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«Nous avons standardisé tous nos achats pour davantage d'efficacité»

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Rarement un département n'est apparu aussi en avance dans la professionnalisation de ses achats. Présentation, exemples à l'appui, des achats de la Charente-Maritime par son responsable des moyens généraux.

Dans quelle phase de professionnalisation des achats se trouve le conseil général de Charente-Maritime?

PATRICE ACQUIER: La professionnalisation de nos achats hors production arrive à maturité. En effet, nous avons réussi à généraliser une stratégie d'achats efficace, basée notamment sur la notion de coût global. Elle repose sur deux piliers: la standardisation des achats et l'utilisation de nouveaux outils comme la commande en ligne et la carte d'achat. Le bénéfice est double. D'abord, la massification qui résulte de la standardisation nous a permis d'obtenir de meilleures conditions commerciales de nos fournisseurs. Ensuite, les tâches à faible valeur ajoutée (type traitement de factures) sont désormais réduites, grâce aux outils comme la carte d'achat.

«La massihcation de nos achats nous a permis d'obtenir les meilleures conditions commerciales de nos fournisseurs.»

Pouvez-vous donner un exemple concret?

Je prendrais celui de 1 achat de vêtements de travail des agents de la direction départementale de l'équipement (DDE). Ces derniers ont rejoint, en 2007, les effectifs du conseil général, à la suite de l'Acte II de la décentralisation. Les besoins de la DDE en matière de vêtements de travail sont grands, avec notamment un nombre de modèles très important. Or, les commandes étaient jusqu'alors passées au fil de l'eau. La demande étant éclatée, le fournisseur n'avait pas de visibilité et ne pouvait concentrer ses efforts sur un segment en particulier, par exemple en accordant une remise de prix. Pour changer cette situation, le service des moyens généraux a commencé par réduire le catalogue à une vingtaine de références produits, alors que ce dernier en comptait une centaine auparavant. Les agents de la DDE ont été associés à la définition du besoin, via un panel représentatif qui a également participé à la rédaction du cahier des charges. De plus, les agents ont évalué eux-mêmes les échantillons remis par les fournisseurs au cours de la consultation, afin de valider l'offre au niveau technique. A mes yeux, ce marché réunit tous les ingrédients d'une démarche achats réussie. En effet, nous avons, en amont, convaincu les utilisateurs de l'intérêt de la standardisation en les associant à la démarche. Cela nous a permis, au final, d'obtenir de meilleures conditions de la part des fournisseurs: la réduction des coûts de 15% et l'intégration d'un accompagnement technique au plus près des utilisateurs.

La carte d'achat fait partie de votre stratégie. Quel bilan tirez-vous de son utilisation?

Aujourd'hui, quatre cartes sont déployées au sein de notre service. Lequel effectue les transactions pour le compte des utilisateurs, puis passe commande via les catalogues électroniques ad hoc. La majorité de nos dépenses de fournitures courantes sont payées par ce biais, ce qui allège considérablement le circuit comptable. En effet tes les factures, qui sont ventilées par marché et par budget sous le contrôle de notre direction financière. Auparavant, il faillit traiter plusieurs centaines de factures. Au final, nous pouvons évaluer le gain, en équivalence, à deux emplois à temps plein sur la chaîne comptable. Quant à nos fournisseurs qui acceptent la carte d'achat ils en tirent aussi un bénéfice: le délai moyen de paiement est désormais de cinq jours.

Vous développez le travail en réseau avec d'autres collectivités du Poitou-Charentes. Quelles actions menez-vous ensemble?

L'idée de départ est simple: les quatre conseils généraux de la région partagent peu ou prou les mêmes fournisseurs. Nous souhaitions donc nous rencontrer pour réaliser un benchmark sur les difficultés vécues avec certaines entreprises, mais aussi sur les prix et avantages que les fournisseurs peuvent pratiquer. Ces informations sont difficiles à obtenir directement de la part de ces derniers. Il semble donc logique de les partager entre acheteurs publics. Cela permet d'affiner nos stratégies achats et nous engage dans une réflexion prospective. Nous nous sommes vus une demi-douzaine de fois depuis 2007 Lors de chaque rencontre, nous fixons un thème qui correspond à un grand segment d'achats commun: les véhicules, les prestations de services, etc.

«Nous n'hésitons pas à rencontrer des fournisseurs potentiels en dehors des périodes de consultation.»

Quel type de démarche avez-vous entrepris auprès des entreprises?

Nous n'hésitons pas à rencontrer des fournisseurs potentiels en dehors des périodes de consultation, comme l'autorise le code des marchés publics. Cela permet de construire une démarche achats pertinente. Afin de préparer un groupement de commandes pour du matériel d'impression, nous avons, par exemple, rencontré la dizaine de grandes entreprises du secteur. Nous avons compris que, dans ce cas précis, il leur était impossible de garantir certaines interventions de maintenance en moins de 24 heures sur un territoire comme nôtre car de nombreux collèges répartis dans tout le département participaient au groupement de commandes. C'est pourquoi nous avons ajusté notre cahier des charges. Si nous ne l'avions pas fait, il est probable qu'aucune entreprise n'aurait répondu à un marché si éloigné de la réalité économique, au risque de payer des pénalités en cas de non- respect du contrat. Ici, la concurrence a totalement joué.

Une pratique rare dans la sphère publique...

Le code n'interdit pas de rencontrer les entreprises en dehors des périodes de consultation. Il est d'ailleurs dommage de ne pas entamer ces démarches. Cela prive l'acheteur des champs de progrès que les fournisseurs pourraient lui offrir. Une bonne connaissance du marché fournisseurs permet de rédiger un bon appel d'offres, qui suscitera concurrence et émulation entre les candidats.

Quelles sont vos prochaines pistes de travail?

Dominique Bussereau, qui est a la fois président du conseil général et l'un des artisans du Grenelle de l'environnement, nous a demandé d'intégrer le développement durable dans l'analyse du coût total de nos achats. L'un des premiers exemples est celui du marché de nettoyage des bâtiments. Auparavant, les femmes de ménage intervenaient tous les jours dans nos locaux. Dans mise en cause du besoin. Seules les parties communes continuent d'être nettoyées quotidiennement et ce avec une majorité de produits respectueux de l'environnement. Les bureaux ne le sont plus que concentration des heures sur quelques créneaux a permis au prestataire de payer moins d'heures «décalées» à ses salariés et de leur garantir une journée de travail à temps complet. Financièrement, le coût est neutre pour notre collectivité et nous avons amélioré le bien-être social de ces salariés. C'est cette philosophie du gagnant-gagnant que nous essayons de généraliser sur tous nos segments d'achats: réduction des puissances sur les véhicules, politique générale de tri du papier, mesure de la performance environnementale

Biographie

Patrice Acquier, 35 ans, est titulaire d'un DEA de droit public interne (université Aix-Marseille III) et d'un Certificat d'études judiciaires. Il a débuté sa carrière en 1998 au ministère de la Défense, au sein de la Direction centrale des télécommunications et de l'informatique. Il y a notamment exercé les fonctions de correspondant juridique et d'adjoint au responsable du service. En 2004, il rejoint le conseil général de Charente- Maritime, d'abord comme responsable de pôle achats, puis comme responsable du service des moyens généraux, poste qu'il occupe toujours aujourd'hui.

A savoir

Le conseil général de Charente- Maritime a un budget annuel d'achats de160MEuros, pour un budget total de plus de 900 MEuros. Le service des moyens généraux, compétent à la fois pour l'achat hors production et la logistigue, compte 43 personnes, dont 9 sont affectées aux achats pour un budget de l'ordre de 14 MEuros après intégration de nouvelles missions transférées au 1er janvier 2010 (parc départemental de l'équipement). L'organisation du service est centralisée: tous les actes d'achats émanent des moyens généraux, lesquels sont détenteurs des cartes d'achat. La commande est en revanche déconcentrée, avec la mise à disposition de catalogue électronique pour les utilisateurs.