Mon compte Devenir membre Newsletters

Simplifiez-vous le traitement du courrier

Publié le par

Dans une petite collectivité, le traitement du courrier est un casse-tête et une source de coûts. La location d'une machine de mise sous pli et/ou à affranchir permet d'alléger la tâche des agents qui peuvent ainsi se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.

@ NEOPOST

On le disait condamné à mort avec l'arrivée en masse des courriers électroniques, force est de constater qu'il se porte comme un charme. Selon un rapport de la Commission européenne paru en 2006, plus de 87,5% du courrier échangé en Europe émane des entreprises et des organisations publiques. L'essor du marketing direct y est pour beaucoup. De leur côté, les envois de courrier dit de gestion (factures, bulletins de paie) semblent se stabiliser. Le courrier papier a donc encore de beaux jours devant lui, y compris dans les collectivités. «Certes, nous constatons une baisse du volume de courrier échangé par les grandes entreprises qui dématérialisent une partie de leurs envois, mais la plupart des collectivités n'en ont pas encore les moyens», précise Philippe Ambon, chef de produit mise sous pli et adressage chez Satas, l'un des poids lourds du traitement automatisé du courrier.

La location d'une machine à affranchir permet de réduire les erreurs d'affranchissement (grâce à une pesée fiable) tout en vous faisant gagner du temps. La machine imprime une marque postale sur l'enveloppe, qui correspond au tarif applicable pour chaque pli, en fonction de son poids et de sa destination. La collectivité n'a donc plus besoin de stocker de timbres. Ces machines, homologuées par La Poste, ne s'achètent pas, mais se louent auprès des constructeurs. Quatre acteurs se partagent le marché: Neopost France et Satas France (filiales du groupe Neopost), Secap Pitney Bowes et Frama. La Poste, à leur demande, ne divulgue pas leurs parts de marché respectives.

Un moyen d'éviter les sur-affranchissements

Le premier critère, pour choisir une solution courrier adaptée, est le volume à traiter. Ce n'est pas seulement la taille de la collectivité qui compte, mais son activité. Bien sûr, plus les volumes de courrier sont élevés (mailings, coupons-réponse, etc.), plus le matériel devra être performant.

Conformément à la segmentation proposée par La Poste, les constructeurs commercialisent trois gammes de machines à affranchir. Tout d'abord, les tpMAc (très petites machines à affranchir connectées) sont utilisées par les collectivités dont le volume d'affranchissement est inférieur à 250 euros par mois. Ensuite, les machines dites «moyens volumes» sont préconisées lorsque les affranchissements sont inférieurs à 1 500 euros par mois. Enfin, au-delà de cette somme, les collectivités doivent recourir aux machines dites «hauts volumes». Ces seuils tarifaires sont tous imposés par La Poste. La location d'une machine, en supprimant l'utilisation des timbres, fait gagner du temps et, surtout, évite les mauvais affranchissement. Exit les risques d'erreur et les estimations hasardeuses. De plus, avec le télérelevé, qui envoie la facture le mois suivant, fini l'avance de trésorerie sur les timbres. Les agents n'ont plus à les coller sur les enveloppes, ni à faire la queue à La Poste. Enfin, les courriers se professionnalisent avec l'impression de la marque postale, d'une flamme avec le logo de la collectivité ou d'un message institutionnel. «Véritable support de communication, l'enveloppe porte un message», explique Salvatore Mura, directeur commercial de Frama. Il peut s'agir des coordonnées postales de la collectivité, de son adresse internet ou d'un message d'invitation à des manifestations publiques. Il est même possible de choisir une flamme par service, ou insérer la mention «urgent» ou «économique». Comme l'explique Ludovic Dugabelle, directeur marketing de Neopost, «les collectivités équipées réalisent jusqu'à 30% d'économies si elles utilisent bien la fonction pesée et si elles choisissent le bon tarif, à condition de recourir au tarif «urgent» que lorsqu'il s'avère vraiment nécessaire».

Des machines de plus en plus «intelligentes»

Par ailleurs, une machine dotée d'une balance intégrée garantit la maîtrise des dépenses. Attention, certains modèles d'entrée de gamme sont encore commercialisés sans balance; il faut alors en acheter une en complément ou investir dans un modèle de gamme moyenne avec balance et pesée différentielle.

Au lieu de peser lettre par lettre, l'utilisateur dépose son tas de courrier sur la balance, qui calcule le bon tarif à chaque retrait. Ces nouvelles générations de machines sont connectées au serveur de La Poste, qui relève les consommations. Ces affranchisseuses permettent d'envoyer des colis et donnent un reporting plus précis des consommations de la collectivité.

Secap a par exemple lancé une gamme de machines «intelligentes», dotées de la technologie IntelliLink, qui téléchargent de nouvelles flammes et, surtout, les nouvelles grilles de tarifs postaux qui se mettent à jour directement dans la machine. La DM 100i (à partir de 45 euros HT/ mois) possède un alimenteur automatique (15 euros HT/mois).

Professionaliser ses envois

En règle générale, les collectivités commencent par s'équiper d'une machine à affranchir toute simple, puis passent à la machine de mise sous pli. Cette tâche étant un exercice fastidieux et répétitif, s'équiper d'une machine, même modeste, permet de gagner du temps et de professionnaliser les envois. En l'absence de service ad hoc, le courrier est traité par les agents.

Avec une machine de mise sous pli, cette tâche s'effectue plus rapidement et de façon impeccable. La machine traite les plis quels que soient leur nombre, leur épaisseur et leur format, sans les froisser ni les déformer. Il existe de petites machines - de la taille d'une imprimante de bureau - pour répondre aux besoins de faible volume, de l'ordre de 30 lettres par jour. Ainsi, la Carat XS de Satas (disponible à partir de 4200 euros HT à l'achat ou 130 euros HT/mois à la location) affiche une vitesse maximum de 1 300 plis à l'heure. Son chargeur vertical peut traiter trois feuilles simultanément. Le nombre de documents insérables dans un même pli dépend des capacités et du nombre de bacs d'alimentation disponibles. En entrée de gamme, Frama commercialise la Smart Mail 1 (3 000 euros HT à l'achat ou 140 euros/mois en contrat location-entretien). Cette machine n'a qu'un seul bac, mais peut appeler jusqu'à cinq feuilles différentes pour les plier ensemble. Elle est un peu moins rapide qu'une machine qui intègre plusieurs bacs. Le modèle supérieur, la Smart Mail 4 (165 euros HT/mois), comporte deux bacs et accepte les petits et grands formats. Elle permet donc de joindre un coupon-réponse ou un carton d'invitation à une lettre.

Pour traiter des volumes plus importants (un millier de documents par mois), il faut opter pour la gamme supérieure. Satas propose la Carat Sigma (8 500 euros HT à l'achat, 230 euros HT/ mois à la location), qui permet une production régulière. Elle est disponible en trois versions comportant un, deux ou trois bacs de chargement au format A4, chacun pouvant accueillir 325 feuillets simultanément.

En outre, elle intègre une fonctionnalité «autoset» qui lui permet de mesurer automatiquement la taille de l'enveloppe requise en fonction des plis présentés. Sur le même segment, Secap commercialise la Dl 380 (à partir de 155 euros HT/ mois), qui gère 3000 plis par heure, des enveloppes aux formats C6 et C5, et est compatible avec un alimenteur dédié aux encarts et coupons. Certains modèles plus haut de gamme offrent des accessoires comme des alimenteurs horizontaux, dédiés aux brochures. Mais attention à la facture: chaque accessoire entraînera un surcoût d'environ 10%.

En complément de leur offre produits, relativement similaire, les constructeurs proposent des contrats de location-entretien. Il est conseillé de bien lire les clauses qui y figurent avant de choisir, car c'est sur ce terrain que la concurrence fait rage. Et que les constructeurs tirent l'essentiel de leurs marges.