture éditeurs, les agences d'abonnement (Ebsco, Swets, Lavoisier, France Publication et Prenax) et les agrégateurs de contenus (LexisNexis, EDD, Dow Jones et Cedrom-SNI...) sont en position de force dans la négociation. Reste alors pour l'acheteur la mission de mesurer avec le plus d'exactitude possible les besoins de ses clients internes, afin de calibrer le nombre de ressources physiques ou électroniques nécessaires dans l'entreprise en se fondant sur la fréquence de consultation, mesurée sur la base de statistiques disponibles auprès des éditeurs. «Là encore, bien qu'il veuille négocier en fonction du taux d'utilisation réelle des ressources, il peut se voir opposer par son prestataire une facturation au nombre de collaborateurs concernés par l'information dans l'entreprise », nuance Virginie Boillet (SerdaLAB).

Finalement, la marge de manoeuvre de l'acheteur se limiterait à vérifier et contrôler la durée du contrat, les possibilités de renouvellement (reconduction tacite, notification écrite, non renouvelable) et de résiliation (non-paiement, insolvabilité, liquidation, etc.). Bruno Godinot (La Revue fiduciaire), lui, propose d'aller plus loin: « La réglementation impose aux entreprises de consacrer à la formation de leurs collaborateurs entre 0,55 et 1,05 % du montant de la masse salariale. Une idée envisageable serait alors d'indexer le budget de l'information professionnelle comme celui de la formation. » Une initiative à soumettre auprès de la direction générale ? Une idée à creuser...

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Classement des ressources les plus convoitées

Selon le cabinet d'études SerdaLab, depuis 2009, la part du budget d'information électronique sur l'ensemble des dépenses d'information est passée de 36 à 42 %. Selon le classement des 12 segments de l'information professionnelle de SerdaLab, les ressources les plus sollicitées sont: la presse généraliste l'information scientifique, technique et médicale (ISTM), l'information juridique, de l'information multisectorielle et des données concurrentielles relatives au marketing.

Les clés

- En cas d'achats d'abonnements électronique d'information, il est recommandé aux acheteurs d'associer en amont les informaticiens pour déterminer l'environnement technique et les contraintes du système.
- Avant la signature de la commande, il est conseillé de prendre connaissance des contrats de licence et de les soumettre pour relecture à ses services juridique et informatique.
- Dès la souscription, les acheteurs doivent demander à l'éditeur de préciser quel serait, en cas de résiliation, le contenu acquis et disponible. Il est nécessaire de les interroger sur les formats du contenu livré.