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Quand la sphère publique optimise ses voyages

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L'Etat et les collectivités territoriales cherchent désormais à optimiser leurs déplacements grâce aux conseils des agences de voyages. L'objectif est notamment de simplifier les processus de réservation et d'en diminuer significativement les coûts de traitement et de facturation.

@ Cecilia Lim - FOTOLIA

Les achats de voyages de l'Etat représentent la somme de 340,6 millions d'euros par an. Une famille d'achats jugée suffisamment importante pour que le gouvernement lance, dans le cadre de sa politique de modernisation des achats publics, une réflexion sur l'optimisation de ce type de dépenses. Entre six et neuf ministères seraient déjà concernés, pour un volume d'achats de l'ordre de 132 millions d'euros. L'objectif n'est pas tellement de réduire le nombre et les conditions de déplacements des fonctionnaires - quoique! - mais surtout de s'attaquer aux processus de réservation et de traitement liés aux voyages. Cette tendance se retrouve également dans les collectivités territoriales qui cherchent désormais à mieux maîtriser leur politique de déplacements. Fort logiquement, les agences de voyages et les éditeurs de solutions d'optimisation des coûts liés à l'univers du voyage se positionnent sur ce nouveau marché avec des offres dédiées à la sphère publique qui sont, au bout du compte, très proches de celles des entreprises.

Chez American Express par exemple, les solutions proposées aux ministères sont sensiblement équivalentes à celles destinées aux clients nationaux, c'est-à-dire les grandes entreprises. «Il y a de moins en moins de différences entre la demande des ministères et celle des entreprises, reconnaît Philippe Le Tymen, directeur marché secteur public chez American Express. Les budgets sont de plus en plus serrés et les voyages en classe économique sont privilégiés.» L'agence de voyages peut ainsi se targuer d'avoir remporté les appels d'offres des ministères de la Défense, des Affaires étrangères ou encore de l'Agriculture. «Ces derniers montrent une vraie volonté d'évoluer et de simplifier leurs processus administratifs», ajoute Philippe Le Tymen.

Les appels d'offres des collectivités se multiplient

Dans ce contexte, les agences de voyages jouent un rôle privilégié. «Nous accompagnons les ministères dans la profession- nalisation de leur politique voyages, explique Olivier Frosio, directeur Account Management chez Carlson Wagonlit Travel, dont l'un des clients historiques n'est autre que le ministère de l'Intérieur. Cette politique intègre désormais des objectifs. Elle n'est plus uniquement basée sur le contrôle des déplacements.» L'avenir promet en tout cas de belles passes d'armes entre Carlson et American Express: conformément au projet du gouvernement, les grands ministères devraient grouper leurs achats de voyages pour réaliser de nouvelles économies.

Les collectivités locales suscitent également l'intérêt des agences. «Il y a beaucoup d'appels d'offres et nous sentons un certain frémissement, relève Olivier Frosio. Nous les accompagnons notamment dans la structuration de leurs dépenses de voyages.» Il s'agit principalement des grandes agglomérations, des conseils régionaux et généraux. «Les collectivités territoriales recherchent plus d'autonomie pour leurs collaborateurs et sont donc très sensibles aux solutions en ligne», note Philippe Le Tymen. En revanche, les plus petites collectivités, à commencer par les mairies, ne sont pas encore une cible potentielle pour les agences de voyages. Le budget déplacements semble trop mince pour mettre en place une véritable politique d'optimisation des coûts et s'appuyer sur l'expertise des agences.

Aujourd'hui, de plus en plus d'éditeurs de solutions dédiées à la gestion de voyages se positionnent sur les marchés publics et de nouvelles offres voient le jour. Air-Plus International, société spécialisée dans les solutions de paiement et de reporting pour la gestion des voyages d'affaires, vient, par exemple, de lancer une offre baptisée «Compte achat voyages». Concrètement, il s'agit d'un numéro de compte ouvert au nom d'un service et disponible au sein de son agence (on parle de «carte logée»). Dans le respect de la politique définie par l'entité publique, l'utilisateur organise son déplacement, tandis que la facturation et le paiement sont traités automatiquement.

Ludovic Ciannarella, AirPlus International

«Les établissements publics sont entrés dans une logique de réduction des coûts liés aux frais de déplacement.»

Réaliser des économies sur les frais de déplacements

«Les établissements publics sont clairement entrés dans une logique de réduction des coûts liés aux frais de déplacement et sont pleinement conscients des économies potentielles apportées par ce genre de solution de paiement», se félicite Ludovic Ciannarella, directeur France d'Air- Plus. Ce dernier annonce une réduction du coût moyen de traitement d'une transaction de 20 à 30%, ce qui permet à une collectivité d'économiser chaque année plusieurs milliers d'euros en fonction de son volume d'achats. Et, d'une certaine manière, de voyager l'esprit plus léger.

Quand l'Intérieur automatise le traitement des ordres de mission

Le ministère de l'Intérieur et de l'Aménagement du territoire dépense près de 80 millions d'euros par an en frais de déplacement et autres voyages, ce qui représente près de 100 000 missions et 90 000 factures. La rationalisation de ces dépenses est, depuis longtemps, l'une des préoccupations majeures des services du ministère. En 1994, ces derniers ont lancé un premier appel d'offres auprès des agences de voyages, marché remporté par Carlson Wagonlit Travel. Plus récemment, le ministère de l'Intérieur a décidé de passer à la vitesse supérieure et d'optimiser le traitement des frais de déplacements de ses agents. «Jusqu'à présent, les efforts d'informatisation du système se traduisaient par des saisies multiples, explique Christian Riguet, sous-directeur des programmes de l'administration générale à la direction de l'évaluation, de la performance et des affaires financières et immobilières (Depafi), au sein du secrétariat général du ministère de l'Intérieur. Il était dur de savoir ce que nous dépensions. Le workflow n'était pas homogène, d'où une certaine complexité, un manque de synthèse, des risques d'erreur et la tyrannie de la pièce justificative.» Une mise à plat a été décidée pour aboutir à un nouveau processus, basé sur le logiciel Ulysse Travel & Expenses, développé par Etap-on- line. Cette solution permet d'automatiser l'intégralité du cycle des déplacements professionnels, depuis l'ordre de mission jusqu'à l'intégration en comptabilité de la note de frais. Le logiciel est organisé en modules optionnels qui s'activent et se paramétrent à la demande.
Sous peu, les achats de voyages au sein du ministère s'effectueront sur un outil unique, avec une seule saisie. «Les différents acteurs travailleront sur le même dossier, précise Christian Riguet. Le workflow sera plus efficace et cohérent, le traitement des données sera sécurisé, le suivi s'effectuera en temps réel, le budget sera maîtrisé et le reporting assuré.» De plus, des formations seront dispensées aux futurs utilisateurs. A terme, le ministère souhaite aboutir à une dématérialisation totale du processus, c'est-à-dire éviter la matérialisation des dossiers pour le paiement, étape encore inévitable actuellement. L'objectif du ministère serait d'instaurer un interfaçage avec Accor afin que les dossiers dématérialisés puissent transiter en un clic.