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«Conserver la qualité en achetant moins cher»

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Pour professionnaliser ses achats, le ministère de la Défense a fait appel en juin dernier à Jean Bouverot, qui a déjà mené un tel chantier à la SNCF. Dans un contexte de réforme des achats de l'Etat, son objectif est de générer 5 à 10% de gains d'ici à 2015, sur un périmètre de 4 milliards d'euros. Propos recueillis par Florent Maillet

Vous avez quitté la SNCF pour un ministère. Vous êtes, pour le moment, le seul dans ce cas. Pourquoi avoir sauté le pas?

JEAN BOUVEROT: D'abord parce que le contenu de la mission ne m'est pas inconnu, puisque je l'ai déjà traité à la SNCF: le ministère de la Défense (Mindef) veut optimiser ses achats, c'est-à-dire réduire ses dépenses tout en offrant à ses clients internes un service au moins équivalent. Ensuite, parce le Mindef a un attrait particulier à mes yeux sur au moins deux plans. Premièrement, ce ministère possède une maturité dans ce domaine: une cartographie des achats y a déjà été réalisée et ses outils informatiques, notamment les plateformes dédiées, sont remarquables. Autrement dit, les 3 000 acheteurs sont dans une dynamique de professionnalisation. Deuxièmement, le ministère remplit une fonction d'intérêt général que j'ai envie de servir.

Vous avez pris vos fonctions en juin. Quelles différences avez-vous notées entre le monde de l'administration et celui de l'entreprise?

Au premier abord, il y a une différence de fond. L'entreprise évolue dans un monde commercial et concurrentiel, tandis que l'armée est unique et au service du pays. La sécurité des militaires peut dépendre de la qualité de nos achats. C'est un élément fondamental dans notre approche. Pour le reste, le ministère gère de l'argent public. Cela exige d'apporter le meilleur service au meilleur prix. Dès lors, on retrouve la nécessité de s'appuyer sur un processus d'achat solide, comme dans l'entreprise. Je regrette juste que le métier d'acheteur ne soit pas mieux connu dans la sphère publique, où on l'assimile à un logisticien. De même, on associe souvent les programmes d'achats aux coupures budgétaires, qui n'ont rien à voir. Ces dernières relèvent du contrôle de gestion, pas des achats.

Quel est votre programme achats?

Il consiste à conserver la même qualité en achetant moins cher. L'objectif est défini et il figure dans ma lettre de mission: nous devons économiser entre 180 et 400 millions d'euros d'ici à l'horizon 2014-2015, sur un périmètre achats de 4 milliards d'euros, qui comprend la plupart des dépenses du ministère hors armement.

Comment y parviendrez-vous?

En deux étapes. La première, déjà engagée, consiste à réaliser des gains rapides. Notre objectif est de capter des économies sur les appels d'offres supérieurs à 3 millions d'euros qui seront lancés jusqu'en 2010. Ce qui représente environ 170 dossiers. Pour y parvenir, nous travaillons sur la définition du besoin pour éviter la surqualité. A chaque fois, une équipe projet formée d'un acheteur, d'un technicien et du prescripteur y réfléchit. Ainsi, tout le monde se sent concerné par l'objectif de réduction de coûts. Le technicien, comme le prescripteur, en endosse la responsabilité, au même titre que l'acheteur. Dans le même temps, tous gardent toujours à l'esprit la notion de risque que j'ai évoquée et qui est très aiguë au Mindef.

Quelle sera la seconde étape?

Il s'agit d'une réforme structurelle en plusieurs vagues. Le premier travail consiste à nous coordonner avec l'Agence des achats de l'Etat en définissant huit segments d'achats, qui seront sous-divisés, contre trente aujourd'hui. Nous avons commencé ce travail en novembre sur sept familles déjà identifiées: les solutions d'impression, la téléphonie, l'affranchissement et l'acheminement du courrier, les abonnements et la documentation, les fournitures et le petit matériel de bureau, le mobilier ainsi que le gaz et l'électricité. Le deuxième travail consistera à identifier la stratégie sur chaque segment, d'ici six à huit mois. Pour cela, l'équipe projet applique la méthode suivante: étude du besoin, compréhension du processus d'achat actuel, standardisation et optimisation, étude du marché fournisseurs et connaissance des conditions d'achats, description de notre politique d'achat. La dernière phase est le plan de mise en oeuvre avec des indicateurs précis de suivi. Le tout sera consigné dans un livrable, validé au plus haut niveau par le comité des achats du Mindef.

Ces objectifs d'économies ne seront-ils pas entravés par des contraintes nouvelles: part de PME dans vos achats, obligation de réaliser 6% de marchés socialement responsables...

Cela n'est pas antinomique. Au contraire, la massification des achats des ministères doit s'accompagner d'une diversification de la concurrence, afin d'éviter les situations de monopole des fournisseurs. Pour organiser cette concurrence, le code des marchés publics offre l'outil adéquat avec l'allotissement. J'ajoute que les achats auprès des PME, et notamment les PME innovantes, sont importants, en ce sens que certaines d'entre elles seront les grandes entreprises de demain. Concernant les achats socialement responsables, l'offre est encore insuffisante. Nos commandes devront donc permettre à ce marché de se structurer.

Le code des marchés publics est-il une contrainte?

J'ai déjà connu un cadre réglementaire à la SNCF, celui de l'ordonnance de 2005, qui oblige à faire jouer la concurrence. Cela n'a pas empêché la réforme. Il faut voir le code au travers de ses grands principes: il s'agit de bien définir son besoin et de faire en sorte de stimuler la concurrence pour obtenir le meilleur produit au meilleur prix, y compris avec des outils tels que les enchères inversées. Je connais des acheteurs du privé qui nous envient le code des marchés publics. Par exemple, ils sont obligés, contre toute logique économique, d'acheter les voyages auprès d'un fournisseur bien connu et choisi par le p-dg parce que ces derniers entretiennent des relations de longue date. Avec le code, cette pratique est impossible.

Quel est le périmètre de vos achats qui sera mutualisé avec l'Agence des achats de l'Etat?

Sur un périmètre de 4 milliards d'euros, tout ne pourra pas être mutualisé. Il est encore trop tôt pour donner des chiffres. Il est sûr que, sur certains segments, nous aurons intérêt à basculer dans des marchés interministériels. Nous verrons donc au cas par cas. C'est aussi pour cela que, en tant que responsable ministériel des achats, je participe au conseil d'orientation de l'Agence.

Biographie

Diplômé de l'ESC Saint-Etienne, et titulaire d'un MBA de l'EM Lyon, Jean Bouverot, 41 ans, a débuté sa carrière chez Casino avant d'intégrer la direction des achats de la SNCF en 1991, au secteur métallurgie. En 1999, il est nommé chef de service régional des achats de la direction Paris Sud-Est, avant de rejoindre en 2001 la direction achats à Lyon. En 2003, il devient chef du projet Talent - qui vise à améliorer la performance de l'entreprise par le levier achats - avant de prendre la direction des achats généraux en 2005. Fin 2007, il est nommé chef du département d'achats voyageurs. Il a pris ses fonctions de chef de la mission achats auprès du secrétaire général pour l'administration (SGA) du ministère de la Défense le 1er juin 2008.

En bref

La mission achats du ministère de la Défense a compétence sur l'ensemble des achats du ministère, hors armement, soit 4 milliards d'euros annuels. Dans le cadre de la réforme des achats de l'Etat, initiée par la révision générale des politiques publiques (RGPP), l'objectif est de renforcer la professionnalisation des achats et de réduire les coûts de 5 à 10% à l'horizon 2014-2015. Les travaux sont menés en coordination avec l'Agence des achats de l'Etat.