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«Nous avons repensé l'espace de nos agences»

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De la définition du besoin à la contractualisation en passant par la décomposition des coûts, le service achats de la Mutuelle générale de l'Education nationale s'est attelé au réaménagement de ses agences.

Faire évoluer l'aménagement de 80 sections départementales pour dynamiser l'accueil des visiteurs : tel est le parti adopté par la Mutuelle générale de l'Education nationale (MGEN), qui a confié ce dossier à sa direction immobilière et à son service achats. «Afin d'assurer la meilleure application de notre concept d'aménagement «sections du futur», nous avons planché en amont sur un cahier des charges précis, passant au crible toutes les étapes de la prestation», explique Emilie Cogo, responsable achats au sein du groupe. Ainsi, la MGEN a prévu diverses contraintes, telles qu'une grille de services imposant des délais précis pour chacune des phases, assorties de pénalités de retard. Par ailleurs, le service achats a exigé des cinq candidats à l'appel d'offres qu'ils décomposent au maximum le prix de leur prestation d'aménagement. «Nous voulions disposer d'une vraie visibilité sur les éléments générateurs du coût total», renchérit Emilie Cogo.

La MGEN a également étudié de près les bordereaux de prix pour les éléments techniques nécessaires à l'aménagement des agences. « Afin de pouvoir comparer les offres des candidats, nous les avons invités à plancher sur l'aménagement d'un de nos sites pilotes, à Grenoble. En fonction des résultats obtenus et analysés conjointement avec la direction immobilière, nous avons dégagé les lignes budgétaires où les écarts de prix semblaient trop importants d'un soumissionnaire à l'autre. » Ainsi, le groupe a entrepris les négociations avec les fournisseurs qui proposaient les prix les plus justes. Au final, deux d'entre eux ont été sélectionnés. Ils se répartissent désormais le travail d'aménagement des 80 agences. « Etant donné l'étendue et la durée du projet, choisir deux prestataires s'est avéré judicieux. Cela nous permettra également de les remettre en concurrence, si nécessaire, sur des éléments techniques que nous ne pouvons pas faire coter à ce jour. »

Un partenariat gagnant-gagnant

Au final, le succès de cette opération repose sur un élément fondamental : la collaboration fructueuse entre les directions achats et immobilière. «Malgré le manque d'expertise technique de notre service dans ce domaine spécifique, nous avons fait preuve de l'ouverture nécessaire pour travailler en bonne intelligence avec notre client interne», explique Emilie Cogo. Un partenariat gagnant-gagnant qui devrait sans aucun doute favoriser la reconnaissance en interne de ce service achats, aujourd'hui en pleine structuration.

L'acheteuse

Diplômée du Master spécialisé achats internationaux de Bordeaux, Emilie Cogo, 36 ans, a d'abord travaillé au sein du service des achats centraux d'Air France, avant d'intégrer le cabinet Arthur Andersen, puis Ernst & Young pour y développer la direction achats. Depuis juillet 2009, elle est responsable achats de la MGEN.

MGEN

ACTIVITE
Mutuelle


CHIFFRE D'AFFAIRES 2009
2,2 milliards d'euros


EFFECTIF
9 400 salariés


VOLUME D'ACHATS 2009
250 millions d'euros


EFFECTIF ACHATS
7 collaborateurs

Mot clés : Prix

Charles Cohen