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«Il est fondamental de penser aux utilisateurs»

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Le Gem sur la dématérialisation des marchés publics est en train d'élaborer un guide des bonnes pratiques pour aider les acheteurs, notamment dans le choix et l'utilisation des plateformes de dématérialisation. Objectifs: répertorier les freins et expliquer comment les surmonter.

@ ARNAUD OLSZAK

A l'approche de l'échéance de 2010 A compter du 1er janvier 2010, les pouvoirs adjudicateurs devront publier sur le Web les avis d'appel public à la concurrence ainsi que les documents de la consultation, pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 e. De plus, ils pourront imposer la transmission dématérialisée des candidatures et des offres. , où en est la dématérialisation des procédures des marchés publics?

Christophe Alviset: Les résultats sont nuancés. Ils sont très positifs en matière d'avis d'appel public à la concurrence. Désormais, dans la grande majorité des cas, les AAPC sont dématérialisés. Même constat pour les dossiers de consultation des entreprises: 70 à 80% des DCE sont téléchargés par les candidats potentiels. Pour ces deux procédures, on peut songer à atteindre un objectif de 100% en 2010. En revanche, la remise des offres reste problématique. Il n'existe pas de données consolidées. On estime que seuls 2 à 3% d'entre elles sont transmises par voie électronique. Les objectifs de 50% ne seront donc pas tenus pour l'année prochaine. Mais le secteur test des achats informatiques peut servir de catalyseur. Sur ce segment, nous visons un taux de 100% puisque les offres papiers seront refusées dès l'an prochain, sans dérogation possible. Les entreprises informatiques ont, en effet, les moyens et les équipements nécessaires pour dématérialiser.

Le groupe d'études de marché (Gem) consacré à la dématérialisation des marchés publics a été créé en mars dernier. Quel est son rôle?

Comme tous les Gem, nous devons avant tout fournir un guide des bonnes pratiques en matière de dématérialisation. Ce dernier paraîtra dans l'année et sera destiné aux acheteurs et plus largement à tous les utilisateurs de plateformes de dématérialisation. Il ne résoudra pas tous les problèmes, en ce sens que le volontarisme de l'acheteur et des entreprises reste indispensable pour réussir un projet de dématérialisation. Notre objectif consiste à répertorier les freins rencontrés et expliquer comment les surmonter. Pour cela, le Gem a regroupé tous les acteurs autour de la table: des acheteurs, évidemment, mais aussi des éditeurs de plateforme et des entreprises qui répondent à des marchés publics.

« Notre guide de conseils sera complémentaire du vade-mecum juridique préparé par Bercy. »

Comment allez-vous procéder?

En premier lieu, il faut éclairer les acheteurs sur le choix de leur plateforme de dématérialisation, en expliquant quels sont les bons critères d'achats. Il ne faut pas oublier que le but de la dématérialisation est de simplifier et d'accélérer le processus de commande publique. Il est donc fondamental de penser aux utilisateurs. Par exemple, aujourd'hui, sur certaines plateformes, les entreprises répondant aux appels d'offres ne peuvent pas accéder à l'assistance. Parfois l'acheteur n'a pas souhaité se doter de cette option qui me semble pourtant nécessaire. Il s'agit donc de détailler l'ensemble des points pratiques auxquels il faut penser mais aussi de mettre en avant la pertinence de certaines expériences comme les portails mutualisés.

Le marché des plateformes a connu une évolution rapide. Quelle analyse en avez-vous?

Ce secteur a rencontré des problèmes car il existait un trop grand nombre d'acteurs au regard des besoins réels du secteur public. Au début des années 2000, on a compté jusqu'à 70 éditeurs sur le créneau! Le marché est en voie de rationalisation puisque, aujourd'hui, il n'en existe plus qu'une vingtaine. Mais la concurrence reste forte. Elle a fait chuter les prix dans des proportions telles que, parfois, ces entreprises éprouvent des difficultés à bien fonctionner ou à innover. De plus, leur modèle économique n'est pas très incitatif puisque les éditeurs facturent les procédures sans prendre en compte le nombre de réponses électroniques suscitées. Mais le Gem n'a aucun pouvoir pour agir sur les éditeurs. Nous ne pouvons nous adresser qu'aux acheteurs publics.

Le label Dem@pe, institué en 2007, a-t-il amélioré la qualité des plateformes?

Ce label garantit le respect d'une cinquantaine de caractéristiques par le prestataire et vise à donner confiance aux utilisateurs, en assurant par exemple la confidentialité des offres. Aujourd'hui, trois plateformes sont labellisées et une quatrième est en passe de l'être. Cependant, ce label ne règle pas tous les problèmes. Ainsi, il ne standardise pas l'ergonomie des plateformes, dont la grande variété désoriente certains utilisateurs.

«Le but de la dématérialisation est de simplifier le processus de commande publique. »

Quels sont les autres freins au décollage de la dématérialisation?

Du côté des acheteurs, les problèmes qui peuvent survenir lors de l'ouverture des plis électroniques sont parfois dûs à une mauvaise connexion internet (débit insuffisant...). Il faut donc les éclairer sur le type de connexion et la performance nécessaires. Autre problème soulevé: le format de fichiers. Les entreprises souhaitent des fichiers réutilisables tandis que les acheteurs veulent sécuriser leurs marchés avec des fichiers non modifiables. Là encore, il faut dresser un état des lieux et fournir des réponses adaptées. Il y a aussi des problèmes d'ordre pratique. Par exemple, les entreprises manquent de conseils et de repères pour les assister dans l'acquisition du certificat électronique, obligatoire pour signer la réponse. Là encore, cela ne relève pas de la sphère du Gem, mais des fédérations professionnelles. Certaines, à l'instar du BTP, sont très actives.

Comment ce guide des bonnes pratiques s'articulera-t-il avec le vade-mecum sur la dématérialisation que prépare Bercy?

Il rassemblera des conseils pratiques qui compléteront les recommandations, de nature juridique et fonctionnelle, du vade-mecum mais en se concentrant sur les aspects importants du point de vue de l'acte d'achat.

Quelles sont les pratiques que vous citeriez en exemple en matière de dématérialisation?

Je pense d'abord à la mutualisation de portails sur une interface unique, comme e-bourgogne ou Mégalis Bretagne. Outre la région, il peut exister d'autres échelons, comme le département ou l'agglomération. Les entreprises apprécient ces regroupements sur une plateforme unique car il est plus simple de consulter toutes les offres. De plus, la sensibilisation et l'adhésion des fournisseurs sont essentielles. L'acheteur doit donc aller à leur rencontre en dehors des procédures pour leur expliquer les atouts de la dématérialisation. Ce que font certains en s'appuyant, par exemple, sur les CCI ou les chambres des métiers. Globalement, la dématérialisation n'est ni plus ni moins que de la relation fournisseurs.

Biographie

Christophe Alviset, 51 ans, préside le groupe d'études de marché (Gem) sur la dématérialisation des marchés publics depuis sa création. Depuis 2001, il est sous-directeur informatique et nouvelles technologies à la direction du personnel, de la modernisation et de l'administration de Bercy. Polytechnicien (1977) et diplômé de l'Ensae, il a commencé comme ingénieur à l'Insee. En 1993, il rejoint pour trois ans Statistique Canada, puis dirige le département des applications et des projets de l'Insee. Il a, de plus, animé l'atelier sur la dématérialisation des marchés publics de l'OEAP.

A savoir

Les groupes d'études de marché (Gem) sont rattachés à l'Observatoire économique de l'achat public (OEAP), qui dépend lui-même de Bercy. Ils élaborent des recommandations et guides techniques destinés à faciliter la passation ou l'exécution des marchés publics. Il en existe une douzaine (restauration collective, ascenseurs...). Comme les autres Gem, celui consacré à la dématérialisation, réunit l'ensemble des parties concernées: acheteurs (service des achats de l'Etat, Ucanss, ville de Tours, Ugap...), utilisateurs des plateformes, éditeurs et experts.