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« Une solution plus simple et plus conviviale pour le service achats »

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Pour mieux contrôler les dépenses, centraliser les achats et simplifier la gestion de commandes, le département achats de l'Afnor a opté pour la solution RIA (Rich Internet application) de Qualiac et la mise en place du module e-procurement. Le point avec Alain Ruiz sur le déploiement en interne de cette solution.

A quels besoins en interne a répondu la solution RIA de Qualiac?

Alain Ruiz: Nous avions besoin de faire migrer les services achats, ventes et finances vers une solution plus simple et plus conviviale. Pour la fonction achats, nous voulions améliorer notre contrôle de la dépense, centraliser nos achats, simplifier notre processus de passation et de suivi de commandes. Le module d'e-procurement installé nous permet de suivre cette direction. Pour mettre en place cette offre, nous avons été aidés par une société spécialisée en conseil et organisation: Alénium.

Quels sont les atouts de cette solution?

RIA de Qualiac et le module e-procurement sont des solutions plus agiles et plus souples d'utilisation nous permettant de soigner et structurer nos données d'entrée. L'audit que nous avons mené en interne a montré que nous passions trop de temps à «épurer» nos données de restitution dans le domaine achats, acquises principalement sous Excel.

Par ailleurs, les profils des acheteurs sont paramétrables, de même que les écrans quotidiens, personnalisables en fonction des commandes. Le process achats gagne également en transparence. En effet, nos clients internes peuvent maintenant suivre leur commande et visualiser en temps réel l'étape de traitement à laquelle elle est se trouve à un instant «t».

De plus, le déploiement de RIA de Qualiac et du module e-procurement s'inscrit dans notre démarche de dématérialisation. Nous pouvons, en effet, transmettre au fournisseur le bon de commande via Internet et ainsi réaliser un gain de temps dans le traitement de la commande... La culture du papier est difficile à faire disparaître mais les progrès faits dans ce domaine sont encourageants.

Quelles sont les étapes de mise en oeuvre de ce projet?

Le projet a démarré par l'élaboration d'un cahier des charges pour évaluer les besoins en interne. Puis, nous avons sélectionné les personnes qui devaient être impliquées de manière transversale, au niveau des équipes achats, ventes et finances, pour assurer la gestion même du projet. Il est stratégique d'allouer les moyens humains sur un projet de cette envergure. Choisir les bonnes personnes pour la bonne tâche a été un des points essentiels de la phase amont du projet. Par ailleurs, il a fallu accompagner le changement en interne auprès de nos clients prescripteurs et en externe auprès de nos clients et partenaires extérieurs. Après l'étape actuelle de recette, nous ferons migrer tous les services achats, finances et ventes sous RIA de Qualiac au 1er janvier 2012 avec l'aide de notre intégrateur Partesys.

Alain Ruiz, Afnor

« Le déploiement de RIA de Qualiac et du module e-procurement s'inscrit dans notre démarche de dématérialisation »

Le chiffre

29 % des entreprises jugent leurs applications ERP intuitives et faciles à utiliser. C'est ce qu'indique l'étude internationale menée par IDC pour le compte d'IFS, éditeurs de solutions ERP.