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Les points-clés d'un déménagement réussi

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Avec la décentralisation et la modernisation de la politique immobilière de l'Etat, les organisations publiques sont des clients privilégiés des entreprises de déménagement. Un achat plus compliqué qu'il n'y paraît car le cahier des charges se doit d'être le plus clair et le plus précis possible.

@ DR

Si l'adoption du projet de loi sur la décentralisation du gouvernement de Jean-Pierre Raffarin avait suscité en 2004 de vives réactions, une profession, au contraire, se frottait les mains. En annonçant un certain nombre de transferts de compétences de l'Etat vers les collectivités territoriales, et notamment le changement de statut de plus de 150 000 fonctionnaires, l'ancien Premier ministre éveillait involontairement l'intérêt des professionnels du déménagement d'entreprises dont les organisations publiques sont autant de clients potentiels. «Avec cette nouvelle loi sur la décentralisation, les collectivités ont dû restructurer leurs services et, pour une partie d'entre elles, organiser des déménagements et des transferts internes», se félicite aujourd'hui Frédéric Roy, directeur général de Demeco Transfert. En outre, le gouvernement mène depuis 2002 une modernisation de la politique immobilière de l'Etat qui se traduit, en particulier, par la vente de biens immobiliers (480 millions d'euros en 2006) et donc l'organisation de déménagements.

Frédéric Roy, Demeco Transfert

«Les services achats sont plus attentifs à la capacité technique du fournisseur à répondre aux cahiers des charges.»

Pour les entreprises spécialisées, la sphère publique offre ainsi de belles opportunités commerciales sur un marché plutôt stable depuis 2001. Selon l'AFDE (Association française du déménagement d'entreprises), le chiffre d'affaires total du secteur représente 760 millions d'euros, pour un peu plus de 120 000 déménagements par an. Cependant, l'association ne connaît pas la part du secteur public, dont les données sont plutôt vagues. Si une entreprise déménage en moyenne tous les trois à cinq ans, le taux de déménagement d'une collectivité est, selon un responsable de l'association, moins élevé. En revanche, d'autres statistiques sont similaires au secteur privé. Près de 98% des déménagements sont réalisés sur une distance inférieure à 50 km. La durée moyenne d'un transfert est généralement inférieure à trois jours. Enfin, les entités publiques ou privées préfèrent déménager la nuit, en fin de semaine, et ce à n'importe quel moment de l'année, contrairement au caractère saisonnier des déménagements de particuliers (fin du printemps, début de l'été).

Les critères de sélection d'un prestataire

Le donneur d'ordre s'attachera particulièrement aux éléments suivants:
- la forme juridique, l'ancienneté et la taille de l'entreprise;
- ses moyens humains (commerciaux, techniciens, contremaîtres, chefs d'équipe, déménageurs...);
- ses moyens en matériels (véhicules, élévateurs, etc.);
- son inscription régulière au Registre du commerce et des sociétés (extrait Kbis - le code NAF pour le déménagement est le 602 N);
- son inscription régulière au registre des transporteurs routiers et l'attestation de capacité à la profession délivrée par le ministère des Transports;
- les services complémentaires que le prestataire peut proposer (bureau d'études, garde-meubles, archivage...);
- ses références clients (en particulier dans le domaine d'activité concerné: déménagement administratif, industriel...);
- la justification du respect des obligations fiscales et sociales dans le cadre de la réglementation en vigueur;
- la fourniture d'attestations d'assurances professionnelles qualifiant la nature et l'étendue des limites de garanties;
- la fourniture éventuelle d'une garantie financière de l'entreprise.
Il est à noter que seules les entreprises disposant du code NAF 602 L, M ou N, ou au minimum d'un statut de Commissionnaire en transports, sont habilitées à être en relation directe avec le donneur d'ordres pour la partie déménagement et transport proprement dite.

Un marché à procédure adaptée

D'après l'AFDE, le coût moyen d'une prestation de déménagement pour une organisation est de 6 000 euros HT.

Dans le cadre du Code des marchés publics, la procédure adaptée semble tout indiquée. En effet, pour les marchés de fournitures et de services, le recours à une telle procédure est conditionné par le montant estimé du marché qui représente un coût situé entre 4 000 et 135 000 euros hors taxes pour l'Etat, et entre 4 000 et 210 000 euros hors taxes pour les collectivités territoriales. Autant dire que le coût d'un déménagement ne dépassera que rarement les plafonds fixés par le Code. Dans ce cas, l'acheteur public n'est pas obligé de passer un appel d'offres.

Un marché à procédure adaptée (Mapa) est un processus par lequel la personne publique choisit elle-même, dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique, la procédure la plus appropriée à la satisfaction de son besoin, en tenant compte notamment de la nature, de la complexité et de l'urgence de celui-ci. Les règles de publicité et de mise en concurrence sont plus souples que pour un appel d'offres traditionnel, avec une publicité obligatoire au BOAMP (Bulletin officiel des annonces du marché public) ou dans un journal d'annonces légales pour les marchés supérieurs à 90 000 euros hors taxes, ce qui est tout de même rare dans le cadre d'une prestation de déménagement.

Un cadre juridique strict

Par ailleurs, il existe un cadre juridique relativement strict concernant la prestation de déménagement proprement dite. Ce type de contrat est en effet soumis au régime des contrats de transport. Selon la loi, l'entreprise de déménagement doit être titulaire, en plus d'un agrément préfectoral, d'une attestation de capacité pour facturer une prestation de déménagement nécessitant des véhicules de quatre roues et plus. En application de l'article L 133-1 du Code du commerce, le déménageur est également tenu à une obligation de résultat. Sa responsabilité est présumée en cas de dommages, à l'exception des cas de force majeure, vice propre de la chose ou faute du client. Pour engager la responsabilité de l'entreprise de déménagement, l'organisation doit respecter la procédure prévue par l'article L 133-3 du Code du commerce L'acheteur public doit donc confirmer les dommages signalés en fin de déménagement par l'envoi, dans un délai de trois jours après la livraison, par le biais d'une lettre recommandée avec AR adressée au prestataire.

Le cadre juridique d'un transfert interne est sensiblement différent. Il s'agit d'une prestation de déménagement, dans les locaux ou les dépendances de l'organisation, ne nécessitant pas de transport routier sur la voie publique. Ici, le régime des contrats de transport ne s'applique pas. Si l'achat de ce type de prestation, plus courant dans la sphère publique que pour les entreprises, paraît donc simplifié, le risque juridique n'en est pas moins important. L'acheteur public s'expose, en effet, au fameux «délit de marchandage» du Code de commerce, qui interdit aux prestataires, autres que les entreprises de travail temporaire, «toute opération à but lucratif de fournitures de main-d'oeuvre (...), ayant pour objet exclusif le prêt de main-d'oeuvre.» Ainsi, il est impératif que la procédure adaptée ou l'appel d'offres fasse référence à l'achat d'une prestation de déménagement interne, même s'il s'agit d'un faible montant.

Les points a retenir du cahier des charges

Le cahier des charges permet au donneur d'ordres d'identifier et d'exprimer avec précision son besoin, en particulier:
- le descriptif et la présentation de la collectivité et de ses locaux (visite, plans, accès, identification du responsable du projet...);
- la période d'exécution souhaitée (contraintes, planification...);
- la prestation souhaitée au niveau quantitatif (description précise des éléments nécessaires permettant au prestataire de calculer les volumes à déménager, l'emballage indispensable, les moyens humains...);
- l'indication de la présence d'autres corps de métier pendant l'opération de déménagement;
- la nature et l'importance des biens à déménager (postes de travail, machines, archives, produits...);
- les prestations externalisées ou celles prises en charge par le personnel de la collectivité (emballage, protection, déballage, débarras, etc.);
- les prestations souhaitées en amont du déménagement (inventaires détaillés, plans d'implantation, cellule de coordination, réunions d'informations, signalétique...);
- les exigences en matière d'encadrement et de qualification du personnel de déménagement;
- les éventuelles procédures qualité que la collectivité entend mettre en oeuvre pour le suivi et la bonne fin du déménagement;
- les conditions d'envoi, de remise et d'appréciation des offres;
- les garanties et références professionnelles du prestataire et de ses sous-traitants;
- la présentation souhaitée pour les conditions financières (prix, modalités de paiement, pénalités de retard, report ou annulation...).

L'apport des services achats

L'achat d'une prestation de déménagement n'est pas courant. La rédaction du cahier des charges, qui se doit d'être le plus clair et le plus précis possible, n'est donc pas aisée. Pour ce faire, l'acheteur public peut s'appuyer sur la norme Afnor NF X 50-815, dite «d'aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques d'un déménagement d'entreprise». Cette dernière, disponible auprès de l'Afnor, a été élaborée par l'AFDE et l'Arseg (Association des responsables des services généraux). Ses objectifs sont de faciliter la rédaction du cahier des charges par l'entreprise cliente, de définir les solutions techniques qui seront mises en oeuvre par le prestataire, et enfin de faciliter les discussions commerciales et techniques entre les deux parties au contrat. «Dans la sphère publique, les déménagements concernent principalement les services administratifs mais, d'une manière générale, il n'y a pas beaucoup de différences entre le public et le privé dans l'organisation d'un transfert», note Frédéric Roy.

Comme pour tout achat de prestations dans la fonction publique, le choix du fournisseur doit reposer en théorie sur l'offre «la mieux disante.» Dans la pratique, c'est encore loin d'être le cas. «Le critère financier prime encore», témoigne Frédéric Roy. En revanche, ce dernier estime que le critère de la qualité est mieux pris en compte par les collectivités qui se sont dotées d'un service achats digne de ce nom. «Les services achats sont plus attentifs à la capacité technique du fournisseur à répondre aux cahiers des charges et, d'une manière générale, à l'adéquation de l'offre par rapport au besoin», précise Frédéric Roy. L'acheteur public devra avant tout s'assurer que l'entreprise de déménagement dispose des moyens organisationnels, humains et techniques nécessaires pour bien réaliser le transfert. Selon une enquête commanditée par l'AFDE, les principaux critères de choix d'un prestataire sont d'ailleurs le sérieux, les références, la qualité et les respects des délais. Le critère du prix ne vient qu'en dernière position!